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20four7VA
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51 – 200 Mitarbeitende
BeratungLogistikMarketing
20four7VA bietet Unternehmen virtuelle Assistenzdienste aus der Ferne, die flexible Unterstützung im operativen Geschäft ermöglichen. Das Team übernimmt Aufgaben in den Bereichen Verwaltung, Geschäftsabläufe, Marketing, Logistik und technische Unterstützung und bietet damit anpassbare personelle Unterstützung, die sich an den wechselnden Anforderungen der Kunden orientiert. Das Unternehmen betreut Organisationen unterschiedlicher Größe und hilft ihnen, wichtige Aufgaben zu delegieren, damit sie sich weiterhin auf ihre übergeordneten geschäftlichen Prioritäten konzentrieren können.
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Stellen im Unternehmen

Virtuelle Assistenz für Geschäftsführung, Administration und Recherche

Remote-Teilzeitstelle als virtuelle Assistenz für die Geschäftsführung mit Aufgaben in Zoho CRM, SharePoint, Postfachverwaltung und Unternehmensrecherche für ein global tätiges B2B-Brokerage- und Beratungsunternehmen.

USVereinigte StaatenRemoteTeilzeitJuniorMittlere StufeKein Abschluss erforderlichErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • GCIS-E-Mails prüfen und Informationen für die Erfassung im CRM extrahieren
  • Zoho-Datensätze für Kontakte, Unternehmen, Käufer- und Verkäuferprofile sowie Geschäfte erstellen und pflegen
  • Notizen, Gespräche, Nachfassdaten und Korrespondenz dokumentieren
  • E-Mails und unterstützende Dokumente mit CRM-Datensätzen verknüpfen
  • Doppelte, unvollständige und veraltete Daten korrigieren
  • Postfach organisieren und Elemente hervorheben, die die Aufmerksamkeit von Kunden erfordern
  • Anhänge und Geschäftsdokumente in Microsoft SharePoint speichern
  • Ordner und Unterordner übersichtlich halten
  • Einheitliche Dateinamen und Ablagepraktiken verwenden
  • Verträge, Bestellungen, Unternehmensunterlagen und zugehörige Dokumentation ablegen
  • Doppelte oder veraltete Dateien auffinden
  • Fördermittel, Ausschreibungen, öffentliche Beschaffungsmöglichkeiten sowie Beschaffungs- und Wirtschaftsentwicklungsprogramme der First Nations recherchieren
  • Organisationen finden, die von Beratungs- oder Förderantragsdiensten profitieren könnten
  • Geeignete Entscheidungsträger und Kontaktdaten identifizieren
  • Fristen, Teilnahmebedingungen, Vertragswerte und Fördersummen überwachen
  • Recherche in gemeinsam genutzten Tabellen oder Dokumenten dokumentieren
  • Kurze Zusammenfassungen zur Relevanz von Möglichkeiten und zu empfohlenen Kontakten verfassen
  • Dienstleistungen mit definiertem Umfang innerhalb dokumentierter Zeitpläne, Richtlinien und Liefergegenstände professionell erbringen
  • Den in Vancouver ansässigen Inhaber eines globalen B2B-Brokerage- und Beratungsunternehmens administrativ unterstützen

Anforderungen

  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Administration, als Assistenz der Geschäftsführung oder im operativen Bereich
  • Nachgewiesene CRM-Erfahrung
  • Erfahrung mit Zoho wird stark bevorzugt
  • Erfahrung mit Microsoft SharePoint wird stark bevorzugt
  • Berufserfahrung in der Postfachverwaltung wird bevorzugt
  • Ausgezeichnete schriftliche Englischkenntnisse
  • Ausgeprägte Fähigkeiten in der Online-Recherche
  • Erfahrung mit B2B-, Beschaffungs-, Fördermittel- oder Recherchen zu indigenen Unternehmen ist von Vorteil
  • Sehr organisiert und detailorientiert
  • Solider Hintergrund als Assistenz der Geschäftsführung oder im operativen Bereich
  • Erfahren in der Online-Recherche
  • Sorgfältig bei der CRM-Pflege und Dateneingabe
  • In der Lage, streng vertrauliche Informationen zu bearbeiten
  • Proaktiv und zugleich in der Lage zu erkennen, wann eine Klärung erforderlich ist
  • Fähig, Standardarbeitsanweisungen zu befolgen und selbstständig zu arbeiten
  • Bereit, KI als unterstützendes Werkzeug einzusetzen und Ergebnisse eigenständig zu überprüfen
  • Sicherer Umgang mit Zoho CRM, Microsoft SharePoint, Microsoft Office oder Google Workspace, Google Sheets und Docs sowie KI-Produktivitätstools
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
  • Verfügbar für 10 vertraglich vereinbarte Stunden pro Woche, Montag bis Freitag
  • Bereit, zu flexiblen Geschäftszeiten nach Pazifischer Zeit zu arbeiten
  • Bereit, im Rahmen eines Master Service Agreement und einer Leistungsbeschreibung als unabhängiger Auftragnehmer zu arbeiten

Zusatzleistungen

  • Wettbewerbsfähige Vergütungssätze
  • Wöchentlicher Zahlungsrhythmus
  • Zugang zu mehreren offenen Stellen
  • Kostenlose Schulungen und berufliche Weiterbildung
  • Fortlaufende Unterstützung und Anleitung
  • Eine unterstützende Gemeinschaft
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Remote-Arbeitsmodell
  • Möglichkeit, die vertraglich vereinbarten Stunden abhängig von Leistung und Arbeitsaufkommen zu erhöhen

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