Coconut Careers — компанія з підбору персоналу та HR-технологій, яка допомагає бізнесам створювати віддалені команди з перевірених фахівців з усього світу. Сервіс підбору талантів охоплює такі ролі, як виконавчі асистенти, фахівці з цифрового маркетингу, торгові представники, помічники бухгалтера та розробники. Роботодавці можуть обрати Managed Talent — модель підписки, що включає пошук, перевірку кандидатів, нарахування заробітної плати, дотримання вимог законодавства та постійну підтримку, — або Direct Hire з одноразовою оплатою. Coconut Careers також надає такі інструменти, як калькулятор зарплати та генератор описів вакансій, допомагаючи компаніям оцінювати кандидатів і розвивати розподілені команди.
Асистент керівника на неповний робочий день із віддаленою роботою на Філіппінах
Віддалена робота асистентом керівника на неповний робочий день: підтримка заявок постачальників, угод, документації та календарів. Допомагайте Coconut Careers розвивати операційні процеси для віддалених спеціалістів завдяки точному обліку, своєчасним нагадуванням і впорядкованій комунікації.
Опис
- Контролювати процеси оформлення документів і ведення документації від початку до завершення
- Підтримувати точні, упорядковані й актуальні файли
- Готувати, подавати та відстежувати нові кредитні заявки постачальників
- Перевіряти, надсилати й відстежувати NDA та інші угоди до завершення підписання
- Зв’язуватися з внутрішніми колегами та зовнішніми контактами, щоб документи й завдання просувалися
- Організовувати та координувати зустрічі в різних календарях і часових поясах
- Підтримувати прозорі системи відстеження статусу документів і подальших дій
- Спілкуватися та співпрацювати через Google Workspace
- Працювати з платформами управління проєктами, такими як Asana або Monday.com
- Завчасно повідомляти про перебіг роботи та оперативно порушувати потенційні проблеми
Вимоги
- Підтверджений досвід роботи асистентом керівника або адміністративним асистентом на посаді, пов’язаній зі значним обсягом документації
- Практичний досвід ведення процесів оформлення документів і документації від початку до кінця
- Досвід підготовки, подання та відстеження нових кредитних заявок постачальників
- Досвід перевірки, надсилання та відстеження NDA й інших угод до підписання
- Досвід координації подальших дій із внутрішніми колегами та зовнішніми контактами
- Досвід організації та координації зустрічей у різних календарях і часових поясах
- Досвід підтримання надійних систем відстеження перебігу роботи з документами та подальшими діями
- Впевнене володіння Google Workspace, зокрема Gmail, Google Chat, Google Docs і Google Drive, для спілкування та спільної роботи
- Знайомство з інструментами електронного підпису, такими як DocuSign або Adobe Sign
- Досвід виконання адміністративних завдань у сфері фінансів або бухгалтерського обліку, зокрема підтримки кредиторської заборгованості чи ведення бухгалтерії
- Сильні організаційні навички та пильна увага до деталей
- Відповідальне доведення завдань до кінця та систематичне дотримання дедлайнів
- Відмінне володіння англійською мовою усно та письмово
- Практичний досвід роботи з Gmail, Calendar, Docs, Sheets і Drive
- Досвід використання інструментів управління проєктами, таких як Asana або Monday.com
- Резюме англійською мовою у необхідному форматі Coconut VA Profile
- Бажано відео з одноминутним знайомством, записане в Loom
- Робоче посилання на відео; непрацюючі або фіктивні посилання призводять до дискваліфікації
- Рівень володіння англійською за шкалою CEFR, зазначений у формі заявки
Переваги
- Конкурентна компенсація
- Оплата за 13-й місяць
- 12 оплачуваних днів відпустки
- 12 оплачуваних святкових днів у США
- Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами й відпустка для батьків
- Комплексне медичне покриття
- Страхування життя в межах повного плану HMO
- Підтримка психічного здоров’я через консультації та ресурси для добробуту
- Подарунки за важливі досягнення та частування на день народження
- Командні заходи, зокрема поїздки на острови, віртуальні загальні зустрічі та регіональні зустрічі
- Підтримувальна мережа для навчання, професійного розвитку та спілкування