Remote Office
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Remote Office est une entreprise australienne spécialisée dans les opérations à distance et les technologies des ressources humaines, qui aide les entreprises à créer et à gérer des équipes internationales. Sa plateforme SaaS et sa communauté de professionnels présélectionnés accompagnent le processus de recrutement, de la recherche et de l’évaluation des talents aux entretiens menés avec l’aide de l’intelligence artificielle et aux évaluations techniques, jusqu’à l’intégration, la gestion de la paie, la conformité et la gestion continue des équipes. Remote Office propose également un accompagnement RH virtuel et des services de conseil stratégique conçus pour aider les équipes distribuées à fonctionner efficacement à mesure qu’elles se développent.

Assistant virtuel à temps partiel : soutien opérationnel et administratif

Fournir un soutien d’assistant virtuel au directeur général d’un cabinet australien de conseil financier, en gérant les tâches ClickUp, les données Xero, les dossiers, la planification et les flux de travail assistés par l’IA. Ce poste à distance à temps partiel est axé sur une coordination administrative et opérationnelle fiable.

Description

  • Gérer le flux de tâches du directeur général dans ClickUp et faire avancer le travail.
  • Suivre les échéances, tenir les mises à jour de statut, relancer les actions en attente et signaler les risques potentiels.
  • Coordonner l’administration courante, notamment les calendriers, les rappels et les communications de suivi.
  • Organiser les dossiers, les documents et les feuilles de calcul dans Google Workspace et d’autres plateformes professionnelles.
  • Effectuer une saisie et une validation précises des données dans Xero.
  • Vérifier les informations afin de repérer les omissions ou les incohérences et signaler rapidement les problèmes.
  • Communiquer avec les agents d’IA de l’entreprise et soutenir les flux de travail opérationnels associés.
  • Soutenir l’administration des clients en recueillant des informations, en préparant des documents et en coordonnant les prochaines étapes.
  • Se familiariser avec les procédures établies de l’entreprise et les appliquer systématiquement.

Exigences

  • Expérience avérée dans l’assistance virtuelle, le soutien aux cadres, l’administration ou les opérations commerciales.
  • Expérience pratique de l’utilisation de ClickUp pour gérer les tâches, les échéances et les suivis.
  • Grande précision dans la saisie et la validation des données.
  • Une expérience préalable de Xero est utile, mais pas obligatoire.
  • Volonté de développer sa maîtrise de Xero.
  • Capacité à travailler à l’aise avec des agents d’IA et des processus professionnels assistés par l’IA.
  • Solides compétences organisationnelles et capacité à équilibrer des priorités concurrentes.
  • Excellente communication écrite et orale en anglais.
  • Fiabilité et autonomie, avec le discernement nécessaire pour travailler de manière indépendante.
  • Volonté de demander des éclaircissements lorsque les consignes ou les informations ne sont pas claires.
  • Adaptabilité pour apprendre les outils, les procédures et les méthodes de travail du directeur général.
  • Une connaissance générale de la tenue comptable ou de l’administration comptable est un atout, mais n’est pas requise.

Avantages

  • Travail à temps partiel d’environ 20 heures par semaine, avec possibilité d’augmenter le nombre d’heures.

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