Progressive Cleaning poskytuje komerčné upratovacie služby pre kancelárie, zdravotnícke zariadenia, školy, priemyselné a výrobné prevádzky aj fitness centrá. Upratovacie programy prispôsobuje potrebám každého objektu a využíva systematické, ekologicky citlivé postupy a technológie na podporu čistého a zdravého prostredia. Jej služby pomáhajú klientom udržiavať produktívne pracovné prostredie a znižovať absencie vďaka dôrazu na kvalitu služieb a partnerskú spoluprácu.
Vedúci/vedúca financií a administratívy
Vedie financie, ľudské zdroje, IT a administratívu a podporuje terénne tímy na rôznych miestach. Pozícia je v spoločnosti poskytujúcej komerčné upratovacie služby vo veľkých objektoch.
Popis
- Spolupracovať s vedením a dohliadať na výsledky v oblasti financií, ľudských zdrojov a IT.
- Stanovovať štvrťročné priority, zapájať sa do štvrťročného a ročného plánovania a viesť týždenné stretnutia jednotlivých oddelení.
- Sledovať kľúčové ukazovatele výkonnosti v oblasti financií, ľudských zdrojov a IT.
- Kontrolovať a opravovať výkazy odpracovaného času zamestnancov.
- Pripravovať prehľady výkazov odpracovaného času na kontrolu pred uzávierkou miezd.
- Viesť nábor, prijímanie a zaškoľovanie zamestnancov, plánovanie pohovorov, prípravu ponúk a dokumentáciu pre nových zamestnancov.
- Viesť personálnu evidenciu a dokumenty súvisiace s dodržiavaním predpisov a sledovať dátumy ich platnosti.
- Spravovať odmeňovanie a benefity vrátane zmien miezd, prihlasovania do programov a koordinácie dodávateľov.
- Udržiavať rozvrhy zamestnancov a ich zaradenie na jednotlivé pracoviská.
- Koordinovať hlásenia neprítomnosti a informácie o obsadení pracovísk pre vedúcich pracovníkov.
- Upravovať kontrolné zoznamy, pokyny a bezpečnostné postupy pre pracoviská.
- Udržiavať aktuálne informácie o pracoviskách a lokalitách.
- Sledovať požiadavky na zásoby, viesť ich zoznamy a objasňovať potreby.
- Objednávať zásoby a materiál od schválených dodávateľov.
- Sledovať objednávky, overovať a odsúhlasovať dodávky a riešiť nezrovnalosti.
- Zabezpečovať bežné účtovnícke úlohy v QuickBooks Online vrátane evidencie faktúr od dodávateľov, podpory fakturácie zákazníkom, odsúhlasovania účtov a uzávierky na konci mesiaca.
- Udržiavať zoznam produktov a služieb v QuickBooks Online.
- Pripravovať týždenné finančné prehľady a mesačné výkazy.
- Podporovať ročné zostavovanie rozpočtu a kontroly výkazu ziskov a strát zhromažďovaním historických údajov a vyznačovaním odchýlok.
- Koordinovať požiadavky a termíny podávania dokumentov s externým certifikovaným účtovníkom (CPA).
- Spravovať firemný softvér vrátane prístupov používateľov, licencií a bežného nastavovania v QuickBooks Online a Google Workspace.
- Spolupracovať s dodávateľmi a tímami podpory pri riešení problémov s platformami a odporúčať opravy či aktualizácie.
- Spravovať prichádzajúce hovory a kancelárske telefónne linky.
- Koordinovať pravidelnú internú komunikáciu a oznámenia pre celú spoločnosť.
- Používať nástroje umelej inteligencie na prípravu textov, výskum a administratívne úlohy.
- Koordinovať logistiku podujatí a komunikovať s externými organizáciami.
Požiadavky
- Mať 5 až 7 rokov skúseností v prevádzke, administratíve alebo podpore podnikania.
- Preukázať zodpovednosť za výsledky prostredníctvom riadiacej práce alebo samostatnej zodpovednosti za rozpočet, oblasť či proces.
- Mať praktické skúsenosti so správou výkazov odpracovaného času a rozvrhov pracovníkov v teréne alebo na rôznych pracoviskách.
- Mať skúsenosti s účtovníctvom a finančným výkazníctvom vrátane záväzkov a pohľadávok, mesačnej uzávierky a sledovania plánu oproti skutočnosti.
- Skúsenosti s QuickBooks Online sú výraznou výhodou.
- Mať skúsenosti s finančnými kontrolami a schvaľovacími postupmi.
- Vedieť pracovať samostatne a na diaľku bez každodenného dohľadu.
- Mať skúsenosti so správou firemného softvéru vrátane používateľských prístupov, oprávnení a koordinácie dodávateľov.
- Vedieť posudzovať nové nástroje a odporúčať ich.
- Jasne písomne komunikovať a účinne dokumentovať postupy.
- Preukazovať dôslednosť a cit pre detail.
- Skúsenosti s komerčným upratovaním, správou objektov alebo inou terénnou službou sú výhodou.
- Predchádzajúce skúsenosti s QuickBooks Online alebo HubSpot sú výhodou.
- Skúsenosti s tvorbou obsahu pre sociálne siete a správou komunít sú výhodou.
- Znalosť nástrojov umelej inteligencie, napríklad Claude, je výhodou.
Benefity
- Práca na diaľku s povinnou osobnou účasťou v Rockledge na Floride pri štvrťročnom plánovaní a vybraných stretnutiach.
- Práca na plný úväzok, 40 hodín týždenne od pondelka do piatka.
- Možnosť zapájať sa do plánovania vedenia a dohliadať na financie, ľudské zdroje, IT a systémy.
- Používanie nástrojov umelej inteligencie na prípravu textov, výskum a administratívne úlohy.