管理アシスタント II - ウィスコンシン州ミルウォーキー勤務
非営利の統合医療システムであるAdvocate Aurora Healthの幹部に、高度な管理サポートを提供します。 ミルウォーキーにある2つの病院で、機密記録、予定、報告書、オフィス運営を現場で管理します。
仕事内容
- 複雑で機密性の高い管理サポート業務を実行、開始し、優先順位を付ける
- 受付、スケジュール管理、文書作成、書類配布、ファイル管理、オフィス資料の調査とプレゼンテーションを担当する
- 適切な判断力と慎重さをもって、部門責任者やスタッフの管理業務を軽減する
- ワークフローを計画・促進しながら、複雑なオフィス内の状況や対立を解決する
- 予約、会議、出張の予定を管理し、優先順位を付ける
- 議題を作成し、会議場所、軽食、視聴覚機器、資料を調整する
- 電話の応対、取次ぎ、発信を行い、来訪者を迎える
- 手順を説明し、問題を解決し、相反するニーズのバランスを取る
- 書簡、メモ、文書を作成・修正し、レイアウトを整え、図表、報告書、統計情報をまとめる
- 報告書を作成、表示、配布する
- 管理資料、報告書、情報をグループに提示する
- ファイリングシステムと機密記録を作成・維持する
- 受信メールと部門書類を確認し、優先順位を付ける
- 独立して調査を行い、結果を収集、分析、要約する
- 特別プロジェクトや業務の管理タスクを調整する
- オフィス機器を操作・保守し、必要に応じて備品を発注する
- 事務スタッフの相談役として支援し、必要に応じて研修を行う
応募要件
- 高校卒業または同等の資格
- 通常、管理サポート業務の経験5年程度
- 時間と複数の優先事項を管理する高い能力
- 極めて機密性の高い情報を保護する能力
- オフィスの業務フローに優先順位を付け、適切な管理上の判断を下す能力
- オフィス関連の問題に対する主体性と自立した問題解決能力
- 個人、顧客、リーダーと効果的に書面および口頭でコミュニケーションする能力
- Excel、PowerPoint、Wordを含むMicrosoft Officeまたは同等のソフトウェアに習熟していること
- 複雑さの異なる文書、報告書、チャート、グラフ、プレゼンテーションを作成・編集する能力
- データを体系的に整理・管理する能力
- 高い整理力、細部への注意力、正確性
- 職務に必要なすべての機器を操作する能力
- 長時間にわたり座る、立つ、歩くことができること
- キーボードを継続的に使用できること
- 最大20ポンドの物品を時折持ち上げる能力
- 通常の発話、視力、聴力
- 頻繁な中断がある中でも細部への集中を維持する能力
- 長時間にわたりタイピング、筆記、データ入力を行う能力
福利厚生
- 福利厚生の対象となる資格
- シフト、オンコール業務、その他の職務固有の業務には割増報酬が適用される場合があります
- 一部の職種ではインセンティブ報酬を利用できます
- 年間の業績に基づく昇給の可能性
- 有給休暇制度
- 医療、歯科、視力、生命保険、短期・長期障害補償
- 対象となる医療費および扶養家族の介護費用に利用できる柔軟な支出口座
- 養子縁組支援および有給育児休暇
- 雇用主のマッチング拠出を伴う確定拠出型退職年金制度
- その他の経済的ウェルネスプログラム
- 教育支援プログラム