資深財務與行政主管
負責財務、人力資源、IT 與行政營運，並支援分散各地的外勤團隊。 此職位服務於一家為大型設施提供商業清潔服務的公司。
說明
- 參與領導工作，統籌財務、人力資源與 IT 各職能的績效。
- 制定季度優先事項，參與季度及年度規劃，並主持每週職能例會。
- 監控財務、人力資源與 IT 領域的關鍵績效指標。
- 審核並更正員工工時卡。
- 編製工時卡報告，供薪資結算截止審核使用。
- 負責招募、聘用、到職安排、候選人行程協調、聘用通知準備及新進員工文件辦理。
- 維護員工檔案與法遵文件，並追蹤到期日。
- 管理薪酬與福利，包括薪資異動、福利方案登記及供應商協調。
- 維護員工排班及工作地點分派。
- 向主管傳達缺勤通知與人力配置更新。
- 修訂清潔檢查表、工作指示及現場安全程序。
- 隨時更新現場及地點資訊。
- 追蹤物資申請、維護物資清單並釐清需求。
- 向核准的供應商採購物資與材料。
- 追蹤訂單、核驗並核對交貨情況，以及處理差異。
- 使用 QuickBooks Online 處理日常記帳工作，包括輸入帳單、協助開立發票、帳戶調節及月結。
- 維護 QuickBooks Online 中的產品與服務清單。
- 編製每週財務概況及月報。
- 彙整歷史資料並指出差異，以支援年度預算編列及損益審查。
- 與外部會計師協調申報要求與期限。
- 管理公司軟體，包括 QuickBooks Online 和 Google Workspace 的使用者存取權、授權及例行設定。
- 與供應商及支援團隊合作處理平台問題，並提出修正或升級建議。
- 使用電話系統管理來電及辦公室電話線路。
- 協調定期內部溝通及全公司公告。
- 使用 AI 工具協助撰寫內容、研究及行政工作。
- 協調活動後勤，並與外部組織聯繫。
職位要求
- 具備 5–7 年營運、行政或業務支援相關經驗。
- 曾透過主管職務或獨立負責預算、職能或流程，展現對成果的承擔。
- 具備管理分散各地或外勤員工工時卡及排班的實務經驗。
- 具備記帳及財務報告經驗，包括應付與應收帳款、月結及預算與實際數字追蹤。
- 強烈優先考慮具備 QuickBooks Online 使用經驗者。
- 具備財務控管及核准流程相關經驗。
- 能在沒有日常監督的情況下獨立遠端工作。
- 具備管理商務軟體的經驗，包括使用者存取、權限及供應商協調。
- 能夠評估並推薦新工具。
- 書面溝通清晰，並能有效記錄流程。
- 重視細節。
- 具備商業清潔、設施管理或其他現場服務產業經驗者加分。
- 曾使用 QuickBooks Online 或 HubSpot 者加分。
- 具備社群媒體內容創作及社群管理經驗者加分。
- 熟悉 Claude 等 AI 工具者加分。
福利待遇
- 遠端工作；每季規劃及部分會議需親赴佛羅里達州羅克利奇。
- 全職，每週工作 40 小時，週一至週五。
- 有機會參與領導層規劃，並負責財務、人力資源、IT 及相關系統。
- 可使用 AI 工具協助撰寫、研究及行政工作。
