远程行政助理（巴西）
在巴西远程提供日程、邮件、文档及行政支持。 协助 Teamswell 为美国企业协调服务。
描述
- 协调日历、会议和预约。
- 发送邀请、确认出席情况，并沟通日程变更。
- 安排预约优先级，避免时间冲突。
- 整理收件箱，标记紧急消息，并按需跟进。
- 根据指示起草、校对并回复商务邮件。
- 以专业方式与客户、同事及外部联系人沟通。
- 准备并维护文档、报告、电子表格和数字文件。
- 录入数据，确保记录准确且及时更新。
- 协助准备演示文稿、议程和会议记录。
- 整理数字记录和行政系统。
- 跟踪任务、截止日期和待跟进事项。
- 提醒高管或团队即将到来的安排和优先事项。
- 在线研究主题并汇总相关信息。
- 按需安排差旅、在线预订并准备行程。
- 协助特别项目及其他指派的行政工作。
- 谨慎处理敏感信息并保守机密。
- 发现改进行政流程和组织方式的机会。
- 独立开展工作，并向高管或团队汇报进展。
任职要求
- 具有行政助理、高管助理、虚拟助理或类似支持岗位的工作经验。
- 熟练使用 Microsoft Office 或 Google Workspace，包括邮件、日历、文档和电子表格。
- 熟悉 Zoom 或 Google Meet 等视频会议工具。
- 能够使用或快速掌握任务管理工具、数字日历和文件共享平台。
- 具备良好的英语书面和口头沟通能力。
- 组织能力和时间管理能力出色。
- 注重细节，做事准确。
- 能够同时处理多项任务、安排优先级并按时完成。
- 举止专业，具备良好的人际交往能力。
- 能够在远程环境中独立工作并主动采取行动。
- 具备解决问题的能力，并愿意学习新工具和流程。
- 可靠、有责任心，处理机密信息时谨慎稳妥。
