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Das East Cliff Family Health Center ist eine gemeinnützige, auf die Gemeinschaft ausgerichtete hausärztliche Versorgungseinrichtung, die routinemäßige medizinische Versorgung und vorbeugende Gesundheitsleistungen für Einzelpersonen und Familien anbietet. Im Mittelpunkt stehen eine zugängliche, gemeinwohlorientierte Gesundheitsversorgung und damit eine Tätigkeit für Fachkräfte, die sich für die hausärztliche Versorgung und gemeinnützige Gesundheitsdienste interessieren.
Payroll-Spezialist (vor Ort) – Santa Cruz, Kalifornien
Verantwortung für die Lohnabrechnung, Prüfungen, Zuschussverwaltung und Finanzberichterstattung in einem gemeinnützigen, staatlich anerkannten Gesundheitszentrum für Santa Cruz County.
Beschreibung
- Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende präzise und fristgerecht durchführen.
- Arbeitszeitnachweise auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.
- Geleistete Arbeitsstunden, Vergütungssätze, Abzüge und Zusatzleistungen bestätigen.
- Mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, um Unstimmigkeiten bei Arbeitszeiterfassung und Gehaltsabrechnung zu klären.
- Gehaltsdaten der Mitarbeitenden im Abrechnungssystem pflegen und überprüfen.
- Korrekturberichte für fehlende Stunden, Überzahlungen, Unterzahlungen und sonstige Anpassungen der Gehaltsabrechnung erstellen.
- Sicherstellen, dass die Abrechnungspraxis den bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Anforderungen entspricht.
- Endabrechnungen einschließlich Urlaub, Krankheitsurlaub, angesammelter Ansprüche und PTO-Auszahlungen bearbeiten.
- Zusatzleistungskonten der Mitarbeitenden überwachen und abstimmen, einschließlich CME-, FSA- und HRA-Plänen.
- Mitarbeitenden im PTO-Status Rechnungen über ihren Anteil an den Kosten der Zusatzleistungen ausstellen.
- Fragen der Mitarbeitenden zu Vergütung, Abzügen, Urlaubsständen und Direktüberweisung beantworten.
- Vollständige Gehaltsabrechnungsunterlagen und Belegdokumentation pflegen.
- Abrechnungsberichte abstimmen und Prüfungen sowie die Finanzberichterstattung unterstützen.
- Abrechnungsberichte, Zusammenfassungen und Unterlagen für das Management erstellen.
- Steuermeldungen, Lohnunterlagen und Einreichungen zur Gehaltsabrechnung unterstützen.
- Bei Aufgaben zum Jahresabschluss der Gehaltsabrechnung, einschließlich der Erstellung von W-2-Formularen, mitwirken.
- Ausgaben für Zuschüsse, Budgetstände, Erstattungsanträge und Finanzunterlagen gemeinsam mit dem Zuschusswesen und der Kreditorenbuchhaltung nachverfolgen.
- Den Abschluss von Zuschüssen durch die Erstellung von Belegen für Ausgaben unterstützen.
- Zuschussakten, Bewilligungsunterlagen, Korrespondenz, Berichte und prüfungsbereite Materialien organisieren.
- Den Zeitplan für die jährliche Finanzprüfung erstellen.
- Den jährlichen Haushaltsplan der Organisation für das Geschäftsjahr mithilfe von FTE- und Gehaltsinformationen unterstützen.
- Überprüfen, dass Gehaltscodes und Zuordnungen mit dem Budget und den Personal Action Forms übereinstimmen.
- Bei der Entwicklung von Zuschussbudgets und weiteren Finanzanalysen mitwirken.
- An Sitzungen des Finanzteams teilnehmen und zu Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.
- Weitere Aufgaben in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Verwaltung und zugewiesene Tätigkeiten übernehmen.
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung oder vier Jahre Erfahrung in einer Buchhaltungsabteilung mit entsprechenden Koordinationsaufgaben.
- Erfahrung mit MIP Abila und ADP Workforce Now.
- Nachweisliche Fähigkeit, präzise und detailorientierte Aufgaben zu erledigen.
- Erfahrung im Kundenservice und ausgeprägte Servicekompetenz.
- Verständnis von Prüfungsverfahren.
- Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
- Ein Associate Degree in Rechnungswesen ist bevorzugt.
- Erfahrung in einem staatlich anerkannten Gesundheitszentrum ist bevorzugt.
- Erfahrung mit Gehaltsabrechnungsprozessen und Monatsabschlüssen ist bevorzugt.
- Erfahrung in der Unterstützung von Finanzprüfungen ist bevorzugt.
- Erfahrung mit ADP Workforce Now, Microsoft Office, MIP Abila sowie anderen Finanzsystemen und -prozessen ist bevorzugt.
- Zweisprachige Kenntnisse in Englisch und Spanisch sind bevorzugt.
- Verfügbarkeit für eine Vollzeitbeschäftigung auf Stundenbasis ohne Befreiung von Überstundenregelungen.
- Bereitschaft, von 8:30 bis 17:00 Uhr 40 Stunden pro Woche zu arbeiten.
Zusatzleistungen
- Zusätzliche 0,50 US-Dollar pro Stunde für zweisprachige Spanisch- und Englischkenntnisse.
- Vom Arbeitgeber bezuschusste Kranken-, Zahn-, Sehhilfen- und Lebensversicherung.
- Optionale Haustierversicherung und weitere Zusatzversicherungen.
- Der Versicherungsschutz beginnt am ersten Tag des Monats nach 30 Beschäftigungstagen.
- Bezahlte freie Tage und Feiertage beginnen am ersten Beschäftigungstag.
- 401(k)-Plan mit automatischer Einzahlung von 2 % und einem Arbeitgeberbeitrag von 2 %.
- Wellnesskostenerstattung und Zuschuss für Telearbeit, sofern zutreffend.
- Erstattung von Gebühren für Lizenzen und Zertifizierungen, sofern zutreffend.
- Interne Mitarbeitende, die in diese Position wechseln, behalten ihre zutreffenden Leistungen, Betriebszugehörigkeit, PTO-Ansprüche und Altersvorsorgebeiträge ohne Unterbrechung des Versicherungsschutzes.