All Native Group, The Federal Services Division of Ho-Chunk Inc.
All Native Group, The Federal Services Division of Ho-Chunk Inc.
All Native Group เป็นหน่วยงานบริการของรัฐบาลกลางในเครือ Ho-Chunk Inc. ซึ่งเป็นบริษัทที่ชนเผ่า Winnebago แห่งรัฐเนแบรสกาเป็นเจ้าของ ก่อตั้งขึ้นในปี 1999 โดยให้บริการด้านการป้องกันประเทศ การดูแลสุขภาพ และโลจิสติกส์ พร้อมสนับสนุนพันธกิจโดยรวมของ Ho-Chunk Inc. ในการเสริมความเข้มแข็งให้ชุมชน องค์กรให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันและความสำเร็จร่วมกัน จึงเหมาะสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่กำลังสำรวจโอกาสกับบริษัทบริการของรัฐบาลกลางที่ชนเผ่าเป็นเจ้าของ

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาวุโส – สำนักงานกฎหมายกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาวุโสสนับสนุนสำนักงานที่ปรึกษากฎหมายของกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ ในกรุงวอชิงตัน ดี.ซี. งานนี้ครอบคลุมการบริหารงานผู้บริหาร เอกสาร บัญชีนัดหมาย การประสานงานโครงการ ความปลอดภัย และหนังสือราชการ

รายละเอียด

  • สนับสนุนสำนักงานที่ปรึกษากฎหมายของกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ
  • ร่างหนังสือโต้ตอบด้านธุรการและเอกสารนโยบายสำนักงานทั่วไปเพื่อเสนอให้ผู้บริหารอนุมัติ
  • จัดเตรียมเอกสารสำหรับการประชุม หนังสือโต้ตอบ การนัดหมาย การประชุม และการโทรศัพท์
  • ตรวจสอบสิ่งพิมพ์ ระเบียบ และคำสั่ง จากนั้นส่งต่อหรือดำเนินการกับรายการที่เกี่ยวข้อง
  • รวบรวมรายงาน บทสรุป และคำตอบจากข้อมูลที่รวบรวมจากหลายแหล่ง
  • จัดลำดับความสำคัญของการนัดหมาย และจัดการปฏิทินงานกับคำเชิญของผู้บริหาร
  • ตรวจสอบหนังสือโต้ตอบขาออกเพื่อหาความขัดแย้งด้านนโยบายหรือแฟ้มเอกสาร
  • สรุปเอกสารขาเข้า การประชุม และภารกิจที่ผู้บริหารรับผิดชอบ
  • ประสานงานการดำเนินการและคำขอข้อมูลในช่วงที่ผู้บริหารไม่อยู่
  • ปรับปรุงการดำเนินงานของสำนักงานด้วยการพัฒนาและนำกระบวนการธุรการไปใช้
  • จัดทำระเบียบวาระการประชุม หัวข้อหารือ เอกสารประกอบสุนทรพจน์ และโครงร่าง
  • ต้อนรับและพาแขกไปยังจุดหมาย พร้อมตอบข้อซักถามทางโทรศัพท์และอีเมล
  • ทำงานร่วมกับฝ่ายบริหาร ผู้บริหาร ผู้รับเหมาในกระทรวงการต่างประเทศ และเจ้าหน้าที่อาวุโสจากภายนอก
  • ให้คำแนะนำแก่เลขานุการในสำนักงานย่อยเกี่ยวกับกระบวนการและคำขอข้อมูล
  • ดูแลบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจและกิจกรรมสำนักงาน รวมทั้งกำกับดูแลจดหมายเข้าและออก
  • เข้าร่วมการประชุมบริหารโครงการและการประชุมระหว่างหน่วยงาน พร้อมจัดทำรายงานโครงการ
  • พัฒนาและดูแลฐานข้อมูลโครงการกับแฟ้มข้อมูลหลัก
  • ฝึกอบรมผู้ดูแลระบบและผู้ใช้โครงการเกี่ยวกับกระบวนการและนโยบาย
  • ดูแลบันทึกเวลาและการเข้างานแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการจัดเตรียมการเดินทาง
  • ปฏิบัติหน้าที่เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยของหน่วยงาน
  • ประสานงานคำขอฝึกอบรม รายชื่อผู้เข้าร่วม เอกสาร ห้อง และการฝึกอบรมรายบุคคล
  • ให้การสนับสนุนด้านธุรการแก่ผู้จัดการโครงการสำหรับโครงการและงานของกระทรวง

คุณสมบัติ

  • ต้องมีสัญชาติสหรัฐอเมริกา
  • ต้องมีใบอนุญาตด้านความมั่นคงระดับ Secret ที่ยังใช้งานอยู่
  • ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลายหรือเทียบเท่า
  • มีประสบการณ์ด้านธุรการหรืองานต้อนรับที่มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง 8–10 ปี
  • มีทักษะการบริการลูกค้าและความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันอย่างดี
  • มีทักษะการเขียนระดับสูงสำหรับหนังสือโต้ตอบที่ซับซ้อนและมีรายละเอียด
  • สามารถจัดการปฏิทินงานของผู้บริหารที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และวางแผนงานร่วมกับผู้ให้บริการภายนอก
  • เชี่ยวชาญ Microsoft Office รวมถึง Excel, Word และ PowerPoint
  • มีความรู้ระดับกลางถึงสูงในแอปพลิเคชัน Microsoft Office หรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลอย่างน้อยสองรายการ
  • มีความรู้ในการใช้งานอีเมลและอุปกรณ์สำนักงานมาตรฐาน
  • สามารถเรียนรู้และนำระเบียบกับกระบวนการขององค์กรที่ซับซ้อนไปใช้
  • มีวิจารณญาณและดุลยพินิจที่ดีเมื่อต้องทำงานกับเจ้าหน้าที่อาวุโสทั้งภายในและภายนอก
  • สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จอย่างสร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ
  • สามารถอยู่กับที่เป็นเวลา 75% ของวันทำงาน และทำงานภายในอาคารเป็นเวลา 90% ของวันทำงาน
  • สามารถเคลื่อนย้ายอุปกรณ์สำนักงานมาตรฐานที่มีน้ำหนักไม่เกิน 25 ปอนด์ได้บ่อยครั้ง

สวัสดิการ

  • อาจมีการทำงานทางไกลหรือตารางเวลาทำงานทางเลือกได้เมื่อได้รับอนุมัติจาก COR
  • การตรวจสารเสพติดก่อนเริ่มงานและการตรวจแบบสุ่มเป็นเงื่อนไขการจ้างงาน
  • การจ้างงานอย่างเท่าเทียม
  • อาจให้สิทธิพิเศษแก่บุคคลเชื้อสายอินเดียนตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง