Progressive Cleaning cung cấp dịch vụ vệ sinh thương mại cho văn phòng, cơ sở y tế, trường học, địa điểm công nghiệp và sản xuất, cũng như trung tâm thể hình. Công ty xây dựng chương trình vệ sinh phù hợp với từng cơ sở, áp dụng quy trình bài bản, thân thiện với môi trường và công nghệ để duy trì không gian sạch sẽ, lành mạnh. Dịch vụ hướng đến việc giúp khách hàng duy trì môi trường làm việc hiệu quả và giảm tình trạng nghỉ làm, với trọng tâm là chất lượng phục vụ và quan hệ hợp tác với khách hàng.
Trưởng nhóm Tài chính và Hành chính cấp cao
Lãnh đạo hoạt động tài chính, nhân sự, CNTT và hành chính, đồng thời hỗ trợ các đội ngũ hiện trường làm việc phân tán. Vị trí này làm việc tại một công ty vệ sinh thương mại phục vụ các cơ sở quy mô lớn.
Mô tả
- Tham gia định hướng lãnh đạo và giám sát kết quả trong các lĩnh vực tài chính, nhân sự và CNTT.
- Đề ra ưu tiên hằng quý, tham gia lập kế hoạch theo quý và hằng năm, đồng thời chủ trì các buổi rà soát chức năng hằng tuần.
- Theo dõi các chỉ số hiệu quả chính trong lĩnh vực tài chính, nhân sự và CNTT.
- Rà soát và chỉnh sửa bảng chấm công của nhân viên.
- Lập báo cáo bảng chấm công để rà soát trước thời hạn chốt lương.
- Phụ trách tuyển dụng, tuyển chọn, hội nhập nhân viên mới, sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên, chuẩn bị thư mời nhận việc và giấy tờ cho nhân viên mới.
- Quản lý hồ sơ nhân viên và tài liệu tuân thủ, theo dõi ngày hết hạn.
- Quản lý lương thưởng và phúc lợi, bao gồm điều chỉnh lương, đăng ký chương trình và phối hợp với nhà cung cấp.
- Duy trì lịch làm việc và phân công địa điểm cho nhân viên.
- Chỉ đạo việc cập nhật tình hình nghỉ đột xuất và bố trí nhân sự cho giám sát viên.
- Cập nhật danh sách kiểm tra vệ sinh, hướng dẫn và quy trình an ninh tại cơ sở.
- Cập nhật thông tin cơ sở và địa điểm.
- Theo dõi yêu cầu vật tư, duy trì danh sách vật tư và làm rõ nhu cầu.
- Mua vật tư và nguyên liệu từ các nhà cung cấp được phê duyệt.
- Theo dõi đơn hàng, kiểm tra và đối chiếu hàng giao, đồng thời xử lý sai lệch.
- Thực hiện nghiệp vụ ghi sổ kế toán thường kỳ trên QuickBooks Online, bao gồm nhập hóa đơn phải trả, hỗ trợ lập hóa đơn, đối chiếu và khóa sổ cuối tháng.
- Duy trì danh mục sản phẩm và dịch vụ trên QuickBooks Online.
- Lập báo cáo tài chính tổng quan hằng tuần và báo cáo hằng tháng.
- Hỗ trợ lập ngân sách hằng năm và rà soát lãi lỗ bằng cách tổng hợp dữ liệu lịch sử và nêu bật các khoản chênh lệch.
- Phối hợp với kế toán viên công chứng bên ngoài về yêu cầu và thời hạn nộp hồ sơ.
- Quản lý phần mềm công ty, bao gồm quyền truy cập người dùng, giấy phép và thiết lập thường kỳ trên QuickBooks Online và Google Workspace.
- Phối hợp với nhà cung cấp và đội ngũ hỗ trợ để xử lý sự cố nền tảng, đồng thời đề xuất cách khắc phục hoặc nâng cấp.
- Quản lý cuộc gọi đến và các đường dây điện thoại văn phòng bằng hệ thống điện thoại.
- Điều phối hoạt động truyền thông nội bộ định kỳ và thông báo toàn công ty.
- Sử dụng công cụ AI để soạn thảo nội dung, nghiên cứu và thực hiện công việc hành chính.
- Điều phối hậu cần sự kiện và làm việc với các tổ chức bên ngoài.
Yêu cầu
- Có 5–7 năm kinh nghiệm trong vận hành, hành chính hoặc hỗ trợ kinh doanh.
- Thể hiện tinh thần chịu trách nhiệm về kết quả thông qua kinh nghiệm giám sát hoặc tự chủ một ngân sách, chức năng hay quy trình.
- Có kinh nghiệm thực tế trong quản lý bảng chấm công và lịch làm việc cho lực lượng lao động phân tán hoặc làm việc tại hiện trường.
- Có kinh nghiệm ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, bao gồm khoản phải trả và phải thu, khóa sổ cuối tháng và theo dõi ngân sách so với thực tế.
- Ưu tiên cao ứng viên có kinh nghiệm sử dụng QuickBooks Online.
- Có kinh nghiệm làm việc với các biện pháp kiểm soát tài chính và quy trình phê duyệt.
- Có khả năng làm việc độc lập từ xa mà không cần giám sát hằng ngày.
- Có kinh nghiệm quản trị phần mềm doanh nghiệp, bao gồm quyền truy cập, quyền hạn và phối hợp với nhà cung cấp.
- Thoải mái với việc đánh giá và đề xuất công cụ mới.
- Giao tiếp bằng văn bản rõ ràng và ghi chép quy trình hiệu quả.
- Có khả năng chú ý đến chi tiết tốt.
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực vệ sinh thương mại, cơ sở vật chất hoặc một doanh nghiệp dịch vụ hiện trường khác là một lợi thế.
- Từng sử dụng QuickBooks Online hoặc HubSpot là một lợi thế.
- Có kinh nghiệm sáng tạo nội dung mạng xã hội và quản lý cộng đồng là một lợi thế.
- Quen thuộc với các công cụ AI như Claude là một lợi thế.
Phúc lợi
- Làm việc từ xa, với yêu cầu có mặt trực tiếp tại Rockledge, Florida để tham gia các buổi lập kế hoạch hằng quý và một số cuộc họp được chọn.
- Làm việc toàn thời gian, 40 giờ mỗi tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu.
- Có cơ hội tham gia lập kế hoạch lãnh đạo và giám sát các lĩnh vực tài chính, nhân sự, CNTT và hệ thống.
- Sử dụng công cụ AI để soạn thảo nội dung, nghiên cứu và thực hiện công việc hành chính.