All Native Group odjel za savezne usluge tvrtke Ho-Chunk Inc., u vlasništvu plemena Winnebago iz Nebraske. Osnovana 1999. godine, pruža usluge u područjima obrane, zdravstva i logistike te podupire širu misiju tvrtke Ho-Chunk Inc. usmjerenu na jačanje zajednice. Organizacija naglašava suradnju i zajednički uspjeh, zbog čega njezin profil može biti zanimljiv stručnjacima koji istražuju prilike u plemenski vlasničkoj tvrtki za savezne usluge.
Viši administrativni asistent – pravni ured Ministarstva vanjskih poslova SAD-a
Viši administrativni asistent pruža podršku Uredu pravnog savjetnika Ministarstva vanjskih poslova SAD-a u Washingtonu, D.C. Posao obuhvaća izvršnu administraciju, evidencije, kalendare, koordinaciju programa, sigurnost i službenu korespondenciju.
Opis
- Pružati podršku Uredu pravnog savjetnika Ministarstva vanjskih poslova SAD-a
- Izrađivati administrativnu korespondenciju i opće uredske materijale o pravilima za odobrenje rukovodstva
- Pripremati materijale za konferencije, korespondenciju, termine, sastanke i pozive
- Pregledavati publikacije, propise i direktive te prosljeđivati relevantne stavke ili postupati prema njima
- Sastavljati izvješća, sažetke i odgovore na temelju informacija prikupljenih iz više izvora
- Određivati prioritete termina te upravljati kalendarima rukovodstva i pozivnicama
- Pregledavati odlaznu korespondenciju radi mogućih sukoba s pravilima ili spisima
- Sažimati pristigle materijale, sastanke i obveze rukovodstva
- Koordinirati radnje i zahtjeve za informacijama tijekom odsutnosti rukovoditelja
- Unapređivati rad ureda razvijanjem i provedbom administrativnih postupaka
- Pripremati dnevne redove konferencija, teme za raspravu, pozadinske materijale za govore i nacrte
- Primati i pratiti goste te odgovarati na telefonske i e-mail upite
- Surađivati s upravom Ministarstva vanjskih poslova, rukovoditeljima, izvođačima i visokim vanjskim dužnosnicima
- Savjetovati tajnike u podređenim uredima o postupcima i zahtjevima za informacijama
- Voditi evidenciju poslovnih transakcija i aktivnosti ureda te nadzirati ulaznu i izlaznu poštu
- Sudjelovati na sastancima o upravljanju programima i međuresornoj suradnji te pripremati programska izvješća
- Razvijati i održavati programske baze podataka i glavne spise
- Obučavati administratore i korisnike programa o postupcima i pravilima
- Upravljati elektroničkim evidencijama radnog vremena i prisutnosti te organizirati službena putovanja
- Obnašati dužnost sigurnosnog službenika jedinice
- Koordinirati zahtjeve za obukom, popise sudionika, materijale, prostorije i pojedinačne obuke
- Pružati administrativnu podršku voditeljima programa za programe i projekte Ministarstva
Zahtjevi
- Obvezno je državljanstvo SAD-a
- Obvezna je važeća sigurnosna provjera razine Secret
- Obvezna je srednjoškolska diploma ili istovjetna kvalifikacija
- 8–10 godina sve odgovornijeg iskustva u administraciji ili na recepciji
- Izražene sposobnosti korisničke službe i obavljanja više zadataka istodobno
- Napredne vještine pisanja složene i detaljne korespondencije
- Sposobnost upravljanja dinamičnim kalendarima rukovodstva i planiranja događaja s vanjskim dobavljačima
- Poznavanje paketa Microsoft Office, uključujući Excel, Word i PowerPoint
- Srednje do napredno poznavanje najmanje dvije aplikacije Microsoft Office ili računalne aplikacije
- Radno poznavanje e-pošte i standardne uredske opreme
- Sposobnost učenja i primjene složenih organizacijskih pravila i postupaka
- Dobar prosudbeni osjećaj i diskrecija pri radu s visokim internim i vanjskim dužnosnicima
- Sposobnost kreativnog i učinkovitog izvršavanja zadataka
- Sposobnost ostanka u nepomičnom položaju 75 % radnog dana i rada u zatvorenom prostoru 90 % radnog dana
- Sposobnost čestog premještanja standardne uredske opreme težine do 25 funti
Pogodnosti
- Rad na daljinu ili alternativni raspored rada mogu biti dostupni uz odobrenje odgovornog službenika
- Prethodno zapošljavanje i nasumično testiranje na droge uvjet su zaposlenja
- Jednake mogućnosti pri zapošljavanju
- Prednost se može dati osobama indijanskog podrijetla u skladu s mjerodavnim zakonom