Remote Office là công ty tập trung vào thị trường Úc, hoạt động trong lĩnh vực vận hành từ xa và công nghệ nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và quản lý các đội ngũ toàn cầu. Nền tảng SaaS cùng cộng đồng các chuyên gia đã được sàng lọc trước của công ty hỗ trợ toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ tìm kiếm và thẩm định nhân tài, phỏng vấn bằng máy và đánh giá kỹ thuật đến hội nhập nhân sự, tính lương, tuân thủ và quản lý đội ngũ liên tục. Remote Office cũng cung cấp hỗ trợ nhân sự ảo và tư vấn chiến lược, giúp các đội ngũ phân tán vận hành hiệu quả trong quá trình phát triển.
Trợ lý ảo bán thời gian – Hỗ trợ vận hành và hành chính
Cung cấp hỗ trợ trợ lý ảo cho CEO của một doanh nghiệp tư vấn tài chính tại Úc, quản lý các nhiệm vụ trên ClickUp, dữ liệu Xero, hồ sơ, lịch làm việc và quy trình có ứng dụng AI. Đây là vị trí bán thời gian, làm việc từ xa, tập trung vào việc điều phối hành chính và vận hành đáng tin cậy.
Mô tả
- Quản lý quy trình công việc trên ClickUp của CEO và đảm bảo công việc được triển khai liên tục.
- Theo dõi thời hạn, cập nhật trạng thái, xử lý các công việc còn tồn đọng và chủ động chỉ ra những rủi ro tiềm ẩn.
- Điều phối các công việc hành chính thường nhật, bao gồm lịch làm việc, lời nhắc và liên lạc theo dõi.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu và bảng tính trên Google Workspace cùng các nền tảng kinh doanh khác.
- Thực hiện nhập và xác minh dữ liệu chính xác trong Xero.
- Kiểm tra thông tin để phát hiện thiếu sót hoặc điểm không nhất quán và kịp thời báo cáo vấn đề.
- Trao đổi với các tác nhân AI của công ty và hỗ trợ những quy trình vận hành liên quan.
- Hỗ trợ công việc hành chính dành cho khách hàng bằng cách thu thập thông tin, chuẩn bị tài liệu và điều phối các bước tiếp theo.
- Nắm vững và nhất quán áp dụng các quy trình đã được công ty thiết lập.
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực trợ lý ảo, hỗ trợ điều hành, hành chính hoặc vận hành doanh nghiệp.
- Có kinh nghiệm thực tế sử dụng ClickUp để quản lý nhiệm vụ, thời hạn và các hoạt động theo dõi.
- Có khả năng nhập và xác minh dữ liệu với độ chính xác cao.
- Đã từng sử dụng Xero là một lợi thế nhưng không bắt buộc.
- Sẵn sàng nâng cao khả năng sử dụng Xero.
- Có khả năng thoải mái làm việc với các tác nhân AI và quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi AI.
- Có kỹ năng tổ chức tốt và khả năng cân bằng nhiều ưu tiên cạnh tranh.
- Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh tốt cả bằng văn nói và văn viết.
- Đáng tin cậy, có tinh thần tự chủ và khả năng phán đoán để làm việc độc lập.
- Sẵn sàng hỏi lại để làm rõ khi hướng dẫn hoặc thông tin chưa rõ ràng.
- Có khả năng thích nghi khi học các công cụ, quy trình và phương pháp làm việc của CEO.
- Có hiểu biết cơ bản về nghiệp vụ ghi sổ hoặc hành chính kế toán là một lợi thế nhưng không bắt buộc.
Phúc lợi
- Công việc bán thời gian khoảng 20 giờ mỗi tuần, với khả năng tăng số giờ làm việc.