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Remote Office
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11 – 50 Mitarbeitende
BeratungHR-TechnologiePersonalbeschaffung
Remote Office ist ein auf Australien ausgerichtetes Unternehmen für Remote-Operations und HR-Technologie, das Unternehmen beim Aufbau und Management globaler Teams unterstützt. Seine SaaS-Plattform und die Community vorab geprüfter Fachkräfte begleiten den Einstellungsprozess – von der Talentsuche, Prüfung, maschinengestützten Vorstellungsgesprächen und technischen Assessments bis hin zu Onboarding, Lohnabrechnung, Compliance und laufendem Teammanagement. Remote Office bietet außerdem virtuelle HR-Unterstützung und strategische Beratung, damit verteilte Teams während ihres Wachstums effektiv arbeiten können.
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Teilzeit-Virtuelle Assistenz – Unterstützung in Operations und Administration

Unterstütze den CEO eines australischen Finanzberatungsunternehmens bei ClickUp-Aufgaben, Xero-Daten, Unterlagen, Terminplanung und KI-gestützten Arbeitsabläufen. Diese remote ausgeübte Teilzeitstelle konzentriert sich auf zuverlässige administrative und operative Koordination.

AUAustralienRemoteTeilzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Verwalte die ClickUp-Aufgabenpipeline des CEOs und halte die Arbeit in Bewegung.
  • Überwache Fristen, aktualisiere Status, verfolge offene Aufgaben und weise auf mögliche Risiken hin.
  • Koordiniere routinemäßige administrative Aufgaben, einschließlich Kalenderpflege, Erinnerungen und Nachfasskommunikation.
  • Organisiere Aufzeichnungen, Dokumente und Tabellen in Google Workspace und anderen Geschäftsplattformen.
  • Führe genaue Dateneingaben und Datenprüfungen in Xero durch.
  • Prüfe Informationen auf fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten und melde Probleme umgehend.
  • Kommuniziere mit den KI-Agenten des Unternehmens und unterstütze damit verbundene operative Arbeitsabläufe.
  • Unterstütze die Kundenadministration, indem du Informationen sammelst, Dokumente vorbereitest und die nächsten Schritte koordinierst.
  • Mache dich mit den etablierten Verfahren des Unternehmens vertraut und wende sie konsequent an.

Anforderungen

  • Nachweisliche Erfahrung in virtueller Assistenz, Unterstützung von Führungskräften, Administration oder Geschäftsabläufen.
  • Praktische Erfahrung mit ClickUp zur Verwaltung von Aufgaben, Fristen und Nachfassaktionen.
  • Sehr hohe Genauigkeit bei Dateneingabe und Datenprüfung.
  • Frühere Erfahrung mit Xero ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.
  • Bereitschaft, gute Kenntnisse in Xero zu entwickeln.
  • Fähigkeit, sicher mit KI-Agenten und KI-gestützten Geschäftsprozessen zu arbeiten.
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation auf Englisch.
  • Zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise sowie gutes Urteilsvermögen für eigenständiges Arbeiten.
  • Bereitschaft, bei unklaren Anweisungen oder Informationen nachzufragen.
  • Anpassungsfähigkeit beim Erlernen der Tools, Verfahren und Arbeitsweisen des CEOs.
  • Allgemeine Vertrautheit mit Buchhaltung oder administrativen Aufgaben im Rechnungswesen ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Zusatzleistungen

  • Teilzeitarbeit mit etwa 20 Stunden pro Woche und der Möglichkeit, die Arbeitszeit zu erhöhen.

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