E
East Cliff Family Health Center is een op de gemeenschap gerichte, non-profit eerstelijnszorgkliniek die reguliere medische zorg en preventieve gezondheidsdiensten biedt aan individuen en gezinnen. De organisatie richt zich op toegankelijke, gemeenschapsgerichte gezondheidszorg en is daarmee relevant voor professionals die geïnteresseerd zijn in eerstelijnszorg en zorgverlening met een maatschappelijke missie.
Payrollspecialist (op locatie) – Santa Cruz, Californië
Verzorg de salarisadministratie, controles, subsidiebeheer en financiële rapportage voor een federaal gekwalificeerd gezondheidscentrum zonder winstoogmerk dat Santa Cruz County bedient.
Beschrijving
- De salarisadministratie van medewerkers nauwkeurig en volgens schema verwerken.
- Urenregistraties controleren op volledigheid en nauwkeurigheid.
- Gewerkte uren, beloningstarieven, inhoudingen en arbeidsvoorwaarden bevestigen.
- Samenwerken met HR om afwijkingen in tijdregistratie en salarisadministratie op te lossen.
- Salarisgegevens van medewerkers in het salarissysteem bijhouden en controleren.
- Correctierapporten opstellen voor gemiste uren, te hoge en te lage betalingen en andere salarisaanpassingen.
- Zorgen dat salarispraktijken voldoen aan federale, staats- en lokale vereisten.
- Eindbetalingen verwerken, inclusief vakantie, ziekteverlof, opgebouwde tegoeden en uitbetalingen van PTO.
- Rekeningen voor arbeidsvoorwaarden van medewerkers bewaken en aansluiten, inclusief CME-, FSA- en HRA-plannen.
- Medewerkers met PTO factuuroverzichten sturen voor hun aandeel in de kosten van arbeidsvoorwaarden.
- Vragen van medewerkers over salaris, inhoudingen, verlofsaldi en directe stortingen beantwoorden.
- Volledige salarisadministratie en ondersteunende documentatie bijhouden.
- Salarisrapporten aansluiten en audits en financiële rapportage ondersteunen.
- Salarisrapporten, samenvattingen en managementdocumentatie opstellen.
- Belastingrapportages, loonregistraties en aangiften voor de salarisadministratie ondersteunen.
- Ondersteunen bij jaarafsluitende salariswerkzaamheden, waaronder het opstellen van W-2-formulieren.
- Subsidie-uitgaven, budgetsaldi, verzoeken om vergoeding en financiële documentatie volgen samen met Grants en Accounts Payable.
- De afsluiting van subsidies ondersteunen door onderliggende documentatie van uitgaven op te stellen.
- Subsidiedossiers, toekenningsdocumenten, correspondentie, rapporten en auditklare materialen organiseren.
- Het schema voor de jaarlijkse financiële audit opstellen.
- Het jaarlijkse begrotingsproces van de organisatie voor het boekjaar ondersteunen met FTE- en salarisgegevens.
- Controleren of salariscodes en toewijzingen overeenkomen met het budget en de Personnel Action Forms.
- Ondersteunen bij het opstellen van subsidiebegrotingen en andere financiële analyses.
- Deelnemen aan vergaderingen van het Finance Team en bijdragen aan initiatieven voor continue verbetering.
- Aanvullende werkzaamheden op het gebied van salarisadministratie, administratie en toegewezen verantwoordelijkheden uitvoeren.
Vereisten
- Minimaal twee jaar ervaring met salarisadministratie of vier jaar ervaring op een boekhoudafdeling met relevante coördinatiewerkzaamheden.
- Ervaring met MIP Abila en ADP Workforce Now.
- Aantoonbaar vermogen om nauwkeurig en gedetailleerd werk uit te voeren.
- Ervaring met klantenservice en effectieve servicevaardigheden.
- Kennis van auditprocedures.
- Sterke aandacht voor detail en nauwkeurigheid.
- Een associate degree in accounting heeft de voorkeur.
- Ervaring binnen een federaal gekwalificeerd gezondheidscentrum heeft de voorkeur.
- Ervaring met salarisprocessen en maandafsluitingen heeft de voorkeur.
- Ervaring met het ondersteunen van financiële audits heeft de voorkeur.
- Ervaring met ADP Workforce Now, Microsoft Office, MIP Abila en andere financiële systemen en processen heeft de voorkeur.
- Tweetalige vaardigheden in Engels en Spaans hebben de voorkeur.
- Beschikbaarheid voor fulltime werk op uurbasis zonder vrijstelling van overwerkregels.
- Bereidheid om 40 uur per week te werken van 8.30 tot 17.00 uur.
Voordelen
- Extra 0,50 Amerikaanse dollar per uur voor tweetalige vaardigheden in Spaans en Engels.
- Door de werkgever gesubsidieerde medische, tandheelkundige, visuele en levensverzekering.
- Optionele huisdierenverzekering en andere aanvullende verzekeringsplannen.
- De dekking begint op de eerste dag van de maand na 30 dagen dienstverband.
- Betaald verlof en feestdagen beginnen op de eerste werkdag.
- 401(k)-plan met automatische inschrijving van 2% en een werkgeversbijdrage van 2%.
- Wellnessvergoeding en thuiswerkvergoeding, waar van toepassing.
- Vergoeding van licentie- en certificeringskosten, waar van toepassing.
- Interne medewerkers die naar deze functie overstappen behouden de toepasselijke arbeidsvoorwaarden, anciënniteit, PTO-opbouw en pensioenbijdragen zonder onderbreking van de dekking.