20four7VA предоставляет компаниям услуги удалённых виртуальных ассистентов, обеспечивая гибкую операционную поддержку. Её команда выполняет административные задачи, поддерживает бизнес-процессы, маркетинг, логистику и технические направления, предоставляя клиентам индивидуально настраиваемую кадровую поддержку по мере изменения их потребностей. Компания работает с организациями разного размера и помогает им делегировать важные задачи, сохраняя внимание к более широким бизнес-приоритетам.
Виртуальный ассистент руководителя по административным задачам и исследованиям
Удалённая работа на неполный рабочий день для виртуального административного ассистента руководителя: ведение Zoho CRM, SharePoint, почтовых ящиков и бизнес-исследований в глобальной B2B-брокерской и консалтинговой компании.
Описание
- Просматривать электронные письма GCIS и извлекать информацию для внесения в CRM
- Создавать и поддерживать записи Zoho для контактов, компаний, профилей покупателей и продавцов, а также сделок
- Документировать заметки, разговоры, даты последующих действий и переписку
- Связывать электронные письма и подтверждающие документы с записями CRM
- Исправлять дублирующиеся, неполные и устаревшие данные
- Организовывать входящие сообщения и выделять элементы, требующие внимания клиента
- Хранить вложения и деловые документы в Microsoft SharePoint
- Поддерживать порядок в папках и подпапках
- Использовать единообразные названия файлов и правила хранения
- Систематизировать контракты, заказы на закупку, корпоративные записи и связанную документацию
- Находить дублирующиеся или устаревшие файлы
- Исследовать гранты, запросы предложений, возможности государственных закупок, а также программы закупок и экономического развития для коренных народов
- Находить организации, которым могут быть полезны консалтинговые услуги или подготовка грантовых заявок
- Определять подходящих лиц, принимающих решения, и их контактные данные
- Отслеживать сроки, критерии соответствия, стоимость контрактов и объёмы финансирования
- Документировать результаты исследований в общих таблицах или документах
- Писать краткие резюме релевантности возможностей и рекомендуемых контактов
- Профессионально выполнять услуги в установленном объёме в соответствии с документированными сроками, инструкциями и результатами работы
- Оказывать административную поддержку владельцу глобальной B2B-брокерской и консалтинговой компании, работающей из Ванкувера
Требования
- Не менее двух лет опыта в административной работе, работе личным помощником руководителя или в операционной деятельности
- Подтверждённый опыт работы с CRM
- Опыт работы с Zoho будет существенным преимуществом
- Опыт работы с Microsoft SharePoint будет существенным преимуществом
- Опыт профессионального управления электронной почтой приветствуется
- Отличный письменный английский язык
- Сильные навыки онлайн-исследований
- Опыт в сфере B2B, закупок, грантов или исследований бизнеса коренных народов будет преимуществом
- Высокая организованность и внимательность к деталям
- Основательный опыт работы личным помощником руководителя или в операционной деятельности
- Навыки онлайн-исследований
- Точность при поддержании CRM и вводе данных
- Способность работать с конфиденциальной информацией высокой степени важности
- Проактивность при понимании необходимости запросить разъяснения
- Способность следовать стандартным операционным процедурам и работать самостоятельно
- Готовность использовать ИИ как вспомогательный инструмент с самостоятельной проверкой итоговых результатов
- Уверенное владение Zoho CRM, Microsoft SharePoint, Microsoft Office или Google Workspace, Google Sheets и Docs, а также инструментами повышения продуктивности на основе ИИ
- Сильный устный и письменный английский язык
- Готовность работать 10 часов в неделю по контракту с понедельника по пятницу
- Готовность работать в гибкие рабочие часы по тихоокеанскому времени
- Готовность работать по генеральному соглашению об оказании услуг и техническому заданию в качестве независимого подрядчика
Преимущества
- Конкурентоспособные ставки оплаты
- Еженедельный график выплат
- Доступ к нескольким открытым вакансиям
- Бесплатное обучение и профессиональное повышение квалификации
- Постоянная поддержка и рекомендации
- Поддерживающее сообщество
- Гибкий график работы
- Удалённый формат работы
- Возможность увеличения количества контрактных часов в зависимости от результатов работы и нагрузки