20four7VA poskytuje firmám služby vzdálených virtuálních asistentů a zajišťuje flexibilní provozní podporu. Její tým se věnuje administrativním úkolům, podnikovým operacím, marketingu, logistice a technické asistenci a klientům nabízí personální podporu přizpůsobitelnou jejich měnícím se potřebám. Společnost spolupracuje s organizacemi různých velikostí a pomáhá jim delegovat důležité úkoly, aby se mohly soustředit na širší obchodní priority.
Virtuální asistent pro administrativu a výzkum pro vedení společnosti
Práce na dálku na částečný úvazek pro virtuálního administrativního asistenta vedení společnosti: správa Zoho CRM, SharePointu, e-mailových schránek a obchodního výzkumu v globální B2B makléřské a poradenské společnosti.
Popis
- Kontrolovat e-maily GCIS a získávat z nich informace pro zadání do CRM
- Vytvářet a spravovat záznamy v Zoho pro kontakty, společnosti, profily kupujících a prodávajících a obchody
- Dokumentovat poznámky, rozhovory, termíny následných kroků a korespondenci
- Propojovat e-maily a podpůrné dokumenty se záznamy v CRM
- Opravovat duplicitní, neúplná a zastaralá data
- Organizovat doručenou poštu a zvýrazňovat položky vyžadující pozornost klienta
- Ukládat přílohy a obchodní dokumenty v Microsoft SharePointu
- Udržovat pořádek ve složkách a podsložkách
- Používat jednotné názvy souborů a pravidla ukládání
- Zakládat smlouvy, objednávky, firemní záznamy a související dokumentaci
- Vyhledávat duplicitní nebo zastaralé soubory
- Provádět výzkum grantů, žádostí o nabídku, příležitostí ve veřejných zakázkách a programů zadávání zakázek a ekonomického rozvoje pro původní obyvatele
- Vyhledávat organizace, kterým by mohly prospět poradenské služby nebo zpracování grantových žádostí
- Identifikovat vhodné osoby s rozhodovací pravomocí a jejich kontaktní údaje
- Sledovat termíny, kritéria způsobilosti, hodnoty smluv a částky financování
- Dokumentovat výsledky výzkumu ve sdílených tabulkách nebo dokumentech
- Psát stručná shrnutí relevance příležitostí a doporučených kontaktů
- Profesionálně poskytovat služby ve stanoveném rozsahu v souladu s dokumentovanými termíny, pokyny a výstupy
- Poskytovat administrativní podporu majiteli globální B2B makléřské a poradenské společnosti se sídlem ve Vancouveru
Požadavky
- Nejméně dva roky praxe v administrativě, na pozici výkonného asistenta nebo v provozních činnostech
- Prokazatelná zkušenost s CRM
- Zkušenost se Zoho je výraznou výhodou
- Zkušenost s Microsoft SharePointem je výraznou výhodou
- Zkušenost s profesionální správou e-mailové schránky je výhodou
- Výborná písemná angličtina
- Silné schopnosti online výzkumu
- Zkušenost s B2B, zadáváním zakázek, granty nebo výzkumem podnikání původních obyvatel je výhodou
- Výborná organizovanost a smysl pro detail
- Solidní praxe na pozici výkonného asistenta nebo v provozních činnostech
- Schopnost provádět online výzkum
- Přesnost při správě CRM a zadávání dat
- Schopnost pracovat s vysoce důvěrnými informacemi
- Proaktivní přístup a schopnost rozpoznat, kdy je nutné si vyžádat upřesnění
- Schopnost dodržovat standardní operační postupy a pracovat samostatně
- Ochota používat AI jako podpůrný nástroj a samostatně ověřovat konečné výstupy
- Pokročilá znalost Zoho CRM, Microsoft SharePointu, Microsoft Office nebo Google Workspace, Google Sheets a Docs a nástrojů produktivity využívajících AI
- Silná mluvená i psaná angličtina
- Dostupnost na 10 smluvních hodin týdně od pondělí do pátku
- Schopnost pracovat v pružné pracovní době podle pacifického času
- Ochota pracovat na základě Master Services Agreement a Statement of Work jako nezávislý dodavatel
Benefity
- Konkurenceschopné sazby odměny
- Týdenní harmonogram plateb
- Přístup k několika otevřeným pracovním pozicím
- Bezplatné školení a profesní rozvoj
- Průběžná podpora a vedení
- Podpůrná komunita
- Flexibilní pracovní doba
- Práce na dálku
- Možnost navýšení počtu smluvních hodin podle pracovních výsledků a objemu práce