Remote Office
Remote Office
Remote Office هي شركة تركز على أستراليا وتعمل في مجال العمليات عن بُعد وتقنيات الموارد البشرية، وتساعد الشركات على بناء فرق عالمية وإدارتها. تدعم منصتها للبرمجيات كخدمة ومجتمعها من المتخصصين الذين خضعوا للتقييم المسبق عملية التوظيف بدءًا من استقطاب المواهب والتحقق من كفاءتها والمقابلات التي تُجرى بمساعدة الآلة والتقييمات التقنية، وصولًا إلى تهيئة الموظفين الجدد وكشوف الرواتب والامتثال والإدارة المستمرة للفرق. كما توفر Remote Office دعمًا افتراضيًا للموارد البشرية واستشارات استراتيجية مصممة لمساعدة الفرق الموزعة على العمل بفعالية أثناء نموها.

مساعد افتراضي بدوام جزئي – دعم العمليات والدعم الإداري

تقديم دعم المساعد الافتراضي للرئيس التنفيذي لشركة استشارات مالية أسترالية، مع إدارة مهام ClickUp وبيانات Xero والسجلات والجدولة وسير العمل المدعوم بالذكاء الاصطناعي. يركز هذا الدور الجزئي عن بُعد على التنسيق الإداري والتشغيلي الموثوق.

الوصف

  • إدارة مسار مهام الرئيس التنفيذي في ClickUp وضمان سير العمل.
  • مراقبة المواعيد النهائية، وتحديث الحالات، ومتابعة الإجراءات المفتوحة، وإبراز المخاطر المحتملة.
  • تنسيق الأعمال الإدارية المعتادة، بما في ذلك التقويمات والتذكيرات ومراسلات المتابعة.
  • تنظيم السجلات والمستندات وجداول البيانات عبر Google Workspace ومنصات الأعمال الأخرى.
  • إدخال البيانات والتحقق من صحتها بدقة في Xero.
  • مراجعة المعلومات لاكتشاف النواقص أو التناقضات ورفع المشكلات دون تأخير.
  • التواصل مع وكلاء الذكاء الاصطناعي التابعين للشركة ودعم سير العمل التشغيلي ذي الصلة.
  • دعم إدارة العملاء من خلال جمع المعلومات وإعداد المستندات وتنسيق الخطوات التالية.
  • التعرف على إجراءات الشركة المعتمدة وتطبيقها باستمرار.

المتطلبات

  • خبرة مثبتة في المساعدة الافتراضية أو دعم التنفيذيين أو الإدارة أو العمليات التجارية.
  • خبرة عملية في استخدام ClickUp لإدارة المهام والمواعيد النهائية والمتابعات.
  • قدرة عالية على إدخال البيانات والتحقق من صحتها بدقة.
  • تُعد الخبرة السابقة في Xero مفيدة، لكنها ليست إلزامية.
  • الاستعداد لتطوير الكفاءة في استخدام Xero.
  • القدرة على العمل براحة مع وكلاء الذكاء الاصطناعي وعمليات الأعمال المدعومة بالذكاء الاصطناعي.
  • مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على الموازنة بين الأولويات المتنافسة.
  • إجادة ممتازة للتواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
  • الموثوقية والدافعية الذاتية، مع حسن التقدير للعمل باستقلالية.
  • الاستعداد لطلب التوضيح عندما تكون التعليمات أو المعلومات غير واضحة.
  • القدرة على التكيف عند تعلم أدوات الرئيس التنفيذي وإجراءاته وأساليب عمله.
  • الإلمام العام بمسك الدفاتر أو الإدارة المحاسبية ميزة، لكنه ليس مطلوبًا.

المزايا

  • عمل بدوام جزئي بمعدل يقارب 20 ساعة أسبوعيًا، مع إمكانية زيادة عدد الساعات.