行政助理 II——威斯康星州密尔沃基现场办公
为Advocate Aurora Health（一家非营利性综合医疗系统）的领导层提供高级行政支持。 在密尔沃基的两家医院现场管理机密记录、日程、报告和办公室运营。
描述
- 提供、启动并确定复杂机密行政支持工作的优先级
- 处理接待、日程安排、文字处理、文件分发、档案维护，以及办公材料的研究和演示
- 凭借良好的判断力和谨慎性，减轻部门领导和员工的行政工作负担
- 解决复杂的办公室情况和冲突，同时规划并加快工作流程
- 管理并确定预约、会议和出行日程的优先级
- 准备议程并协调会议地点、茶点、视听设备需求和文档
- 接听、筛选和拨打电话，同时接待访客
- 解释流程、解决问题，并平衡相互竞争的需求
- 起草和修改信函、备忘录及文件；调整版式并整理图表、报告和统计信息
- 制作、展示和分发报告
- 向团队介绍行政材料、报告和信息
- 创建并维护档案系统和机密记录
- 审查并确定收到的邮件和部门文件的优先级
- 独立开展研究，并汇编、分析和总结研究结果
- 协调特别项目和任务的行政工作
- 操作和维护办公设备，并在需要时订购用品
- 作为文职员工的资源提供支持，并在需要时开展培训
任职要求
- 高中毕业或同等学历
- 通常需要五年行政支持经验
- 具备较强的时间管理和多任务优先级管理能力
- 能够妥善保护高度机密信息
- 能够安排办公室工作流程并作出合理的行政决策
- 具备主动性和独立解决办公室相关问题的能力
- 能够与个人、客户和领导进行有效的书面和口头沟通
- 熟练使用Microsoft Office，包括Excel、PowerPoint和Word，或同类软件
- 能够制作和整理复杂程度不一的文件、报告、图表、图形和演示文稿
- 能够系统地组织和管理数据
- 组织能力强，注重细节且准确
- 能够操作岗位所需的所有设备
- 能够长时间坐、站立和行走
- 能够持续使用键盘
- 能够偶尔搬运不超过20磅的物品
- 具备正常的语言表达、视力和听力
- 能够在频繁受到干扰的情况下持续专注于细节
- 能够长时间打字、书写和进行数据录入
福利待遇
- 符合福利计划资格
- 轮班、随时待命职责及其他特定工作可能适用额外薪酬
- 部分职位提供激励性薪酬
- 有机会获得基于年度绩效的加薪
- 带薪休假计划
- 医疗、牙科、视力、人寿以及短期和长期伤残保险
- 符合条件的医疗保健和受扶养人照护支出可使用灵活支出账户
- 收养援助和带薪育儿假
- 雇主提供匹配缴款的固定缴款退休计划
- 其他财务健康计划
- 教育援助计划