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11 – 50 Mitarbeitende
B2BHR-TechnologiePersonalbeschaffung
Teamswell ist ein Nearshoring- und Talentvermittlungsunternehmen, das US-Unternehmen dabei unterstützt, Teams mit geprüften, zweisprachigen Fachkräften in Lateinamerika aufzubauen. Der umfassende Service umfasst die Suche nach Talenten, kognitive und sprachliche Eignungstests, die Bewertung der kulturellen Passung, Onboarding, Lohnabrechnung, Compliance sowie fortlaufende Unterstützung im Personalwesen. Teamswell rekrutiert Fachkräfte in den Bereichen Engineering, Daten und KI, Sicherheit und IT, Produkt, Design, Marketing, Finanzen und Verwaltung sowie Kundenservice. Die Fachkräfte arbeiten in US-Zeitzonen und sind als integrierte Mitglieder in die Teams der Kunden eingebunden.
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Remote Executive Assistant (Brasilien)

Unterstütze remote aus Brasilien bei Kalender, E-Mail, Dokumenten und Verwaltung. Hilf Teamswell, Dienstleistungen für US-Unternehmen zu koordinieren.

BRBrasilienGTGuatemalaHNHondurasMXMexikoNINicaraguaSVEl SalvadorRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Koordiniere Kalender, Besprechungen und Termine.
  • Versende Einladungen, bestätige Teilnahmen und teile Änderungen im Zeitplan mit.
  • Setze Prioritäten bei Terminen und vermeide Überschneidungen.
  • Organisiere Posteingänge, markiere dringende Nachrichten und hake bei Bedarf nach.
  • Verfasse, korrigiere und beantworte professionelle E-Mails nach Anweisung.
  • Kommuniziere professionell mit Kunden, Kollegen und externen Kontakten.
  • Erstelle und pflege Dokumente, Berichte, Tabellen und digitale Dateien.
  • Gib Daten ein und halte Aufzeichnungen korrekt und aktuell.
  • Unterstütze bei der Vorbereitung von Präsentationen, Tagesordnungen und Besprechungsnotizen.
  • Halte digitale Aufzeichnungen und Verwaltungssysteme geordnet.
  • Behalte Aufgaben, Fristen und offene Rückmeldungen im Blick.
  • Erinnere die Führungskraft oder das Team an anstehende Verpflichtungen und Prioritäten.
  • Recherchiere Themen online und fasse relevante Informationen zusammen.
  • Organisiere bei Bedarf Reisen, nimm Online-Buchungen vor und erstelle Reisepläne.
  • Unterstütze Sonderprojekte und andere zugewiesene Verwaltungsaufgaben.
  • Gehe diskret mit sensiblen Informationen um und wahre die Vertraulichkeit.
  • Erkenne Möglichkeiten, Verwaltungsabläufe und Organisation zu verbessern.
  • Arbeite selbstständig und halte die Führungskraft oder das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden.

Anforderungen

  • Erfahrung als Executive Assistant, Verwaltungsassistenz, virtuelle Assistenz oder in einer ähnlichen unterstützenden Rolle.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office oder Google Workspace, einschließlich E-Mail, Kalendern, Dokumenten und Tabellen.
  • Vertrautheit mit Videokonferenztools wie Zoom oder Google Meet.
  • Fähigkeit, Aufgabenverwaltungstools, digitale Kalender und Dateifreigabeplattformen zu nutzen oder sich schnell darin einzuarbeiten.
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse.
  • Ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement.
  • Sorgfalt und ein hohes Maß an Genauigkeit.
  • Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu bewältigen, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
  • Professionelles Auftreten und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten.
  • Fähigkeit, in einem Remote-Umfeld selbstständig zu arbeiten und Initiative zu zeigen.
  • Problemlösungsfähigkeit und Bereitschaft, neue Tools und Abläufe kennenzulernen.
  • Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

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