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Advocate Aurora Health
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GesundheitswesenKrankenversicherung
Advocate Aurora Health ist eine Gesundheitsorganisation, die Gemeinden in Central Chicagoland, Central Wisconsin, Greater Milwaukee und anderen Regionen versorgt. Das Karriereangebot umfasst unter anderem Tätigkeiten in der erweiterten klinischen Versorgung, der psychischen Gesundheit, der Pflege und weiteren Gesundheitsbereichen und richtet sich damit an Fachkräfte, die klinische sowie andere berufliche Möglichkeiten im Gesundheitssektor erkunden. Die Organisation legt außerdem Wert auf die Sicherheit von Bewerberinnen und Bewerbern und verfügt über einen strukturierten Einstellungsprozess, der zum Schutz sensibler Bewerberdaten beitragen soll.
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Administrative Assistenz II – vor Ort in Milwaukee, Wisconsin

Leisten Sie der Führungsebene von Advocate Aurora Health, einem gemeinnützigen integrierten Gesundheitssystem, umfassende administrative Unterstützung. Verwalten Sie vertrauliche Unterlagen, Kalender, Berichte und Büroabläufe vor Ort in zwei Krankenhäusern in Milwaukee.

USVereinigte StaatenWIWisconsin
26 $ – 39 $ / Stunde
Vor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Komplexe vertrauliche administrative Unterstützung leisten, initiieren und priorisieren
  • Empfang, Terminplanung, Textverarbeitung, Dokumentenverteilung, Aktenpflege sowie Recherche und Präsentationen zu Büromaterialien übernehmen
  • Abteilungsleitungen und Mitarbeitende durch umsichtiges Urteil und Diskretion von administrativen Aufgaben entlasten
  • Komplexe Bürosituationen und Konflikte lösen sowie Arbeitsabläufe planen und beschleunigen
  • Kalender für Termine, Besprechungen und Reisen verwalten und priorisieren
  • Tagesordnungen vorbereiten und Besprechungsorte, Bewirtung, audiovisuelle Anforderungen und Dokumentation koordinieren
  • Anrufe entgegennehmen, filtern und tätigen sowie Besucher begrüßen
  • Verfahren erklären, Probleme lösen und konkurrierende Anforderungen ausbalancieren
  • Korrespondenz, Memos und Dokumente erstellen und überarbeiten; Layouts formatieren sowie Grafiken, Berichte und statistische Informationen zusammenstellen
  • Berichte erstellen, anzeigen und verteilen
  • Administrative Unterlagen, Berichte und Informationen vor Gruppen präsentieren
  • Ablagesysteme und vertrauliche Aufzeichnungen erstellen und pflegen
  • Eingehende Post und Abteilungsdokumente prüfen und priorisieren
  • Selbstständig recherchieren sowie Ergebnisse zusammenstellen, analysieren und zusammenfassen
  • Administrative Aufgaben für Sonderprojekte und Aufträge koordinieren
  • Bürogeräte bedienen und warten sowie bei Bedarf Verbrauchsmaterial bestellen
  • Als Anlaufstelle für kaufmännische Mitarbeitende fungieren und bei Bedarf Schulungen durchführen

Anforderungen

  • Mittlerer Schulabschluss oder gleichwertiger Abschluss
  • In der Regel fünf Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung
  • Ausgeprägte Fähigkeit, Zeit und konkurrierende Prioritäten zu verwalten
  • Fähigkeit, höchst vertrauliche Informationen zu schützen
  • Fähigkeit, Büroabläufe zu priorisieren und fundierte administrative Entscheidungen zu treffen
  • Eigeninitiative und selbstständige Problemlösung bei bürobezogenen Angelegenheiten
  • Wirksame schriftliche und mündliche Kommunikation mit Einzelpersonen, Kunden und Führungskräften
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office einschließlich Excel, PowerPoint und Word oder vergleichbarer Software
  • Fähigkeit, Dokumente, Berichte, Diagramme, Grafiken und Präsentationen unterschiedlicher Komplexität zu erstellen und zusammenzustellen
  • Fähigkeit, Daten systematisch zu organisieren und zu verwalten
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, Liebe zum Detail und Genauigkeit
  • Fähigkeit, alle für die Stelle erforderlichen Geräte zu bedienen
  • Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen, zu stehen und zu gehen
  • Fähigkeit, kontinuierlich eine Tastatur zu benutzen
  • Fähigkeit, gelegentlich Gegenstände mit einem Gewicht von bis zu 20 Pfund zu heben
  • Funktionsfähige Sprach-, Seh- und Hörfähigkeit
  • Fähigkeit, sich trotz häufiger Unterbrechungen auf feine Details zu konzentrieren
  • Fähigkeit, über längere Zeit zu tippen, zu schreiben und Dateneingaben vorzunehmen

Zusatzleistungen

  • Anspruch auf Leistungen
  • Für Schichten, Rufbereitschaft und andere stellenspezifische Tätigkeiten kann eine zusätzliche Vergütung gelten
  • Für ausgewählte Positionen ist eine leistungsabhängige Vergütung verfügbar
  • Mögliche jährliche leistungsabhängige Gehaltserhöhungen
  • Programme für bezahlte Freistellung
  • Kranken-, Zahn-, Augen-, Lebens- sowie kurz- und langfristige Berufsunfähigkeitsversicherung
  • Flexible Ausgabenkonten für berechtigte Gesundheits- und Betreuungskosten
  • Unterstützung bei Adoption und bezahlter Elternurlaub
  • Beitragsorientierte Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
  • Zusätzliche Programme zur finanziellen Gesundheitsförderung
  • Programm zur Unterstützung von Bildungsmaßnahmen

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