行政助理 II——威斯康辛州密爾瓦基現場辦公
為Advocate Aurora Health（一個非營利綜合醫療系統）的領導階層提供進階行政支援。 在密爾瓦基的兩家醫院現場管理機密紀錄、行事曆、報告及辦公室營運。
說明
- 提供、啟動並排定複雜機密行政支援工作的優先順序
- 處理接待、行程安排、文書處理、文件分發、檔案維護，以及辦公用品研究與簡報
- 運用良好判斷力與謹慎態度，減輕部門主管和員工的行政工作負擔
- 解決複雜的辦公室情況與衝突，同時規劃並加速工作流程
- 管理並排定預約、會議和差旅行事曆的優先順序
- 準備議程並協調會議地點、茶點、視聽設備需求及文件
- 接聽、篩選及撥打電話，同時接待訪客
- 說明程序、解決問題並平衡相互衝突的需求
- 起草和修訂信函、備忘錄及文件；調整版面並彙整圖表、報告及統計資料
- 製作、展示及分發報告
- 向團體簡報行政資料、報告及資訊
- 建立並維護檔案系統和機密紀錄
- 審閱收到的郵件和部門文件並排定優先順序
- 獨立進行研究，彙整、分析並摘要研究結果
- 協調特殊專案和任務的行政工作
- 操作並維護辦公設備，並在需要時訂購用品
- 作為文職人員的資源提供支援，並在需要時進行培訓
職位要求
- 高中畢業或同等學歷
- 通常需要五年行政支援經驗
- 具備良好的時間管理和多重優先事項管理能力
- 能夠妥善保護高度機密資訊
- 能夠安排辦公室工作流程並作出合理的行政決策
- 具備主動性及獨立解決辦公室相關問題的能力
- 能與個人、客戶和領導者進行有效的書面及口頭溝通
- 熟悉Microsoft Office，包括Excel、PowerPoint和Word，或同類軟體
- 能夠製作和彙整複雜程度不一的文件、報告、圖表、圖形和簡報
- 能夠有系統地組織和管理資料
- 組織能力強，注重細節且準確
- 能夠操作職務所需的所有設備
- 能夠長時間坐著、站立和行走
- 能夠持續使用鍵盤
- 能夠偶爾搬運最重達20磅的物品
- 具備正常的語言表達、視力和聽力
- 能夠在頻繁受到干擾的情況下持續專注於細節
- 能夠長時間打字、書寫和進行資料輸入
福利待遇
- 符合福利計畫資格
- 輪班、隨時待命職責及其他特定工作可能適用額外薪酬
- 部分職位提供獎勵性薪酬
- 有機會獲得依年度績效調整的加薪
- 帶薪休假計畫
- 醫療、牙科、視力、人壽以及短期和長期失能保險
- 符合資格的醫療保健和受扶養人照護支出可使用彈性支出帳戶
- 收養補助和帶薪育兒假
- 雇主提供配對提撥的確定提撥退休計畫
- 其他財務健康計畫
- 教育補助計畫