Remote Office
Remote Office
11 – 50 Medewerkers
AdviesHR-technologieWerving
Remote Office is een op Australië gericht bedrijf voor remote operations en HR-technologie dat organisaties helpt bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams. Het SaaS-platform en de community van vooraf gescreende professionals ondersteunen het wervingsproces: van het vinden en screenen van talent, machinegestuurde sollicitatiegesprekken en technische assessments tot onboarding, salarisadministratie, compliance en doorlopend teammanagement. Remote Office biedt ook virtuele HR-ondersteuning en strategisch advies, zodat verspreid werkende teams effectief kunnen functioneren naarmate ze groeien.

Parttime virtuele assistent – ondersteuning van operations en administratie

Bied virtuele ondersteuning aan de CEO van een Australisch financieel adviesbedrijf bij ClickUp-taken, Xero-gegevens, dossiers, planning en AI-ondersteunde werkprocessen. Deze parttimefunctie op afstand draait om betrouwbare administratieve en operationele coördinatie.

Beschrijving

  • Beheer de ClickUp-takenstroom van de CEO en zorg dat het werk blijft doorlopen.
  • Bewaak deadlines, houd statusupdates bij, volg openstaande acties op en signaleer mogelijke risico’s.
  • Coördineer routinematige administratieve werkzaamheden, waaronder agenda’s, herinneringen en opvolgcommunicatie.
  • Organiseer dossiers, documenten en spreadsheets in Google Workspace en andere bedrijfsplatforms.
  • Voer nauwkeurige gegevensinvoer en validatie uit in Xero.
  • Controleer informatie op ontbrekende gegevens of inconsistenties en meld problemen tijdig.
  • Communiceer met de AI-agents van het bedrijf en ondersteun gerelateerde operationele werkprocessen.
  • Ondersteun de klantenadministratie door informatie te verzamelen, documenten voor te bereiden en vervolgstappen te coördineren.
  • Maak je vertrouwd met de bestaande procedures van het bedrijf en pas deze consequent toe.

Vereisten

  • Aantoonbare ervaring in virtuele assistentie, executive support, administratie of bedrijfsvoering.
  • Praktische ervaring met ClickUp voor het beheren van taken, deadlines en opvolging.
  • Zeer nauwkeurig in gegevensinvoer en gegevensvalidatie.
  • Eerdere ervaring met Xero is een pluspunt, maar niet verplicht.
  • Bereidheid om vaardig te worden met Xero.
  • Vermogen om prettig te werken met AI-agents en AI-ondersteunde bedrijfsprocessen.
  • Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om concurrerende prioriteiten in balans te houden.
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Engels.
  • Betrouwbare en gemotiveerde werkhouding, met het inzicht om zelfstandig te werken.
  • Bereidheid om verduidelijking te vragen wanneer instructies of informatie onduidelijk zijn.
  • Aanpassingsvermogen bij het leren werken met de tools, procedures en werkwijzen van de CEO.
  • Algemene bekendheid met boekhouding of administratieve werkzaamheden binnen de financiële administratie is een pluspunt, maar niet vereist.

Voordelen

  • Parttime werk van ongeveer 20 uur per week, met de mogelijkheid om het aantal uren uit te breiden.

Gerelateerde vacatures

Active Nutrition International GmbH

Senior Procurement Specialist bij Active Nutrition International (hybride, Duitsland)

Active Nutrition International GmbH

Beheer leveranciersrelaties, materialen, contracten, onderhandelingen en audits voor de productie van sportvoeding. Ondersteun kostenefficiënte productintroducties en leveringsprocessen samen met teams uit de hele organisatie.

Openen