
All Native Group เป็นหน่วยงานบริการของรัฐบาลกลางในเครือ Ho-Chunk Inc. ซึ่งเป็นบริษัทที่ชนเผ่า Winnebago แห่งรัฐเนแบรสกาเป็นเจ้าของ ก่อตั้งขึ้นในปี 1999 โดยให้บริการด้านการป้องกันประเทศ การดูแลสุขภาพ และโลจิสติกส์ พร้อมสนับสนุนพันธกิจโดยรวมของ Ho-Chunk Inc. ในการเสริมความเข้มแข็งให้ชุมชน องค์กรให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันและความสำเร็จร่วมกัน จึงเหมาะสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่กำลังสำรวจโอกาสกับบริษัทบริการของรัฐบาลกลางที่ชนเผ่าเป็นเจ้าของ
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาวุโส – สำนักงานกฎหมายกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาวุโสสนับสนุนสำนักงานที่ปรึกษากฎหมายของกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ ในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี. งานนี้ครอบคลุมการบริหารงานผู้บริหาร เอกสาร บัญชีนัดหมาย การประสานงานโครงการ ความปลอดภัย และหนังสือราชการ
รายละเอียด
- สนับสนุนสำนักงานที่ปรึกษากฎหมายของกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ
- ร่างหนังสือโต้ตอบด้านธุรการและเอกสารนโยบายสำนักงานทั่วไปเพื่อเสนอให้ผู้บริหารอนุมัติ
- จัดเตรียมเอกสารสำหรับการประชุม หนังสือโต้ตอบ การนัดหมาย การประชุม และการโทรศัพท์
- ตรวจสอบสิ่งพิมพ์ ระเบียบ และคำสั่ง จากนั้นส่งต่อหรือดำเนินการกับรายการที่เกี่ยวข้อง
- รวบรวมรายงาน บทสรุป และคำตอบจากข้อมูลที่รวบรวมจากหลายแหล่ง
- จัดลำดับความสำคัญของการนัดหมาย และจัดการปฏิทินงานกับคำเชิญของผู้บริหาร
- ตรวจสอบหนังสือโต้ตอบขาออกเพื่อหาความขัดแย้งด้านนโยบายหรือแฟ้มเอกสาร
- สรุปเอกสารขาเข้า การประชุม และภารกิจที่ผู้บริหารรับผิดชอบ
- ประสานงานการดำเนินการและคำขอข้อมูลในช่วงที่ผู้บริหารไม่อยู่
- ปรับปรุงการดำเนินงานของสำนักงานด้วยการพัฒนาและนำกระบวนการธุรการไปใช้
- จัดทำระเบียบวาระการประชุม หัวข้อหารือ เอกสารประกอบสุนทรพจน์ และโครงร่าง
- ต้อนรับและพาแขกไปยังจุดหมาย พร้อมตอบข้อซักถามทางโทรศัพท์และอีเมล
- ทำงานร่วมกับฝ่ายบริหาร ผู้บริหาร ผู้รับเหมาในกระทรวงการต่างประเทศ และเจ้าหน้าที่อาวุโสจากภายนอก
- ให้คำแนะนำแก่เลขานุการในสำนักงานย่อยเกี่ยวกับกระบวนการและคำขอข้อมูล
- ดูแลบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจและกิจกรรมสำนักงาน รวมทั้งกำกับดูแลจดหมายเข้าและออก
- เข้าร่วมการประชุมบริหารโครงการและการประชุมระหว่างหน่วยงาน พร้อมจัดทำรายงานโครงการ
- พัฒนาและดูแลฐานข้อมูลโครงการกับแฟ้มข้อมูลหลัก
- ฝึกอบรมผู้ดูแลระบบและผู้ใช้โครงการเกี่ยวกับกระบวนการและนโยบาย
- ดูแลบันทึกเวลาและการเข้างานแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการจัดเตรียมการเดินทาง
- ปฏิบัติหน้าที่เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยของหน่วยงาน
- ประสานงานคำขอฝึกอบรม รายชื่อผู้เข้าร่วม เอกสาร ห้อง และการฝึกอบรมรายบุคคล
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการแก่ผู้จัดการโครงการสำหรับโครงการและงานของกระทรวง
คุณสมบัติ
- ต้องมีสัญชาติสหรัฐอเมริกา
- ต้องมีใบอนุญาตด้านความมั่นคงระดับ Secret ที่ยังใช้งานอยู่
- ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลายหรือเทียบเท่า
- มีประสบการณ์ด้านธุรการหรืองานต้อนรับที่มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง 8–10 ปี
- มีทักษะการบริการลูกค้าและความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอย่างดี
- มีทักษะการเขียนระดับสูงสำหรับหนังสือโต้ตอบที่ซับซ้อนและมีรายละเอียด
- สามารถจัดการปฏิทินงานของผู้บริหารที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และวางแผนงานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอก
- เชี่ยวชาญ Microsoft Office รวมถึง Excel, Word และ PowerPoint
- มีความรู้ระดับกลางถึงสูงในแอปพลิเคชัน Microsoft Office หรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลอย่างน้อยสองรายการ
- มีความรู้ในการใช้งานอีเมลและอุปกรณ์สำนักงานมาตรฐาน
- สามารถเรียนรู้และนำระเบียบกับกระบวนการขององค์กรที่ซับซ้อนไปใช้
- มีวิจารณญาณและดุลยพินิจที่ดีเมื่อต้องทำงานกับเจ้าหน้าที่อาวุโสทั้งภายในและภายนอก
- สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จอย่างสร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ
- สามารถอยู่กับที่เป็นเวลา 75% ของวันทำงาน และทำงานภายในอาคารเป็นเวลา 90% ของวันทำงาน
- สามารถเคลื่อนย้ายอุปกรณ์สำนักงานมาตรฐานที่มีน้ำหนักไม่เกิน 25 ปอนด์ได้บ่อยครั้ง
สวัสดิการ
- อาจมีการทำงานทางไกลหรือตารางเวลาทำงานทางเลือกได้เมื่อได้รับอนุมัติจาก COR
- การตรวจสารเสพติดก่อนเริ่มงานและการตรวจแบบสุ่มเป็นเงื่อนไขการจ้างงาน
- การจ้างงานอย่างเท่าเทียม
- อาจให้สิทธิพิเศษแก่บุคคลเชื้อสายอินเดียนตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง