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20four7VA
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51 – 200 Employés
ConseilLogistiqueMarketing
20four7VA propose des services d’assistants virtuels à distance aux entreprises qui recherchent un soutien opérationnel flexible. Son équipe intervient dans les tâches administratives, les opérations commerciales, le marketing, la logistique et l’assistance technique, offrant aux clients des solutions de renfort personnalisables à mesure que leurs besoins évoluent. L’entreprise accompagne des organisations de différentes tailles et les aide à déléguer les tâches essentielles tout en restant concentrées sur leurs priorités générales.
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Offres de l’entreprise

Assistant virtuel exécutif administratif et de recherche

Poste à distance à temps partiel d’assistant virtuel exécutif administratif chargé de gérer Zoho CRM, SharePoint, les boîtes de réception et la recherche commerciale pour une entreprise mondiale de courtage et de conseil B2B.

USÉtats-UnisÀ distanceTemps partielJuniorIntermédiaireAucun diplôme requisLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Examiner les courriels de GCIS et extraire les informations à saisir dans le CRM
  • Créer et tenir à jour les fiches Zoho des contacts, des entreprises, des profils d’acheteurs et de vendeurs, et des transactions
  • Documenter les notes, les conversations, les dates de suivi et la correspondance
  • Lier les courriels et les documents justificatifs aux fiches CRM
  • Corriger les données en double, incomplètes et obsolètes
  • Organiser la boîte de réception et signaler les éléments nécessitant l’attention du client
  • Stocker les pièces jointes et les documents commerciaux dans Microsoft SharePoint
  • Maintenir les dossiers et sous-dossiers en ordre
  • Utiliser des noms de fichiers et des pratiques de classement cohérents
  • Classer les contrats, les bons de commande, les registres d’entreprise et les documents connexes
  • Repérer les fichiers en double ou obsolètes
  • Rechercher des subventions, des appels d’offres, des possibilités de marchés publics et des programmes d’approvisionnement et de développement économique des Premières Nations
  • Trouver des organisations susceptibles de bénéficier de services de conseil ou de rédaction de demandes de subvention
  • Identifier les décideurs appropriés et leurs coordonnées
  • Surveiller les échéances, les critères d’admissibilité, les valeurs contractuelles et les montants de financement
  • Documenter les recherches dans des feuilles de calcul ou des documents partagés
  • Rédiger de brefs résumés sur la pertinence des possibilités et les contacts recommandés
  • Réaliser professionnellement des services à portée définie dans les délais, les lignes directrices et les livrables documentés
  • Fournir un soutien administratif au propriétaire, basé à Vancouver, d’une entreprise mondiale de courtage et de conseil B2B

Exigences

  • Au moins deux ans d’expérience en administration, comme assistant de direction ou dans les opérations
  • Expérience avérée des CRM
  • L’expérience de Zoho est fortement souhaitée
  • L’expérience de Microsoft SharePoint est fortement souhaitée
  • Une expérience professionnelle de la gestion de boîtes de réception est souhaitée
  • Excellent anglais écrit
  • Solides capacités de recherche en ligne
  • Une expérience de la recherche B2B, des marchés publics, des subventions ou des entreprises autochtones constitue un atout
  • Très organisé et attentif aux détails
  • Solide expérience comme assistant de direction ou dans les opérations
  • Compétence en recherche en ligne
  • Précision dans la gestion du CRM et la saisie de données
  • Capacité à traiter des informations hautement confidentielles
  • Esprit d’initiative tout en sachant quand demander des précisions
  • Capacité à suivre les procédures opérationnelles standard et à travailler de manière autonome
  • À l’aise avec l’utilisation de l’IA comme outil d’appui, tout en vérifiant les résultats finaux de manière indépendante
  • Maîtrise de Zoho CRM, Microsoft SharePoint, Microsoft Office ou Google Workspace, Google Sheets et Docs, ainsi que des outils de productivité utilisant l’IA
  • Excellent anglais parlé et écrit
  • Disponibilité pour 10 heures contractuelles par semaine, du lundi au vendredi
  • Capacité à travailler selon des horaires professionnels flexibles, heure du Pacifique
  • Volonté de travailler dans le cadre d’un accord-cadre de services et d’un énoncé des travaux en tant que prestataire indépendant

Avantages

  • Taux de rémunération compétitifs
  • Paiement hebdomadaire
  • Accès à plusieurs postes ouverts
  • Formation gratuite et perfectionnement professionnel
  • Soutien et accompagnement continus
  • Une communauté solidaire
  • Horaires de travail flexibles
  • Mode de travail à distance
  • Possibilité d’augmenter le nombre d’heures contractuelles selon les performances et la charge de travail

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