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1.001 – 5.000 Mitarbeitende
BeratungBiotechnologieGesundheitswesen
UBC ist in den Bereichen Gesundheitswesen und Biotechnologie tätig und unterstützt dabei, Patienten mit spezialisierten Therapien zu verbinden. Die Dienstleistungen des Unternehmens unterstützen biopharmazeutische Programme in den Bereichen Patientenzugang, Risikomanagement und Evidenzentwicklung. Mithilfe von Real-World-Daten und Technologie unterstützt UBC seine Kunden dabei, die Sicherheit von Behandlungen zu überwachen, die Anwendung von Arzneimitteln zu verstehen und die Patientenversorgung zu verbessern.
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Stellen im Unternehmen

Mitarbeiter:in HR-Serviceunterstützung

Unterstützen Sie das globale HR-Team der UBC bei der Koordination von Mitarbeiterbeziehungen, Dokumentation, Audits und Personaldaten. Helfen Sie dabei, regelkonforme Personalakten und Prozesse über den gesamten Beschäftigungszyklus hinweg in mehreren Ländern zu pflegen.

USVereinigte StaatenRemoteVollzeitMittlere StufeErforderliche Sprache: EnglischPersonalwesen

Beschreibung

  • Koordinieren Sie die administrative Unterstützung des globalen Personalteams während des gesamten Beschäftigungszyklus.
  • Erstellen Sie Beförderungsschreiben, Standardformulare und Unterlagen zu Änderungen bei Mitarbeitenden.
  • Stellen Sie Fallakten, Zusammenfassungen und ergänzende Unterlagen für die Prüfung durch Führungskräfte und die HR-Ablage zusammen.
  • Unterstützen Sie die Erfassung von Anliegen zu Mitarbeiterbeziehungen, indem Sie Informationen sammeln, Unterlagen ordnen und Falldetails in den entsprechenden Systemen dokumentieren.
  • Führen Sie genaue und vertrauliche Aufzeichnungen zu Mitarbeiterangelegenheiten und zur Kommunikation.
  • Prüfen Sie Unterlagen zu Mitarbeiterbeziehungen, etwa Anwesenheitsnachweise, Leistungsdokumente, Zusammenfassungen von Korrekturmaßnahmen und zugehörige Belege.
  • Entwerfen Sie Schreiben, Gesprächsnotizen und Nachfassnachrichten zur Prüfung durch Verantwortliche für Mitarbeiterbeziehungen oder HR Business Partner.
  • Leisten Sie administrative Unterstützung bei Mitarbeiterangelegenheiten, Anliegen am Arbeitsplatz und Leistungsprozessen.
  • Überwachen Sie Fristen, Maßnahmen und Nachfassaktionen, damit Angelegenheiten zu Mitarbeiterbeziehungen zeitnah geklärt werden.
  • Beantworten Sie allgemeine Fragen zu Mitarbeiterbeziehungen oder leiten Sie diese an die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen weiter.
  • Arbeiten Sie bei Mitarbeiterangelegenheiten mit HR, Führungskräften und internen Partnern zusammen.
  • Unterstützen Sie länderspezifische Beschäftigungsunterlagen, darunter Verträge, Änderungsmitteilungen, gesetzliche Mitteilungen und behördliche Dokumente.
  • Ordnen Sie Unterlagen für interne, Kunden-, aufsichtsrechtliche und beschäftigungsbezogene Audits.
  • Tragen Sie dazu bei, dass Personalakten und HR-Unterlagen den lokalen gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen entsprechen.
  • Verfolgen Sie, ob erforderliche Beschäftigungsunterlagen in den verschiedenen Ländern und Rechtsordnungen vollständig vorliegen.
  • Pflegen Sie genaue HR-Daten in verschiedenen Systemen und Ablagen.
  • Erstellen und analysieren Sie Berichte zu Beförderungen, Fällen im Bereich Mitarbeiterbeziehungen, Personaländerungen, Audits, Personalkennzahlen und organisatorischen Initiativen.
  • Erkennen Sie Unstimmigkeiten in Daten und arbeiten Sie mit HR-Partnern an deren Klärung.
  • Übernehmen Sie bei Bedarf weitere zugewiesene Aufgaben.

Anforderungen

  • Ein Bachelorabschluss in Personalwesen, Betriebswirtschaft, Psychologie oder einem verwandten Fach ist erwünscht; vergleichbare Berufserfahrung kann berücksichtigt werden.
  • Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Personalwesen.
  • Erste Berufserfahrung im Bereich Mitarbeiterbeziehungen ist erwünscht.
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Sorgfältige und genaue Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Unterlagen präzise zu führen.
  • Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen oder sensiblen Informationen.
  • Grundkenntnisse in HR-Praktiken, Mitarbeiterbeziehungen und betrieblichen Richtlinien sind erwünscht.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Word, Excel, Outlook und Teams.
  • Ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement.
  • Fähigkeit, festgelegte Abläufe einzuhalten, bei Bedarf nachzufragen und Angelegenheiten angemessen zu eskalieren.
  • Bereitschaft, sich in neue Systeme, Abläufe, Beschäftigungsrichtlinien und regulatorische Anforderungen einzuarbeiten und sich darauf einzustellen.
  • Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team und zu professionellem Verhalten auch unter Druck.
  • Fähigkeit, genaue HR-Daten in Systemen, Übersichten und Dokumentenablagen zu pflegen.
  • Fähigkeit, regelmäßig anfallende HR-Berichte zu erstellen und zu analysieren.
  • Fähigkeit, Unstimmigkeiten in Daten zu erkennen und gemeinsam mit HR-Kolleg:innen zu klären.

Zusatzleistungen

  • Möglichkeiten für mobiles Arbeiten.
  • Wettbewerbsfähige Vergütung.
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
  • 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss.
  • Erstattung von Studiengebühren nach 90 Beschäftigungstagen.
  • Flexibles Arbeitsumfeld.
  • Ermessensabhängiger bezahlter Urlaub oder 20 Urlaubstage.
  • Bezahlte Feiertage.
  • Mitarbeiterunterstützungsprogramme.
  • Kranken-, Zahn- und Sehversicherung.
  • Möglichkeiten für HSA und FSA.
  • Telemedizinische Termine.
  • Wellnessprogramm.
  • Unterstützung bei Adoptionen.
  • Kurzfristige Berufsunfähigkeitsversicherung nach 90 Beschäftigungstagen.
  • Langfristige Berufsunfähigkeitsversicherung.
  • Lebensversicherung.
  • Rabattprogramme.

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