Progressive Cleaning verzorgt commerciële schoonmaak voor kantoren, medische instellingen, scholen, industriële en productielocaties en fitnesscentra. Het bedrijf stemt de schoonmaakprogramma’s af op elke locatie en gebruikt systematische, milieubewuste methoden en technologie om schone, gezonde ruimtes te ondersteunen. De dienstverlening is erop gericht klanten te helpen een productieve omgeving te behouden en verzuim terug te dringen, met aandacht voor kwaliteit en samenwerking met de klant.
Senior leidinggevende financiën en administratie
Leid de financiële, personeels-, IT- en administratieve activiteiten en ondersteun teams die op verschillende locaties werken. Je werkt voor een commercieel schoonmaakbedrijf dat grote gebouwen bedient.
Beschrijving
- Draag bij aan de leiding van het bedrijf en bewaak de resultaten op het gebied van financiën, personeel en IT.
- Bepaal kwartaalprioriteiten, werk mee aan de kwartaal- en jaarplanning en leid wekelijkse overleggen met de verschillende functies.
- Volg belangrijke prestatie-indicatoren voor financiën, personeel en IT.
- Controleer en corrigeer de urenregistraties van medewerkers.
- Stel rapporten over urenregistraties op ter controle vóór de deadline voor de salarisverwerking.
- Leid de werving, selectie en onboarding, plan gesprekken met kandidaten, bereid aanbiedingen voor en verzorg de documenten voor nieuwe medewerkers.
- Beheer personeelsdossiers en compliance-documenten en houd vervaldatums bij.
- Beheer salaris en arbeidsvoorwaarden, waaronder salariswijzigingen, aanmeldingen voor regelingen en afstemming met leveranciers.
- Beheer de roosters van medewerkers en hun toewijzing aan locaties.
- Geef leidinggevenden updates over ziekmeldingen en personeelsbezetting.
- Werk schoonmaakchecklists, instructies en beveiligingsprocedures voor locaties bij.
- Houd informatie over locaties en vestigingen actueel.
- Volg aanvragen voor benodigdheden op, beheer lijsten met voorraden en verduidelijk wat nodig is.
- Koop benodigdheden en materialen in bij goedgekeurde leveranciers.
- Volg bestellingen, controleer en stem leveringen af en los verschillen op.
- Verzorg de dagelijkse boekhouding in QuickBooks Online, waaronder het invoeren van facturen, ondersteuning bij facturering, aansluitingen en de maandafsluiting.
- Beheer de lijst met producten en diensten in QuickBooks Online.
- Stel wekelijkse financiële overzichten en maandrapportages op.
- Ondersteun de jaarlijkse begroting en winst-en-verliesanalyses door historische gegevens te verzamelen en afwijkingen uit te lichten.
- Stem aangiftevereisten en deadlines af met de externe accountant.
- Beheer bedrijfssoftware, waaronder gebruikerstoegang, licenties en reguliere inrichting van QuickBooks Online en Google Workspace.
- Werk met leveranciers en supportteams aan problemen met platforms en adviseer over oplossingen of upgrades.
- Beheer inkomende telefoontjes en kantoorlijnen via het telefoonsysteem.
- Coördineer terugkerende interne communicatie en bedrijfsbrede aankondigingen.
- Gebruik AI-tools voor het opstellen van teksten, onderzoek en administratieve taken.
- Coördineer de logistiek van evenementen en onderhoud contact met externe organisaties.
Vereisten
- Heb 5–7 jaar ervaring in bedrijfsvoering, administratie of zakelijke ondersteuning.
- Neem verantwoordelijkheid voor resultaten, bijvoorbeeld via leidinggevende ervaring of zelfstandige verantwoordelijkheid voor een budget, functie of proces.
- Heb praktische ervaring met urenregistratie en roosters voor teams die verspreid of in het veld werken.
- Heb ervaring met boekhouding en financiële rapportage, waaronder crediteuren- en debiteurenadministratie, maandafsluiting en vergelijking van begroting met realisatie.
- Ervaring met QuickBooks Online heeft sterk de voorkeur.
- Heb ervaring met financiële controles en goedkeuringsprocessen.
- Kun zelfstandig en op afstand werken zonder dagelijks toezicht.
- Heb ervaring met het beheren van bedrijfssoftware, waaronder gebruikerstoegang, machtigingen en afstemming met leveranciers.
- Kun nieuwe hulpmiddelen beoordelen en aanbevelingen doen.
- Communiceer helder schriftelijk en leg processen goed vast.
- Werk nauwkeurig en heb oog voor detail.
- Ervaring in commerciële schoonmaak, facilitair beheer of een ander bedrijf met buitendienst is een pré.
- Eerder gebruik van QuickBooks Online of HubSpot is een pré.
- Ervaring met het maken van socialmediacontent en communitymanagement is een pré.
- Bekendheid met AI-tools zoals Claude is een pré.
Voordelen
- Op afstand werken, met verplichte aanwezigheid in Rockledge, Florida, voor de kwartaalplanning en geselecteerde vergaderingen.
- Fulltime werkweek van 40 uur, van maandag tot en met vrijdag.
- Mogelijkheid om deel te nemen aan de leiderschapsplanning en verantwoordelijkheid te dragen voor financiën, personeel, IT en systemen.
- AI-tools gebruiken voor het opstellen van teksten, onderzoek en administratieve taken.