Coconut Careers er en virksomhed inden for rekruttering og HR-teknologi, der hjælper virksomheder med at opbygge fjernteams med kvalitetssikrede fagfolk over hele verden. Tjenesten til talentmatchning dækker blandt andet roller som direktionsassistenter, digitale marketingmedarbejdere, salgsrepræsentanter, regnskabsassistenter og udviklere. Arbejdsgivere kan vælge Managed Talent, en abonnementsmodel, der omfatter søgning, kvalitetssikring, lønadministration, compliance og løbende support, eller Direct Hire, som bygger på et engangsgebyr. Coconut Careers tilbyder også værktøjer som en lønberegner og en generator til jobbeskrivelser, der hjælper virksomheder med at vurdere kandidater og skalere distribuerede teams.
Deltidsansat fjernarbejdende direktionsassistent i Filippinerne
Deltidsstilling på afstand som direktionsassistent med ansvar for leverandøransøgninger, aftaler, dokumentation og kalenderkoordinering. Bidrag til at vedligeholde Coconut Careers’ fjernbaserede talentdrift gennem præcis registrering, rettidig opfølgning og organiseret kommunikation.
Beskrivelse
- Overvåge papirarbejde og dokumentationsprocesser fra start til afslutning
- Vedligeholde nøjagtige, organiserede og opdaterede filer
- Forberede, indsende og følge op på nye kreditansøgninger for leverandører
- Gennemgå, distribuere og følge op på fortrolighedsaftaler og andre aftaler, indtil de er underskrevet
- Følge op med interne kolleger og eksterne kontakter for at holde dokumenter og opgaver på rette spor
- Planlægge og koordinere møder på tværs af kalendere og tidszoner
- Vedligeholde gennemsigtige systemer til sporing af dokument- og opfølgningsstatus
- Kommunikere og samarbejde via Google Workspace
- Arbejde med projektstyringsplatforme som Asana eller Monday.com
- Dele proaktive statusopdateringer og gøre opmærksom på potentielle problemer i tide
Krav
- Dokumenteret erfaring som direktionsassistent eller administrativ assistent i en rolle med omfattende dokumentation
- Praktisk erfaring med at håndtere papirarbejde og dokumentationsprocesser fra start til slut
- Erfaring med at forberede, indsende og følge op på nye kreditansøgninger for leverandører
- Erfaring med at gennemgå, sende og følge op på fortrolighedsaftaler og andre aftaler frem til underskrift
- Erfaring med at koordinere opfølgninger med interne kolleger og eksterne kontakter
- Erfaring med at planlægge og koordinere møder på tværs af kalendere og tidszoner
- Erfaring med at vedligeholde pålidelige systemer til sporing af dokument- og opfølgningsstatus
- Gode evner til at kommunikere og samarbejde i Google Workspace, herunder Gmail, Google Chat, Google Docs og Google Drive
- Kendskab til elektroniske signaturværktøjer som DocuSign eller Adobe Sign
- Erfaring med økonomi- eller regnskabsadministration, herunder support med kreditorbogholderi eller bogføring
- Stærke organisatoriske evner og stor sans for detaljer
- Pålidelig opfølgning og konsekvent håndtering af deadlines
- Fremragende engelsk i skrift og tale
- Praktisk erfaring med Gmail, Calendar, Docs, Sheets og Drive
- Erfaring med projektstyringsværktøjer som Asana eller Monday.com
- Et engelsksproget CV i det påkrævede Coconut VA Profile-format
- En helst Loom-optaget introduktionsvideo på ét minut
- Et fungerende videolink; ødelagte links eller dummy-links medfører diskvalifikation
- Et CEFR-engelskfærdighedsniveau angivet i ansøgningsformularen
Fordele
- Konkurrencedygtig løn
- 13. månedsløn
- 12 betalte fridage
- 12 betalte amerikanske helligdage
- Barselsorlov og fædreorlov
- Omfattende sundhedsdækning
- Livsforsikring inkluderet i fuldtids-HMO-planen
- Støtte til mental sundhed gennem konsultationer og trivselsressourcer
- Gaver ved milepæle og fødselsdagsforkælelser
- Teamoplevelser, herunder øophold, virtuelle rådhusmøder og regionale meetups
- Et støttende netværk for læring, professionel udvikling og fællesskab