Notitia ist eine Bildungseinrichtung, die berufsorientierte Kurse in den Bereichen Design, Gesundheit, Wirtschaft, Hotellerie und Technologie anbietet. Die Programme sind auf die Beschäftigungsfähigkeit ausgerichtet und umfassen flexible Lernmöglichkeiten sowohl online als auch auf dem Campus. Durch Partnerschaften mit Unternehmen können Studierende praktische Erfahrungen in Berufspraktika sammeln und von Lehrkräften mit beruflicher Expertise in ihren Fachgebieten lernen.
Assistenz der Geschäftsleitung (Hybrid) – Australien
Vertrauliche Unterstützung für leitende Führungskräfte aus dem akademischen und administrativen Bereich. Koordination von Terminen, Reisen, Dokumenten, Besprechungen und strategischen Veranstaltungen auf dem Campus und im Remote-Arbeitsumfeld.
Beschreibung
- Sie leisten den benannten Führungskräften vertrauliche, anspruchsvolle administrative und organisatorische Unterstützung
- Sie verwalten komplexe Kalender, Reisepläne, Konferenzarrangements und Unterkunftsbuchungen
- Sie erstellen Reisepläne, Tagesordnungen, Briefing-Unterlagen und relevante Hintergrundrecherchen
- Sie erstellen und überarbeiten Berichte, Präsentationen, Reden, Einreichungen und professionelle Korrespondenz
- Sie verbessern administrative Systeme und Arbeitsabläufe, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern
- Sie arbeiten mit dem TGE-Executive-Team, internen Beteiligten und externen Vertretungen, einschließlich hochrangiger Gäste
- Sie organisieren nationale Besprechungen, Veranstaltungen und Telefonkonferenzen und koordinieren Logistik, Protokolle und Folgemaßnahmen
- Sie erfassen, transkribieren und verteilen genaue Besprechungsprotokolle und Ergebnisse
- Sie unterstützen größere Veranstaltungen, die vom Büro des Vizekanzlers und CEO koordiniert werden
- Sie berichten an die Senior Executive Assistant des Vizekanzlers und CEO
Anforderungen
- Ein postgradualer Abschluss in einem relevanten Fachgebiet ist wünschenswert
- Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung einer leitenden Führungskraft
- Umfangreiche Erfahrung in der Verwaltung von Führungskräftekalendern und vollständigen Reiseplänen
- Erfahrung mit der Einführung und Pflege von Dokumentenmanagement- und Kontrollsystemen
- Nachweisliche Fähigkeit, Tagesordnungen und Protokolle für Besprechungen zu erstellen
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Hervorragende Organisationsfähigkeiten und ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details
- Sehr ausgeprägte Zeitmanagement- und Projektmanagementfähigkeiten
- Fähigkeit, Fristen einzuhalten und mehrere Projekte, einschließlich Veranstaltungen und Funktionen, zu verwalten
- Ausgeprägte mündliche Kommunikations-, zwischenmenschliche und Öffentlichkeitsarbeitsfähigkeiten
- Professionelle Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Führungskräften, Mitarbeitenden, der Öffentlichkeit, hochrangigen Gästen und Vertretungen von Organisationen in der AMEA-Region
Zusatzleistungen
- Flexible Arbeitsmodelle
- Flexible Arbeitsbedingungen, einschließlich der Möglichkeit, remote oder an einem nahe gelegenen Campus zu arbeiten
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zum Karriereaufstieg
- Unterstützung persönlicher Interessen, der Entwicklung und des Wohlbefindens
- Kooperatives und unterstützendes Arbeitsumfeld
- Engagement für Vielfalt und Inklusion
- Verfahren für angemessene Anpassungen und Unterstützung der Barrierefreiheit während der Einstellung
- Chancengleichheit bei der Beschäftigung