Advocate Aurora Health
Advocate Aurora Health
Advocate Aurora Health est une organisation de soins de santé qui sert les communautés de Central Chicagoland, Central Wisconsin, Greater Milwaukee et d’autres régions. Ses opportunités professionnelles couvrent la pratique avancée, la santé comportementale, les soins infirmiers et d’autres disciplines de la santé, ce qui la rend pertinente pour les professionnels qui explorent des fonctions cliniques et d’autres métiers du secteur de la santé. L’organisation met également l’accent sur la sécurité des candidats et applique un processus de recrutement structuré conçu pour contribuer à protéger leurs informations sensibles.

Assistant administratif II - Sur site à Milwaukee, Wisconsin

Fournir un soutien administratif avancé à la direction d’Advocate Aurora Health, un système de santé intégré à but non lucratif. Gérer les dossiers confidentiels, les calendriers, les rapports et les opérations de bureau sur site dans deux hôpitaux de Milwaukee.

Description

  • Fournir, lancer et prioriser un soutien administratif complexe et confidentiel
  • Gérer l’accueil, la planification, le traitement de texte, la distribution des documents, la tenue des dossiers ainsi que la recherche et la présentation de fournitures de bureau
  • Décharger les responsables et le personnel du service des tâches administratives grâce à un jugement sûr et à la discrétion
  • Résoudre les situations et les conflits complexes du bureau tout en planifiant et en accélérant le flux de travail
  • Gérer et prioriser les calendriers de rendez-vous, de réunions et de déplacements
  • Préparer les ordres du jour et coordonner les lieux de réunion, les rafraîchissements, les besoins audiovisuels et la documentation
  • Répondre aux appels, les filtrer et en passer tout en accueillant les visiteurs
  • Expliquer les procédures, résoudre les problèmes et équilibrer les besoins concurrents
  • Rédiger et réviser la correspondance, les notes de service et les documents; mettre en forme les présentations et assembler les graphiques, rapports et informations statistiques
  • Produire, afficher et distribuer les rapports
  • Présenter des documents, rapports et informations administratifs à des groupes
  • Créer et tenir à jour des systèmes de classement et des dossiers confidentiels
  • Examiner et prioriser le courrier entrant et les documents du service
  • Effectuer des recherches de manière autonome, puis compiler, analyser et résumer les résultats
  • Coordonner les tâches administratives liées aux projets et missions spéciales
  • Utiliser et entretenir le matériel de bureau et commander des fournitures au besoin
  • Soutenir le personnel administratif en tant que personne-ressource et assurer sa formation lorsque nécessaire

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • Généralement, cinq ans d’expérience dans le soutien administratif
  • Solide capacité à gérer son temps et des priorités concurrentes
  • Capacité à protéger des informations hautement confidentielles
  • Capacité à prioriser le flux de travail du bureau et à prendre de bonnes décisions administratives
  • Initiative et aptitude à résoudre de manière autonome les problèmes liés au bureau
  • Communication écrite et orale efficace avec les personnes, les clients et les responsables
  • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, PowerPoint et Word, ou d’un logiciel comparable
  • Capacité à produire et assembler des documents, rapports, tableaux, graphiques et présentations de complexité variable
  • Capacité à organiser et gérer les données de manière systématique
  • Excellent sens de l’organisation, souci du détail et précision
  • Capacité à utiliser tout le matériel requis pour le poste
  • Capacité à rester assis, debout et à marcher pendant de longues périodes
  • Capacité à utiliser un clavier en continu
  • Capacité à soulever occasionnellement des objets pesant jusqu’à 20 livres
  • Élocution, vision et audition fonctionnelles
  • Capacité à rester concentré sur des détails précis malgré des interruptions fréquentes
  • Capacité à taper, écrire et effectuer de la saisie de données pendant de longues périodes

Avantages

  • Admissibilité aux avantages sociaux
  • Une rémunération majorée peut s’appliquer aux quarts de travail, aux fonctions d’astreinte et à d’autres tâches propres au poste
  • Une rémunération incitative est offerte pour certains postes
  • Possibilité d’augmentations annuelles fondées sur la performance
  • Programmes de congés payés
  • Couverture médicale, dentaire, optique, vie et invalidité de courte et de longue durée
  • Comptes de dépenses flexibles pour les frais admissibles de santé et de garde de personnes à charge
  • Aide à l’adoption et congé parental payé
  • Régimes de retraite à cotisations définies avec abondement de l’employeur
  • Programmes supplémentaires de bien-être financier
  • Programme d’aide aux études

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