
Coconut Careers è un’azienda di recruiting e tecnologia per le risorse umane che aiuta le imprese a creare team da remoto con professionisti selezionati in tutto il mondo. Il suo servizio di abbinamento dei talenti copre ruoli tra cui assistenti esecutivi, esperti di marketing digitale, rappresentanti commerciali, assistenti contabili e sviluppatori. I datori di lavoro possono scegliere Managed Talent, un modello in abbonamento che include ricerca, valutazione, gestione delle paghe, conformità e supporto continuo, oppure Direct Hire, che prevede un compenso una tantum. Coconut Careers offre inoltre strumenti come un calcolatore degli stipendi e un generatore di descrizioni delle posizioni, aiutando le aziende a valutare i candidati e a far crescere team distribuiti.
Assistente esecutivo part-time da remoto nelle Filippine
Posizione part-time da remoto come Assistente esecutivo, a supporto di richieste dei fornitori, accordi, documentazione e coordinamento dei calendari. Contribuisci a mantenere le attività di gestione dei talenti da remoto di Coconut Careers attraverso un monitoraggio accurato, follow-up tempestivi e una comunicazione organizzata.
Descrizione
- Supervisionare i processi relativi a pratiche e documentazione dall’avvio al completamento
- Mantenere file accurati, organizzati e aggiornati
- Preparare, inviare e monitorare le nuove richieste di credito dei fornitori
- Esaminare, distribuire e monitorare NDA e altri accordi fino al completamento della firma
- Contattare colleghi interni e interlocutori esterni per mantenere in avanzamento documenti e attività
- Organizzare e coordinare riunioni tra calendari e fusi orari diversi
- Mantenere sistemi di monitoraggio trasparenti per lo stato dei documenti e dei follow-up
- Comunicare e collaborare tramite Google Workspace
- Lavorare con piattaforme di gestione dei progetti come Asana o Monday.com
- Condividere aggiornamenti proattivi sui progressi e segnalare tempestivamente eventuali problemi
Requisiti
- Esperienza comprovata come Assistente esecutivo o Assistente amministrativo in un ruolo che comporti una documentazione significativa
- Esperienza pratica nella gestione completa dei processi relativi a pratiche e documentazione
- Esperienza nella preparazione, nell’invio e nel monitoraggio di nuove richieste di credito dei fornitori
- Esperienza nella revisione, nell’invio e nel monitoraggio di NDA e altri accordi fino alla firma
- Esperienza nel coordinamento dei follow-up con colleghi interni e interlocutori esterni
- Esperienza nell’organizzazione e nel coordinamento di riunioni tra calendari e fusi orari diversi
- Esperienza nel mantenimento di sistemi affidabili per monitorare l’avanzamento di documenti e follow-up
- Padronanza della comunicazione e della collaborazione in Google Workspace, inclusi Gmail, Google Chat, Google Docs e Google Drive
- Familiarità con strumenti di firma elettronica come DocuSign o Adobe Sign
- Esperienza nell’amministrazione finanziaria o contabile, incluso il supporto per contabilità fornitori o tenuta dei libri contabili
- Ottime capacità organizzative e grande attenzione ai dettagli
- Affidabilità nel follow-up e gestione costante delle scadenze
- Ottima conoscenza dell’inglese scritto e parlato
- Esperienza pratica con Gmail, Calendar, Docs, Sheets e Drive
- Esperienza nell’uso di strumenti di gestione dei progetti come Asana o Monday.com
- Curriculum in inglese nel formato richiesto Coconut VA Profile
- Preferibilmente, un video di presentazione di un minuto registrato su Loom
- Un link video funzionante; i link non validi o fittizi comportano l’esclusione
- Un livello di conoscenza dell’inglese secondo il QCER indicato nel modulo di candidatura
Benefit
- Retribuzione competitiva
- Tredicesima mensilità
- 12 giorni di ferie retribuite
- 12 festività statunitensi retribuite
- Congedo di maternità e paternità
- Copertura sanitaria completa
- Assicurazione sulla vita inclusa nel piano HMO a tempo pieno
- Supporto per la salute mentale attraverso consulti e risorse per il benessere
- Regali per i traguardi raggiunti e omaggi di compleanno
- Esperienze di gruppo, tra cui soggiorni sulle isole, town hall virtuali e incontri regionali
- Una rete di supporto per l’apprendimento, la crescita professionale e le relazioni