高级财务与行政主管
负责财务、人力资源、IT 和行政运营，并为分布式外勤团队提供支持。 该职位服务于一家为大型设施提供商业清洁服务的公司。
描述
- 参与领导工作，统筹财务、人力资源和 IT 各职能的业绩。
- 制定季度优先事项，参与季度和年度规划，并主持每周职能例会。
- 监控财务、人力资源和 IT 领域的关键绩效指标。
- 审核并更正员工工时卡。
- 编制工时卡报告，供薪资结算截止审核使用。
- 负责招聘、录用、入职安排、候选人日程协调、录用通知准备及新员工文件办理。
- 维护员工档案和合规文件，并跟踪到期日期。
- 管理员工薪酬与福利，包括薪资变更、福利计划登记和供应商协调。
- 维护员工排班和工作地点分配。
- 向主管传达缺勤通知和人员配置更新。
- 修订清洁检查表、工作说明和现场安全程序。
- 及时更新现场及地点信息。
- 跟进物资申请、维护物资清单并明确需求。
- 从获批供应商处采购物资和材料。
- 跟踪订单、核验并核对交付情况，以及处理差异。
- 使用 QuickBooks Online 处理日常记账工作，包括录入账单、协助开票、账户对账和月末结账。
- 维护 QuickBooks Online 中的产品和服务清单。
- 编制每周财务概览和月度报告。
- 通过汇总历史数据并指出差异，支持年度预算编制和损益审查。
- 与外部注册会计师协调申报要求和截止日期。
- 管理公司软件，包括 QuickBooks Online 和 Google Workspace 的用户访问权限、许可证及常规设置。
- 与供应商和支持团队合作，解决平台问题并提出修复或升级建议。
- 使用电话系统管理来电和办公室电话线路。
- 协调定期内部沟通和全公司公告。
- 使用 AI 工具协助起草内容、研究和行政工作。
- 协调活动后勤，并与外部机构联络。
任职要求
- 具备 5–7 年运营、行政或业务支持相关经验。
- 曾通过主管工作或独立负责预算、职能或流程，展现对工作结果的担当。
- 具备管理分布式或外勤员工队伍工时卡和排班的实际经验。
- 具备记账和财务报告经验，包括应付与应收账款、月末结账及预算与实际情况跟踪。
- 强烈优先考虑具备 QuickBooks Online 使用经验者。
- 具备财务控制和审批流程相关经验。
- 能够在没有日常监督的情况下独立远程工作。
- 具备业务软件管理经验，包括用户访问、权限和供应商协调。
- 能够评估并推荐新工具。
- 书面沟通清晰，并能有效记录流程。
- 注重细节。
- 具备商业清洁、设施管理或其他现场服务行业经验者优先。
- 曾使用 QuickBooks Online 或 HubSpot 者优先。
- 具备社交媒体内容创作和社群管理经验者优先。
- 熟悉 Claude 等 AI 工具者优先。
福利待遇
- 远程工作；每季度规划及部分会议需到佛罗里达州罗克利奇现场参加。
- 全职，每周工作 40 小时，周一至周五。
- 有机会参与领导层规划，并负责财务、人力资源、IT 及相关系统。
- 可使用 AI 工具协助起草、研究和行政工作。