Remote Office to firma skoncentrowana na Australii, specjalizująca się w zdalnych operacjach i technologiach HR, która pomaga firmom tworzyć globalne zespoły i zarządzać nimi. Jej platforma SaaS oraz społeczność wstępnie zweryfikowanych specjalistów wspierają proces rekrutacji — od wyszukiwania talentów, weryfikacji, wywiadów prowadzonych z wykorzystaniem uczenia maszynowego i ocen technicznych po wdrażanie pracowników, obsługę wynagrodzeń, zgodność z przepisami i bieżące zarządzanie zespołem. Remote Office oferuje również wirtualne wsparcie HR i doradztwo strategiczne, pomagając rozproszonym zespołom skutecznie działać i rozwijać się.
Wirtualny asystent na część etatu — wsparcie operacyjne i administracyjne
Zapewniaj wsparcie wirtualnego asystenta dyrektorowi generalnemu australijskiej firmy konsultingowej z sektora finansowego, zarządzając zadaniami w ClickUp, danymi w Xero, dokumentacją, harmonogramem i procesami wspieranymi przez AI. To zdalne stanowisko na część etatu koncentruje się na niezawodnej koordynacji administracyjnej i operacyjnej.
Opis
- Zarządzaj listą zadań dyrektora generalnego w ClickUp i dbaj o postęp prac.
- Monitoruj terminy, aktualizuj statusy, śledź otwarte działania i sygnalizuj potencjalne ryzyka.
- Koordynuj bieżące zadania administracyjne, w tym kalendarze, przypomnienia i komunikację uzupełniającą.
- Organizuj rejestry, dokumenty i arkusze kalkulacyjne w Google Workspace oraz innych platformach biznesowych.
- Wprowadzaj i weryfikuj dane w Xero z dużą dokładnością.
- Sprawdzaj informacje pod kątem braków lub niespójności i niezwłocznie zgłaszaj problemy.
- Komunikuj się z agentami AI firmy i wspieraj powiązane procesy operacyjne.
- Wspieraj administrację klientów, zbierając informacje, przygotowując dokumenty i koordynując kolejne kroki.
- Poznaj ustalone procedury firmy i konsekwentnie je stosuj.
Wymagania
- Udokumentowane doświadczenie w pracy jako wirtualny asystent, wsparcie kadry kierowniczej, administracja lub operacje biznesowe.
- Praktyczne doświadczenie w korzystaniu z ClickUp do zarządzania zadaniami, terminami i działaniami następczymi.
- Bardzo duża dokładność we wprowadzaniu i weryfikacji danych.
- Wcześniejsze doświadczenie z Xero będzie dodatkowym atutem, ale nie jest wymagane.
- Gotowość do rozwijania biegłości w obsłudze Xero.
- Umiejętność swobodnej pracy z agentami AI i procesami biznesowymi wspieranymi przez AI.
- Dobre umiejętności organizacyjne oraz zdolność do równoważenia konkurujących priorytetów.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
- Niezawodność i samodzielność oraz umiejętność podejmowania decyzji podczas pracy niezależnej.
- Gotowość do proszenia o wyjaśnienia, gdy instrukcje lub informacje są niejasne.
- Elastyczność w nauce narzędzi, procedur i metod pracy dyrektora generalnego.
- Ogólna znajomość księgowości lub administracji księgowej będzie dodatkowym atutem, ale nie jest wymagana.
Benefity
- Praca na część etatu, około 20 godzin tygodniowo, z możliwością zwiększenia liczby godzin.