20four7VA świadczy dla firm usługi zdalnych wirtualnych asystentów, zapewniając elastyczne wsparcie operacyjne. Jej zespół zajmuje się zadaniami administracyjnymi, obsługą operacyjną firm, marketingiem, logistyką i wsparciem technicznym, oferując klientom elastycznie dopasowane wsparcie kadrowe w miarę zmieniających się potrzeb. Firma obsługuje organizacje różnej wielkości i pomaga im delegować kluczowe zadania, aby mogły skupić się na szerszych priorytetach biznesowych.
Wirtualny asystent kadry kierowniczej ds. administracji i badań
Zdalna praca na część etatu dla wirtualnego asystenta kadry kierowniczej: zarządzanie Zoho CRM, SharePointem, skrzynkami odbiorczymi i badaniami biznesowymi w globalnej firmie brokerskiej i konsultingowej B2B.
Opis
- Przeglądanie wiadomości e-mail GCIS i wyodrębnianie informacji do wprowadzenia do CRM
- Tworzenie i utrzymywanie rekordów Zoho dotyczących kontaktów, firm, profili kupujących i sprzedających oraz transakcji
- Dokumentowanie notatek, rozmów, terminów dalszych działań i korespondencji
- Łączenie wiadomości e-mail i dokumentów pomocniczych z rekordami CRM
- Korygowanie zduplikowanych, niekompletnych i nieaktualnych danych
- Porządkowanie skrzynki odbiorczej i wyróżnianie elementów wymagających uwagi klienta
- Przechowywanie załączników i dokumentów biznesowych w Microsoft SharePoint
- Utrzymywanie porządku w folderach i podfolderach
- Stosowanie spójnych nazw plików i zasad archiwizacji
- Archiwizowanie umów, zamówień zakupu, dokumentacji firmowej i powiązanych dokumentów
- Wyszukiwanie zduplikowanych lub nieaktualnych plików
- Prowadzenie badań dotyczących dotacji, zapytań ofertowych, możliwości zamówień publicznych oraz programów zamówień i rozwoju gospodarczego dla ludności rdzennej
- Wyszukiwanie organizacji, które mogą skorzystać z usług konsultingowych lub pisania wniosków o dotacje
- Identyfikowanie właściwych osób decyzyjnych i ich danych kontaktowych
- Monitorowanie terminów, kryteriów kwalifikowalności, wartości umów i kwot finansowania
- Dokumentowanie wyników badań we współdzielonych arkuszach lub dokumentach
- Pisanie krótkich podsumowań przydatności możliwości i rekomendowanych kontaktów
- Profesjonalne wykonywanie usług o określonym zakresie zgodnie z udokumentowanymi terminami, wytycznymi i rezultatami
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego właścicielowi globalnej firmy brokerskiej i konsultingowej B2B z siedzibą w Vancouver
Wymagania
- Co najmniej dwa lata doświadczenia w administracji, pracy na stanowisku asystenta kadry kierowniczej lub w operacjach
- Potwierdzone doświadczenie w pracy z CRM
- Doświadczenie z Zoho będzie dużym atutem
- Doświadczenie z Microsoft SharePoint będzie dużym atutem
- Doświadczenie w profesjonalnym zarządzaniu skrzynką odbiorczą będzie mile widziane
- Bardzo dobra znajomość angielskiego w piśmie
- Bardzo dobre umiejętności prowadzenia badań online
- Doświadczenie w obszarze B2B, zamówień publicznych, dotacji lub badań dotyczących firm ludności rdzennej będzie atutem
- Bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły
- Solidne doświadczenie na stanowisku asystenta kadry kierowniczej lub w operacjach
- Umiejętność prowadzenia badań online
- Dokładność w utrzymywaniu CRM i wprowadzaniu danych
- Umiejętność pracy z wysoce poufnymi informacjami
- Proaktywność przy jednoczesnym rozpoznawaniu, kiedy potrzebne są wyjaśnienia
- Umiejętność przestrzegania standardowych procedur operacyjnych i samodzielnej pracy
- Gotowość do korzystania ze sztucznej inteligencji jako narzędzia pomocniczego przy niezależnej weryfikacji ostatecznych wyników
- Biegła znajomość Zoho CRM, Microsoft SharePoint, Microsoft Office lub Google Workspace, Google Sheets i Docs oraz narzędzi zwiększających produktywność opartych na sztucznej inteligencji
- Bardzo dobra znajomość angielskiego w mowie i piśmie
- Dostępność przez 10 godzin tygodniowo na podstawie umowy, od poniedziałku do piątku
- Gotowość do pracy w elastycznych godzinach biznesowych czasu pacyficznego
- Gotowość do pracy na podstawie Master Services Agreement i Statement of Work jako niezależny wykonawca
Benefity
- Konkurencyjne stawki wynagrodzenia
- Cotygodniowy harmonogram płatności
- Dostęp do wielu otwartych ról
- Bezpłatne szkolenia i rozwój zawodowy
- Stałe wsparcie i wskazówki
- Wspierająca społeczność
- Elastyczne godziny pracy
- Zdalny tryb pracy
- Możliwość zwiększenia liczby godzin kontraktowych wraz z wynikami i obciążeniem pracą