Notitia is een onderwijsinstelling die carrièregerichte opleidingen aanbiedt op het gebied van design, gezondheidszorg, bedrijfskunde, hospitality en technologie. De programma’s zijn gericht op de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt en bieden flexibele studiemogelijkheden, zowel online als op een campus. Via samenwerkingen met bedrijven kunnen studenten praktijkervaring opdoen tijdens werkstages en leren van docenten met professionele expertise binnen hun vakgebied.
Executive Assistant (hybride functie) – Australië
Bied vertrouwelijke ondersteuning aan senior leiders in de academische en professionele dienstverlening. Coördineer agenda’s, reizen, documenten, vergaderingen en strategische evenementen op de campus en op afstand.
Beschrijving
- Je biedt aangewezen leiders vertrouwelijke, hoogwaardige administratieve en executive ondersteuning
- Je beheert complexe agenda’s, reisplannen, conferentiearrangementen en accommodatieboekingen
- Je stelt reisplanningen, vergaderagenda’s, briefingdocumenten en relevante achtergrondonderzoeken op
- Je bereidt rapporten, presentaties, toespraken, inzendingen en professionele correspondentie voor en verfijnt deze
- Je verbetert administratieve systemen en werkprocessen om efficiëntie en nauwkeurigheid te vergroten
- Je werkt samen met het TGE Executive Team, interne belanghebbenden en externe vertegenwoordigers, waaronder hoogwaardigheidsbekleders
- Je organiseert nationale vergaderingen, evenementen en teleconferenties en beheert logistiek, notulen en opvolgacties
- Je legt nauwkeurige vergadernotulen en resultaten vast, transcribeert en verspreidt deze
- Je ondersteunt grote evenementen die door het Office of the Vice-Chancellor & CEO worden gecoördineerd
- Je rapporteert aan de Senior Executive Assistant van de Vice-Chancellor & CEO
Vereisten
- Een postdoctorale kwalificatie in een relevant vakgebied is gewenst
- Aanzienlijke ervaring met de ondersteuning van een senior leidinggevende
- Uitgebreide ervaring met het beheren van agenda’s van leidinggevenden en volledige reisplanningen
- Ervaring met het implementeren en onderhouden van documentbeheer- en controlesystemen
- Aantoonbaar vermogen om vergaderagenda’s en notulen op te stellen
- Uitstekende beheersing van Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Outlook
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en veel oog voor detail
- Zeer goed ontwikkelde vaardigheden op het gebied van tijd- en projectmanagement
- Vermogen om deadlines te halen en meerdere projecten te beheren, waaronder evenementen en bijeenkomsten
- Sterke mondelinge communicatie-, interpersoonlijke en public-relationsvaardigheden
- Professioneel vermogen om samen te werken met senior leiders, medewerkers, het publiek, hoogwaardigheidsbekleders en vertegenwoordigers van organisaties in de AMEA-regio
Voordelen
- Flexibele werkregelingen
- Flexibele arbeidsvoorwaarden, waaronder de mogelijkheid om op afstand of op een nabijgelegen campus te werken
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en loopbaanontwikkeling
- Ondersteuning voor persoonlijke interesses, ontwikkeling en welzijn
- Samenwerkende en ondersteunende werkomgeving
- Toewijding aan diversiteit en inclusie
- Procedure voor redelijke aanpassingen en ondersteuning van toegankelijkheid tijdens de werving
- Gelijke kansen op werk