All Native Group je oddelek podjetja Ho-Chunk Inc. za zvezne storitve, ki je v lasti plemena Winnebago iz Nebraske. Podjetje, ustanovljeno leta 1999, zagotavlja storitve na področjih obrambe, zdravstva in logistike ter podpira širše poslanstvo družbe Ho-Chunk Inc. za krepitev skupnosti. Organizacija poudarja sodelovanje in skupni uspeh, zato je njen profil lahko zanimiv za strokovnjake, ki raziskujejo priložnosti v plemensko lastnem podjetju za zvezne storitve.
Višji administrativni pomočnik – pravni urad Ministrstva za zunanje zadeve ZDA
Višji administrativni pomočnik podpira Urad pravnega svetovalca Ministrstva za zunanje zadeve ZDA v Washingtonu, D.C. Delo vključuje izvršno administracijo, evidence, koledarje, usklajevanje programov, varnost in uradno korespondenco.
Opis
- Podpirati Urad pravnega svetovalca Ministrstva za zunanje zadeve ZDA
- Pripravljati administrativno korespondenco in splošna gradiva o pisarniških pravilih za odobritev vodstva
- Pripravljati gradiva za konference, korespondenco, termine, sestanke in klice
- Pregledovati publikacije, predpise in direktive ter nato posredovati ustrezne zadeve ali ukrepati v zvezi z njimi
- Sestavljati poročila, povzetke in odgovore iz informacij, zbranih iz več virov
- Določati prednostne termine ter upravljati koledarje vodstva in vabila
- Pregledovati odhodno korespondenco glede morebitnih neskladij s pravili ali spisi
- Povzemati prejeta gradiva, sestanke in obveznosti vodstva
- Usklajevati ukrepe in zahteve po informacijah med odsotnostjo vodje
- Izboljševati delovanje pisarne z razvojem in izvajanjem administrativnih postopkov
- Pripravljati dnevne rede konferenc, teme za razpravo, gradiva za govore in osnutke
- Sprejemati in spremljati goste ter odgovarjati na telefonska in e-poštna vprašanja
- Sodelovati z vodstvom Ministrstva za zunanje zadeve, vodilnimi zaposlenimi, izvajalci in visokimi zunanjimi predstavniki
- Svetovati tajnikom v podrejenih pisarnah o postopkih in zahtevah po informacijah
- Voditi evidence poslovnih transakcij in dejavnosti pisarne ter nadzorovati vhodno in izhodno pošto
- Udeleževati se sestankov o upravljanju programov in medresorskem sodelovanju ter pripravljati programska poročila
- Razvijati in vzdrževati programske zbirke podatkov in glavne spise
- Usposabljati administratorje in uporabnike programov o postopkih in pravilih
- Upravljati elektronske evidence delovnega časa in prisotnosti ter urejati službena potovanja
- Opravljati naloge varnostnega uradnika enote
- Usklajevati zahteve za usposabljanje, sezname udeležencev, gradiva, prostore in individualna usposabljanja
- Programskim vodjem zagotavljati administrativno podporo pri programih in projektih ministrstva
Zahteve
- Zahteva se državljanstvo ZDA
- Zahteva se veljavno varnostno dovoljenje stopnje Secret
- Zahteva se srednješolska diploma ali enakovredna izobrazba
- 8–10 let vse odgovornejših izkušenj na področju administracije ali recepcije
- Močne veščine na področju dela s strankami in opravljanja več nalog hkrati
- Napredne pisne veščine za pripravo zapletene in podrobne korespondence
- Sposobnost upravljanja dinamičnih koledarjev vodstva in načrtovanja dogodkov z zunanjimi dobavitelji
- Znanje programov Microsoft Office, vključno z Excelom, Wordom in PowerPointom
- Srednje do napredno znanje vsaj dveh aplikacij Microsoft Office ali računalniških aplikacij
- Delovno znanje e-pošte in standardne pisarniške opreme
- Sposobnost učenja in uporabe zapletenih organizacijskih pravil in postopkov
- Zdrava presoja in diskretnost pri delu z visokimi notranjimi in zunanjimi predstavniki
- Sposobnost ustvarjalnega in učinkovitega dokončanja nalog
- Sposobnost mirovanja 75 % delovnega dne in dela v zaprtih prostorih 90 % delovnega dne
- Sposobnost pogostega premikanja standardne pisarniške opreme, težke do 25 funtov
Ugodnosti
- Delo na daljavo ali alternativni delovni urnik sta lahko na voljo z odobritvijo odgovornega uradnika
- Predhodno testiranje pred zaposlitvijo in naključno testiranje na droge sta pogoja zaposlitve
- Enake možnosti zaposlovanja
- V skladu z veljavno zakonodajo se lahko prednost nameni osebam indijanskega porekla