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East Cliff Family Health Center è una clinica comunitaria di assistenza primaria senza scopo di lucro che offre cure mediche di routine e servizi di prevenzione sanitaria a singoli individui e famiglie. La sua attività è incentrata su un’assistenza sanitaria accessibile e orientata alla comunità, rendendola un’organizzazione di interesse per i professionisti interessati all’assistenza primaria e ai servizi sanitari guidati da una missione.
Specialista paghe (in presenza) – Santa Cruz, CA
Gestisce l’elaborazione delle paghe, gli audit, il monitoraggio delle sovvenzioni e la reportistica finanziaria per un centro sanitario comunitario senza scopo di lucro qualificato a livello federale, al servizio della contea di Santa Cruz.
Descrizione
- Elaborare le paghe dei dipendenti con precisione e secondo il calendario previsto.
- Verificare che i cartellini delle presenze siano completi e accurati.
- Confermare le ore lavorate, le tariffe retributive, le trattenute e i benefit.
- Collaborare con le Risorse umane per risolvere le discrepanze relative alle presenze e alle paghe.
- Mantenere e verificare i dati retributivi dei dipendenti nel sistema paghe.
- Preparare report di rettifica per ore mancanti, pagamenti in eccesso, pagamenti insufficienti e altri adeguamenti delle paghe.
- Assicurare che le pratiche retributive siano conformi ai requisiti federali, statali e locali.
- Elaborare gli ultimi assegni paga, comprese ferie, malattia, saldi maturati e liquidazioni in denaro del PTO.
- Monitorare e riconciliare i conti dei benefit dei dipendenti, inclusi i piani CME, FSA e HRA.
- Emettere estratti conto ai dipendenti in PTO per la loro quota dei costi dei benefit.
- Rispondere alle domande dei dipendenti su retribuzione, trattenute, saldi dei congedi e accredito diretto.
- Mantenere registri completi delle paghe e la documentazione di supporto.
- Riconciliare i report delle paghe e supportare audit e reportistica finanziaria.
- Preparare report e riepiloghi delle paghe, oltre alla documentazione per la direzione.
- Supportare la reportistica fiscale, i registri salariali e gli adempimenti relativi alle paghe.
- Collaborare alle attività di fine anno relative alle paghe, inclusa la preparazione dei moduli W-2.
- Monitorare la spesa per le sovvenzioni, i saldi di bilancio, le richieste di rimborso e la documentazione finanziaria con i team Sovvenzioni e Contabilità fornitori.
- Supportare la chiusura delle sovvenzioni preparando la documentazione giustificativa delle spese.
- Organizzare i fascicoli delle sovvenzioni, i documenti di assegnazione, la corrispondenza, i report e i materiali pronti per l’audit.
- Preparare il calendario dell’audit finanziario annuale.
- Supportare il budget annuale dell’esercizio fiscale dell’agenzia utilizzando informazioni su FTE e stipendi.
- Verificare che i codici salariali e le allocazioni corrispondano al budget e ai moduli per le azioni del personale.
- Collaborare allo sviluppo dei budget delle sovvenzioni e ad altre analisi finanziarie.
- Partecipare alle riunioni del team Finanza e contribuire alle iniziative di miglioramento continuo.
- Svolgere ulteriori responsabilità relative alle paghe, amministrative e assegnate.
Requisiti
- Almeno due anni di esperienza nell’elaborazione delle paghe, oppure quattro anni in un ufficio contabilità con mansioni pertinenti di coordinamento.
- Esperienza nell’uso di MIP Abila e ADP Workforce Now.
- Comprovata capacità di svolgere attività precise e attente ai dettagli.
- Esperienza nel servizio clienti e solide capacità di assistenza.
- Conoscenza delle procedure di audit.
- Grande attenzione ai dettagli e all’accuratezza.
- Preferibile diploma associato in contabilità.
- Preferibile esperienza presso un centro sanitario qualificato a livello federale.
- Preferibile esperienza nei processi paghe e nella chiusura di fine mese.
- Preferibile esperienza nel supporto agli audit finanziari.
- Preferibile esperienza con ADP Workforce Now, Microsoft Office, MIP Abila e altri sistemi e processi finanziari.
- Preferibile conoscenza bilingue dell’inglese e dello spagnolo.
- Disponibilità per un impiego a tempo pieno, retribuito a ore e non esente.
- Capacità di lavorare dalle 8:30 alle 17:00, 40 ore alla settimana.
Benefit
- 0,50 dollari aggiuntivi all’ora per competenze bilingui in spagnolo e inglese.
- Assicurazione medica, odontoiatrica, oculistica e sulla vita sovvenzionata dal datore di lavoro.
- Assicurazione facoltativa per animali domestici e altri piani di copertura integrativa.
- La copertura decorre dal primo giorno del mese successivo a 30 giorni di impiego.
- I permessi retribuiti e le festività iniziano dal primo giorno di impiego.
- Piano 401(k) con iscrizione automatica del 2% e contributo corrispondente del 2% da parte del datore di lavoro.
- Rimborso per il benessere e indennità per il telelavoro, ove applicabile.
- Rimborso delle spese per licenze e certificazioni, ove applicabile.
- I dipendenti interni che passano a questo ruolo mantengono i benefit applicabili, l’anzianità, la maturazione dei permessi e il contributo pensionistico corrispondente senza interruzione della copertura.