Η All Native Group είναι ο ομοσπονδιακός βραχίονας υπηρεσιών της Ho-Chunk Inc., μιας εταιρείας που ανήκει στη φυλή Winnebago της Νεμπράσκα. Ιδρύθηκε το 1999 και παρέχει υπηρεσίες στους τομείς της άμυνας, της υγειονομικής περίθαλψης και της εφοδιαστικής, υποστηρίζοντας παράλληλα την ευρύτερη αποστολή της Ho-Chunk Inc. για την ενίσχυση της κοινότητάς της. Ο οργανισμός δίνει έμφαση στη συνεργατική εργασία και την κοινή επιτυχία, γεγονός που καθιστά το προφίλ του ενδιαφέρον για επαγγελματίες που εξετάζουν ευκαιρίες σε μια φυλετικά ιδιόκτητη εταιρεία ομοσπονδιακών υπηρεσιών.
Ανώτερος Διοικητικός Βοηθός – Νομικό Γραφείο του Υπουργείου Εξωτερικών των ΗΠΑ
Ανώτερος διοικητικός βοηθός που υποστηρίζει το Γραφείο Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εξωτερικών των ΗΠΑ στην Ουάσινγκτον. Ο ρόλος περιλαμβάνει διοικητική υποστήριξη στελεχών, αρχεία, ημερολόγια, συντονισμό προγραμμάτων, ασφάλεια και επίσημη αλληλογραφία.
Περιγραφή
- Υποστήριξη του Γραφείου Νομικού Συμβούλου του Υπουργείου Εξωτερικών των ΗΠΑ
- Σύνταξη διοικητικής αλληλογραφίας και γενικού υλικού πολιτικής γραφείου για έγκριση από στελέχη
- Προετοιμασία υλικού για συνέδρια, αλληλογραφία, ραντεβού, συσκέψεις και τηλεφωνικές κλήσεις
- Επανεξέταση δημοσιεύσεων, κανονισμών και οδηγιών και, στη συνέχεια, διαβίβαση ή διαχείριση των σχετικών θεμάτων
- Συγκέντρωση εκθέσεων, περιλήψεων και απαντήσεων από πληροφορίες που συλλέγονται από πολλαπλές πηγές
- Καθορισμός προτεραιοτήτων ραντεβού και διαχείριση ημερολογίων και προσκλήσεων στελεχών
- Επανεξέταση εξερχόμενης αλληλογραφίας για συγκρούσεις με πολιτικές ή φακέλους
- Σύνοψη εισερχόμενου υλικού, συσκέψεων και δεσμεύσεων στελεχών
- Συντονισμός ενεργειών και αιτημάτων πληροφόρησης κατά την απουσία του στελέχους
- Βελτίωση της λειτουργίας του γραφείου μέσω ανάπτυξης και εφαρμογής διοικητικών διαδικασιών
- Προετοιμασία ημερήσιων διατάξεων συνεδρίων, θεμάτων συζήτησης, ενημερωτικού υλικού ομιλιών και περιγραμμάτων
- Υποδοχή και συνοδεία επισκεπτών και απάντηση σε τηλεφωνικά και ηλεκτρονικά ερωτήματα
- Συνεργασία με τη διοίκηση του Υπουργείου Εξωτερικών, στελέχη, αναδόχους και ανώτερους εξωτερικούς αξιωματούχους
- Παροχή συμβουλών σε γραμματείς υποκείμενων γραφείων σχετικά με διαδικασίες και αιτήματα πληροφόρησης
- Τήρηση αρχείων επιχειρηματικών συναλλαγών και δραστηριότητας γραφείου και επίβλεψη εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας
- Συμμετοχή σε συσκέψεις διαχείρισης προγραμμάτων και διυπηρεσιακές συσκέψεις και προετοιμασία εκθέσεων προγραμμάτων
- Ανάπτυξη και συντήρηση βάσεων δεδομένων προγραμμάτων και κύριων αρχείων
- Εκπαίδευση διοικητικών υπαλλήλων και χρηστών προγραμμάτων σε διαδικασίες και πολιτικές
- Διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων χρόνου και παρουσιών και ταξιδιωτικών διευθετήσεων
- Άσκηση καθηκόντων υπευθύνου ασφάλειας της μονάδας
- Συντονισμός αιτημάτων εκπαίδευσης, καταλόγων συμμετεχόντων, υλικού, αιθουσών και ατομικών εκπαιδευτικών συνεδριών
- Παροχή διοικητικής υποστήριξης σε υπευθύνους προγραμμάτων για προγράμματα και έργα του Υπουργείου
Απαιτήσεις
- Απαιτείται αμερικανική υπηκοότητα
- Απαιτείται ενεργή διαβάθμιση ασφαλείας επιπέδου Secret
- Απαιτείται απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο
- 8–10 έτη προοδευτικά υπεύθυνης διοικητικής εμπειρίας ή εμπειρίας υποδοχής
- Ισχυρές ικανότητες εξυπηρέτησης πελατών και διαχείρισης πολλαπλών εργασιών
- Προηγμένες δεξιότητες γραφής για σύνθετη και λεπτομερή αλληλογραφία
- Ικανότητα διαχείρισης δυναμικών ημερολογίων στελεχών και σχεδιασμού εκδηλώσεων με εξωτερικούς προμηθευτές
- Άριστη γνώση Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένων των Excel, Word και PowerPoint
- Μεσαία έως προχωρημένη γνώση τουλάχιστον δύο εφαρμογών Microsoft Office ή εφαρμογών προσωπικού υπολογιστή
- Πρακτική γνώση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τυπικού εξοπλισμού γραφείου
- Ικανότητα εκμάθησης και εφαρμογής σύνθετων οργανωτικών πολιτικών και διαδικασιών
- Ορθή κρίση και διακριτικότητα κατά την εργασία με ανώτερους εσωτερικούς και εξωτερικούς αξιωματούχους
- Ικανότητα ολοκλήρωσης εργασιών με δημιουργικότητα και αποτελεσματικότητα
- Ικανότητα παραμονής σε σταθερή θέση για το 75% της εργάσιμης ημέρας και εργασίας σε εσωτερικό χώρο για το 90% της εργάσιμης ημέρας
- Ικανότητα συχνής μετακίνησης τυπικού εξοπλισμού γραφείου βάρους έως 25 λιβρών
Παροχές
- Ενδέχεται να είναι διαθέσιμη τηλεργασία ή εναλλακτικό ωράριο με έγκριση του COR
- Ο προληπτικός έλεγχος και οι τυχαίοι έλεγχοι για ναρκωτικές ουσίες αποτελούν προϋποθέσεις απασχόλησης
- Ίσες ευκαιρίες απασχόλησης
- Ενδέχεται να παρέχεται προτίμηση σε άτομα ινδικής καταγωγής σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία