Progressive Cleaning bietet gewerbliche Reinigungsdienstleistungen für Büros, medizinische Einrichtungen, Schulen, Industrie- und Fertigungsstätten sowie Fitnessstudios. Das Unternehmen stimmt die Reinigungsprogramme auf die jeweiligen Einrichtungen ab und setzt systematische, umweltschonende Methoden und Technologien ein, um saubere und gesunde Räume zu schaffen. Die Dienstleistungen sollen Kunden dabei unterstützen, ein produktives Umfeld zu erhalten und Fehlzeiten zu verringern, wobei Servicequalität und partnerschaftliche Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen.
Leitung Finanzen und Verwaltung (Senior)
Leiten Sie Finanzen, Personal, IT und Verwaltung und unterstützen Sie verteilte Außendienstteams. Die Position ist bei einem gewerblichen Reinigungsunternehmen mit großen Gebäuden angesiedelt.
Beschreibung
- Tragen Sie zur Unternehmensführung bei und verantworten Sie die Ergebnisse in den Bereichen Finanzen, Personal und IT.
- Legen Sie Quartalsprioritäten fest, wirken Sie an der Quartals- und Jahresplanung mit und leiten Sie wöchentliche Abstimmungen der Fachbereiche.
- Überwachen Sie wichtige Leistungskennzahlen in den Bereichen Finanzen, Personal und IT.
- Prüfen und korrigieren Sie die Arbeitszeitnachweise der Mitarbeitenden.
- Erstellen Sie Berichte zu Arbeitszeitnachweisen zur Prüfung vor dem Lohnabrechnungsstichtag.
- Leiten Sie Recruiting, Einstellungen und Einarbeitung sowie Terminplanung mit Bewerbenden, Angebotserstellung und die Unterlagen für neue Mitarbeitende.
- Pflegen Sie Personalakten und Compliance-Dokumente und behalten Sie Ablaufdaten im Blick.
- Verwalten Sie Vergütung und Zusatzleistungen, einschließlich Gehaltsänderungen, Anmeldung zu Plänen und Abstimmung mit Dienstleistern.
- Pflegen Sie Arbeitspläne und Standortzuweisungen der Mitarbeitenden.
- Informieren Sie Vorgesetzte über kurzfristige Abwesenheiten und Änderungen bei der Personalbesetzung.
- Überarbeiten Sie Reinigungschecklisten, Arbeitsanweisungen und Sicherheitsverfahren an den Standorten.
- Halten Sie Standort- und Objektinformationen aktuell.
- Überwachen Sie Materialanfragen, pflegen Sie Materiallisten und klären Sie den Bedarf.
- Kaufen Sie Verbrauchsmaterialien und andere Materialien bei zugelassenen Lieferanten ein.
- Verfolgen Sie Bestellungen, prüfen und gleichen Sie Lieferungen ab und klären Sie Abweichungen.
- Erledigen Sie die laufende Buchhaltung in QuickBooks Online, darunter Rechnungserfassung, Unterstützung bei der Rechnungsstellung, Abstimmungen und Monatsabschluss.
- Pflegen Sie die Produkt- und Dienstleistungsliste in QuickBooks Online.
- Erstellen Sie wöchentliche Finanzübersichten und Monatsberichte.
- Unterstützen Sie die Jahresbudgetierung und die Prüfung von Gewinn und Verlust, indem Sie historische Daten zusammenstellen und Abweichungen aufzeigen.
- Stimmen Sie Einreichungspflichten und Fristen mit der externen Steuerberatung ab.
- Verwalten Sie Unternehmenssoftware, einschließlich Nutzerzugängen, Lizenzen und routinemäßiger Einrichtung in QuickBooks Online und Google Workspace.
- Arbeiten Sie mit Lieferanten und Supportteams an Plattformproblemen und empfehlen Sie Lösungen oder Upgrades.
- Bearbeiten Sie eingehende Anrufe und Büroanschlüsse über das Telefonsystem.
- Koordinieren Sie regelmäßige interne Mitteilungen und unternehmensweite Ankündigungen.
- Nutzen Sie KI-Tools zum Verfassen von Texten, für Recherchen und Verwaltungsaufgaben.
- Koordinieren Sie die Veranstaltungsorganisation und stimmen Sie sich mit externen Organisationen ab.
Anforderungen
- Bringen Sie 5–7 Jahre Erfahrung in Betriebsabläufen, Verwaltung oder kaufmännischer Unterstützung mit.
- Übernehmen Sie Verantwortung für Ergebnisse, etwa durch Führungserfahrung oder eigenständige Verantwortung für ein Budget, einen Bereich oder einen Prozess.
- Haben Sie praktische Erfahrung mit der Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen und Dienstplänen für verteilte Teams oder Außendienstteams.
- Bringen Sie Erfahrung in Buchhaltung und Finanzberichterstattung mit, einschließlich Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Monatsabschluss und Soll-Ist-Vergleichen beim Budget.
- Erfahrung mit QuickBooks Online ist ausdrücklich erwünscht.
- Haben Sie Erfahrung mit Finanzkontrollen und Genehmigungsprozessen.
- Können Sie eigenständig und remote ohne tägliche Aufsicht arbeiten.
- Haben Sie Erfahrung mit der Verwaltung von Unternehmenssoftware, einschließlich Nutzerzugängen, Berechtigungen und Abstimmung mit Dienstleistern.
- Können Sie neue Tools beurteilen und Empfehlungen dazu aussprechen.
- Kommunizieren Sie klar schriftlich und dokumentieren Sie Prozesse nachvollziehbar.
- Arbeiten Sie sorgfältig und achten Sie auf Details.
- Erfahrung in der gewerblichen Reinigung, im Gebäudemanagement oder in einem anderen Außendienstunternehmen ist von Vorteil.
- Frühere Nutzung von QuickBooks Online oder HubSpot ist von Vorteil.
- Erfahrung mit der Erstellung von Social-Media-Inhalten und Community-Management ist von Vorteil.
- Kenntnisse von KI-Tools wie Claude sind von Vorteil.
Zusatzleistungen
- Remote-Arbeit mit erforderlicher Anwesenheit in Rockledge, Florida, bei der Quartalsplanung und ausgewählten Besprechungen.
- Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche von Montag bis Freitag.
- Möglichkeit, an der Führungsplanung mitzuwirken und die Bereiche Finanzen, Personal, IT und Systeme zu verantworten.
- Nutzung von KI-Tools zum Verfassen von Texten, für Recherchen und Verwaltungsaufgaben.