Coconut Careers
Coconut Careers
51 – 200 Employés
B2BRecrutementTechnologie RH
Coconut Careers est une entreprise de recrutement et de technologie des ressources humaines qui aide les entreprises à constituer des équipes à distance avec des professionnels évalués partout dans le monde. Son service de mise en relation avec des talents couvre des postes tels que les assistants de direction, les spécialistes du marketing numérique, les représentants commerciaux, les assistants comptables et les développeurs. Les employeurs peuvent choisir Managed Talent, un modèle d’abonnement comprenant la recherche, l’évaluation, la paie, la conformité et l’accompagnement continu, ou Direct Hire, qui repose sur des frais uniques. Coconut Careers propose également des outils tels qu’un calculateur de salaire et un générateur de descriptions de poste pour aider les entreprises à évaluer les candidats et à développer des équipes distribuées.

Assistant de direction à temps partiel en télétravail aux Philippines

Poste d’assistant de direction à temps partiel en télétravail, axé sur les demandes de fournisseurs, les accords, la documentation et la coordination des calendriers. Contribuez aux opérations de gestion des talents à distance de Coconut Careers grâce à un suivi précis, des relances rapides et une communication organisée.

Description

  • Superviser les processus administratifs et documentaires de leur lancement à leur finalisation
  • Tenir des dossiers précis, organisés et à jour
  • Préparer, soumettre et suivre les nouvelles demandes de crédit des fournisseurs
  • Examiner, distribuer et suivre les accords de confidentialité et autres contrats jusqu’à la finalisation de leur signature
  • Relancer les collègues internes et les contacts externes afin de faire avancer les documents et les tâches
  • Organiser et coordonner des réunions entre différents calendriers et fuseaux horaires
  • Tenir des systèmes de suivi transparents de l’état des documents et des relances
  • Communiquer et collaborer via Google Workspace
  • Travailler avec des plateformes de gestion de projets telles qu’Asana ou Monday.com
  • Partager des mises à jour proactives sur l’avancement et signaler rapidement les problèmes potentiels

Exigences

  • Expérience avérée en tant qu’assistant de direction ou assistant administratif dans un poste impliquant une documentation importante
  • Expérience pratique de la gestion de processus administratifs et documentaires de bout en bout
  • Expérience dans la préparation, la soumission et le suivi de nouvelles demandes de crédit des fournisseurs
  • Expérience dans l’examen, l’envoi et le suivi d’accords de confidentialité et autres contrats jusqu’à leur signature
  • Expérience dans la coordination des relances avec des collègues internes et des contacts externes
  • Expérience dans l’organisation et la coordination de réunions entre différents calendriers et fuseaux horaires
  • Expérience dans la mise en place de systèmes fiables pour suivre l’avancement des documents et des relances
  • Maîtrise de la communication et de la collaboration dans Google Workspace, notamment Gmail, Google Chat, Google Docs et Google Drive
  • Connaissance des outils de signature électronique tels que DocuSign ou Adobe Sign
  • Connaissances en administration financière ou comptable, notamment en soutien aux comptes fournisseurs ou à la tenue de livres
  • Solides compétences organisationnelles et grande attention aux détails
  • Suivi fiable et gestion constante des échéances
  • Excellent anglais écrit et oral
  • Expérience pratique de Gmail, Calendar, Docs, Sheets et Drive
  • Expérience de l’utilisation d’outils de gestion de projets tels qu’Asana ou Monday.com
  • CV en anglais au format requis Coconut VA Profile
  • De préférence, une vidéo de présentation d’une minute enregistrée sur Loom
  • Un lien vidéo fonctionnel ; les liens cassés ou fictifs entraînent la disqualification
  • Un niveau de maîtrise de l’anglais selon le CECR indiqué dans le formulaire de candidature

Avantages

  • Rémunération compétitive
  • Prime de 13e mois
  • 12 jours de congés payés
  • 12 jours fériés américains payés
  • Congé de maternité et de paternité
  • Couverture santé complète
  • Assurance vie incluse dans le régime HMO à temps plein
  • Soutien en santé mentale grâce à des consultations et à des ressources de bien-être
  • Cadeaux pour les étapes importantes et attentions pour les anniversaires
  • Expériences d’équipe, notamment des escapades sur les îles, des réunions générales virtuelles et des rencontres régionales
  • Un réseau de soutien favorisant l’apprentissage, l’évolution professionnelle et les échanges

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