20four7VA cung cấp dịch vụ trợ lý ảo từ xa cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm sự hỗ trợ vận hành linh hoạt. Đội ngũ của công ty đảm nhiệm nhiều công việc như hành chính, vận hành doanh nghiệp, tiếp thị, logistics và hỗ trợ kỹ thuật, giúp khách hàng tiếp cận nguồn nhân sự hỗ trợ có thể tùy chỉnh theo nhu cầu thay đổi. Công ty phục vụ các tổ chức thuộc nhiều quy mô khác nhau và tập trung hỗ trợ họ phân công những công việc thiết yếu, để duy trì sự tập trung vào các ưu tiên kinh doanh rộng lớn hơn.
Trợ lý ảo hành chính cấp điều hành và nghiên cứu
Vị trí trợ lý ảo hành chính cấp điều hành bán thời gian, làm việc từ xa, phụ trách Zoho CRM, SharePoint, hộp thư và nghiên cứu kinh doanh cho một công ty môi giới và tư vấn B2B toàn cầu.
Mô tả
- Rà soát email GCIS và trích xuất thông tin để nhập vào CRM
- Tạo và duy trì hồ sơ Zoho cho danh bạ, công ty, hồ sơ người mua và người bán, cũng như các giao dịch
- Ghi chép ghi chú, cuộc trò chuyện, ngày cần theo dõi và thư từ
- Liên kết email và tài liệu hỗ trợ với hồ sơ CRM
- Sửa dữ liệu trùng lặp, không đầy đủ và lỗi thời
- Sắp xếp hộp thư và làm nổi bật các mục cần khách hàng chú ý
- Lưu tệp đính kèm và tài liệu kinh doanh trên Microsoft SharePoint
- Duy trì trật tự cho các thư mục và thư mục con
- Sử dụng cách đặt tên tệp và quy trình lưu trữ nhất quán
- Lưu trữ hợp đồng, đơn đặt hàng, hồ sơ công ty và tài liệu liên quan
- Tìm các tệp trùng lặp hoặc lỗi thời
- Nghiên cứu các khoản tài trợ, RFP, cơ hội mua sắm của chính phủ và các chương trình mua sắm, phát triển kinh tế dành cho các cộng đồng First Nations
- Tìm các tổ chức có thể hưởng lợi từ dịch vụ tư vấn hoặc viết hồ sơ xin tài trợ
- Xác định người ra quyết định phù hợp và thông tin liên hệ
- Theo dõi thời hạn, tiêu chí đủ điều kiện, giá trị hợp đồng và khoản tài trợ
- Ghi chép kết quả nghiên cứu trong bảng tính hoặc tài liệu dùng chung
- Viết tóm tắt ngắn về mức độ phù hợp của cơ hội và các liên hệ được đề xuất
- Hoàn thành chuyên nghiệp các dịch vụ có phạm vi xác định trong thời hạn, theo hướng dẫn và với các sản phẩm bàn giao đã được lập thành văn bản
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cho chủ sở hữu tại Vancouver của một công ty môi giới và tư vấn B2B toàn cầu
Yêu cầu
- Có ít nhất hai năm kinh nghiệm hành chính, trợ lý cấp điều hành hoặc vận hành
- Có kinh nghiệm sử dụng CRM
- Ưu tiên cao kinh nghiệm sử dụng Zoho
- Ưu tiên cao kinh nghiệm sử dụng Microsoft SharePoint
- Ưu tiên có kinh nghiệm quản lý hộp thư chuyên nghiệp
- Kỹ năng viết tiếng Anh xuất sắc
- Khả năng nghiên cứu trực tuyến tốt
- Có kinh nghiệm nghiên cứu về B2B, mua sắm, tài trợ hoặc doanh nghiệp bản địa là một lợi thế
- Rất có tổ chức và chú trọng đến chi tiết
- Có nền tảng vững chắc về trợ lý cấp điều hành hoặc vận hành
- Thành thạo nghiên cứu trực tuyến
- Chính xác trong việc duy trì CRM và nhập dữ liệu
- Có khả năng xử lý thông tin tuyệt mật
- Chủ động nhưng biết khi nào cần yêu cầu làm rõ
- Có khả năng tuân thủ quy trình vận hành chuẩn và làm việc độc lập
- Thoải mái sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ, đồng thời tự kiểm chứng độc lập các kết quả cuối cùng
- Thành thạo Zoho CRM, Microsoft SharePoint, Microsoft Office hoặc Google Workspace, Google Sheets và Docs, cùng các công cụ năng suất AI
- Kỹ năng nói và viết tiếng Anh tốt
- Có thể làm việc 10 giờ theo hợp đồng mỗi tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Có thể làm việc linh hoạt trong giờ hành chính theo Giờ Thái Bình Dương
- Sẵn sàng làm việc theo Thỏa thuận Dịch vụ Chính và Bản Mô tả Công việc với tư cách nhà thầu độc lập
Phúc lợi
- Mức thù lao cạnh tranh
- Lịch thanh toán hàng tuần
- Được tiếp cận nhiều vị trí đang tuyển
- Được đào tạo miễn phí và nâng cao kỹ năng chuyên môn
- Được hỗ trợ và hướng dẫn liên tục
- Cộng đồng hỗ trợ tích cực
- Thời gian làm việc linh hoạt
- Hình thức làm việc từ xa
- Cơ hội tăng số giờ hợp đồng theo hiệu suất và khối lượng công việc