
Coconut Careers là một công ty tuyển dụng và công nghệ nhân sự, tập trung hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng đội ngũ làm việc từ xa với những chuyên gia đã được kiểm chứng trên toàn thế giới. Dịch vụ kết nối nhân tài của công ty bao gồm các vị trí như trợ lý điều hành, chuyên viên tiếp thị kỹ thuật số, đại diện bán hàng, trợ lý kế toán và nhà phát triển. Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn Managed Talent, mô hình đăng ký bao gồm tìm nguồn ứng viên, kiểm tra, tính lương, tuân thủ và hỗ trợ liên tục, hoặc Direct Hire, hình thức tính phí một lần. Coconut Careers cũng cung cấp các công cụ như máy tính lương và trình tạo mô tả công việc, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá ứng viên và mở rộng đội ngũ phân tán.
Trợ lý điều hành bán thời gian làm việc từ xa tại Philippines
Vị trí Trợ lý điều hành bán thời gian làm việc từ xa, hỗ trợ hồ sơ đăng ký nhà cung cấp, thỏa thuận, tài liệu và điều phối lịch. Góp phần duy trì hoạt động nhân sự từ xa của Coconut Careers thông qua việc theo dõi chính xác, chủ động xử lý đúng hạn và giao tiếp có tổ chức.
Mô tả
- Giám sát các quy trình giấy tờ và tài liệu từ khi bắt đầu đến khi hoàn tất
- Duy trì hồ sơ chính xác, có tổ chức và luôn được cập nhật
- Chuẩn bị, nộp và theo dõi các hồ sơ đăng ký tín dụng mới của nhà cung cấp
- Rà soát, phân phối và theo dõi NDA cùng các thỏa thuận khác cho đến khi hoàn tất ký kết
- Theo dõi với đồng nghiệp nội bộ và các liên hệ bên ngoài để đảm bảo tài liệu và công việc được tiếp tục xử lý
- Sắp xếp và điều phối các cuộc họp giữa nhiều lịch và múi giờ
- Duy trì hệ thống theo dõi minh bạch về tình trạng tài liệu và công việc cần theo dõi
- Giao tiếp và cộng tác thông qua Google Workspace
- Sử dụng các nền tảng quản lý dự án như Asana hoặc Monday.com
- Chủ động chia sẻ cập nhật tiến độ và kịp thời nêu các vấn đề tiềm ẩn
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm đã được chứng minh với vai trò Trợ lý điều hành hoặc Trợ lý hành chính, trong đó công việc bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến tài liệu
- Có kinh nghiệm thực tế quản lý quy trình giấy tờ và tài liệu từ đầu đến cuối
- Có kinh nghiệm chuẩn bị, nộp và theo dõi các hồ sơ đăng ký tín dụng mới của nhà cung cấp
- Có kinh nghiệm rà soát, gửi và theo dõi NDA cùng các thỏa thuận khác cho đến khi ký kết
- Có kinh nghiệm phối hợp việc theo dõi và nhắc việc với đồng nghiệp nội bộ cùng các liên hệ bên ngoài
- Có kinh nghiệm sắp xếp và điều phối các cuộc họp giữa nhiều lịch và múi giờ
- Có kinh nghiệm duy trì các hệ thống đáng tin cậy để theo dõi tiến độ tài liệu và công việc cần xử lý
- Thành thạo giao tiếp và cộng tác trong Google Workspace, bao gồm Gmail, Google Chat, Google Docs và Google Drive
- Quen thuộc với các công cụ ký điện tử như DocuSign hoặc Adobe Sign
- Có hiểu biết về công tác hành chính tài chính hoặc kế toán, bao gồm hỗ trợ công nợ phải trả hoặc ghi sổ kế toán
- Kỹ năng tổ chức tốt và chú ý cao đến chi tiết
- Có tinh thần theo sát công việc đáng tin cậy và quản lý thời hạn nhất quán
- Tiếng Anh viết và nói xuất sắc
- Có kinh nghiệm thực tế với Gmail, Calendar, Docs, Sheets và Drive
- Có kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý dự án như Asana hoặc Monday.com
- Có sơ yếu lý lịch bằng tiếng Anh theo định dạng Coconut VA Profile được yêu cầu
- Ưu tiên có video giới thiệu dài một phút được ghi bằng Loom
- Có liên kết video hoạt động; liên kết hỏng hoặc liên kết giả sẽ dẫn đến việc bị loại
- Có mức độ thành thạo tiếng Anh theo CEFR được điền trong biểu mẫu ứng tuyển
Phúc lợi
- Mức thù lao cạnh tranh
- Lương tháng thứ 13
- 12 ngày nghỉ phép có hưởng lương
- 12 ngày nghỉ lễ của Hoa Kỳ có hưởng lương
- Nghỉ thai sản và nghỉ chăm con
- Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe toàn diện
- Bảo hiểm nhân thọ được bao gồm trong gói HMO toàn thời gian
- Hỗ trợ sức khỏe tinh thần thông qua tư vấn và các nguồn lực chăm sóc sức khỏe
- Quà tặng theo cột mốc và quà sinh nhật
- Các hoạt động gắn kết đội ngũ, bao gồm chuyến nghỉ dưỡng trên đảo, hội nghị toàn công ty trực tuyến và các buổi gặp mặt khu vực
- Mạng lưới hỗ trợ để học hỏi, phát triển chuyên môn và kết nối