20four7VA надає компаніям послуги віддалених віртуальних асистентів, забезпечуючи гнучку операційну підтримку. Її команда виконує адміністративні завдання, підтримує бізнес-процеси, маркетинг, логістику й технічні напрямки, надаючи клієнтам індивідуально налаштовану кадрову підтримку відповідно до зміни їхніх потреб. Компанія працює з організаціями різного розміру та допомагає їм делегувати важливі завдання, зосереджуючись на ширших бізнес-пріоритетах.
Віртуальний асистент керівника з адміністративних завдань і досліджень
Віддалена робота на неповний робочий день для віртуального адміністративного асистента керівника: ведення Zoho CRM, SharePoint, поштових скриньок і бізнес-досліджень у глобальній B2B-брокерській та консалтинговій компанії.
Опис
- Переглядати електронні листи GCIS і вилучати інформацію для внесення до CRM
- Створювати та підтримувати записи Zoho для контактів, компаній, профілів покупців і продавців, а також угод
- Документувати нотатки, розмови, дати подальших дій і листування
- Пов’язувати електронні листи та підтвердні документи із записами CRM
- Виправляти дубльовані, неповні та застарілі дані
- Організовувати вхідні повідомлення та виділяти елементи, що потребують уваги клієнта
- Зберігати вкладення та ділові документи в Microsoft SharePoint
- Підтримувати порядок у папках і підпапках
- Використовувати узгоджені назви файлів і правила зберігання
- Систематизувати контракти, замовлення на закупівлю, записи про компанії та пов’язану документацію
- Знаходити дубльовані або застарілі файли
- Досліджувати гранти, запити на пропозиції, можливості державних закупівель, а також програми закупівель та економічного розвитку для корінних народів
- Знаходити організації, яким можуть бути корисні консалтингові послуги або підготовка грантових заявок
- Визначати відповідних осіб, які ухвалюють рішення, та їхні контактні дані
- Відстежувати дедлайни, критерії відповідності, вартість контрактів і суми фінансування
- Документувати результати досліджень у спільних таблицях або документах
- Писати короткі резюме релевантності можливостей і рекомендованих контактів
- Професійно виконувати послуги визначеного обсягу відповідно до задокументованих строків, інструкцій і результатів
- Надавати адміністративну підтримку власнику глобальної B2B-брокерської та консалтингової компанії, що працює з Ванкувера
Вимоги
- Щонайменше два роки досвіду в адміністративній роботі, роботі асистентом керівника або в операційній діяльності
- Підтверджений досвід роботи з CRM
- Досвід роботи із Zoho буде значною перевагою
- Досвід роботи з Microsoft SharePoint буде значною перевагою
- Досвід професійного керування електронною поштою буде перевагою
- Відмінна письмова англійська мова
- Сильні навички онлайн-досліджень
- Досвід у сфері B2B, закупівель, грантів або досліджень бізнесу корінних народів буде перевагою
- Висока організованість і уважність до деталей
- Ґрунтовний досвід роботи асистентом керівника або в операційній діяльності
- Навички онлайн-досліджень
- Точність у веденні CRM і введенні даних
- Здатність працювати з особливо конфіденційною інформацією
- Проактивність із розумінням, коли потрібно попросити роз’яснення
- Здатність дотримуватися стандартних операційних процедур і працювати самостійно
- Готовність використовувати ШІ як допоміжний інструмент із самостійною перевіркою остаточних результатів
- Впевнене володіння Zoho CRM, Microsoft SharePoint, Microsoft Office або Google Workspace, Google Sheets і Docs, а також інструментами продуктивності на основі ШІ
- Сильна усна та письмова англійська мова
- Готовність працювати 10 годин на тиждень за контрактом із понеділка по п’ятницю
- Готовність працювати у гнучкі робочі години за тихоокеанським часом
- Готовність працювати за генеральною угодою про надання послуг і технічним завданням як незалежний підрядник
Переваги
- Конкурентні ставки оплати
- Щотижневий графік виплат
- Доступ до кількох відкритих вакансій
- Безкоштовне навчання та професійне підвищення кваліфікації
- Постійна підтримка та рекомендації
- Підтримувальна спільнота
- Гнучкий робочий графік
- Віддалений формат роботи
- Можливість збільшення кількості контрактних годин залежно від результатів роботи та навантаження