美国国务院法律顾问办公室高级行政助理
在华盛顿特区为美国国务院法律顾问办公室提供支持的高级行政助理。负责高管行政事务、档案、日程、项目协调、安全事务及公务通信。
描述
- 为美国国务院法律顾问办公室提供支持
- 起草供高管审批的行政通信和办公室一般政策材料
- 准备会议、通信、预约、会议和电话所需材料
- 审阅出版物、法规和指令，并转交或处理相关事项
- 汇编来自多个来源的信息，编写报告、摘要和回复
- 确定预约优先级，管理高管日历和邀请
- 审阅发出通信，检查是否存在政策或档案冲突
- 总结收到的材料、会议内容和高管承诺事项
- 在高管缺席期间协调行动和信息请求
- 通过制定和实施行政程序改进办公室运营
- 准备会议议程、讨论主题、演讲背景材料和提纲
- 接待并陪同来宾，回复电话和电子邮件咨询
- 与国务院管理人员、高管、承包商及外部高级官员合作
- 就程序和信息请求向下属办公室的秘书提供建议
- 维护业务交易和办公室活动记录，并监督收发邮件
- 参加项目管理和跨机构会议，准备项目报告
- 开发和维护项目数据库及主档案
- 培训行政人员和项目用户，讲解相关程序和政策
- 管理电子工时与出勤记录以及差旅安排
- 担任本单位安全官员
- 协调培训申请、名册、材料、场地和个人培训课程
- 为项目经理负责的国务院项目和计划提供行政支持
任职要求
- 必须是美国公民
- 必须持有有效的秘密级安全许可
- 必须拥有高中毕业证书或同等学历
- 拥有8至10年逐步承担更多责任的行政或接待工作经验
- 具备出色的客户服务和多任务处理能力
- 具备撰写复杂、详细通信的高级写作能力
- 能够管理动态的高管日历，并与外部供应商筹划活动
- 熟练使用Microsoft Office，包括Excel、Word和PowerPoint
- 至少熟悉两种Microsoft Office或个人电脑应用程序，并达到中级至高级水平
- 了解电子邮件和标准办公设备的使用
- 能够学习并应用复杂的组织政策和程序
- 与内部和外部高级官员合作时具备良好的判断力和谨慎性
- 能够创造性且有效地完成工作任务
- 能够在工作日75%的时间保持固定姿势，并在室内工作90%的时间
- 能够经常搬运重量不超过25磅的标准办公设备
福利待遇
- 经COR批准后，可能提供远程办公或其他工作时间安排
- 录用前和随机药物筛查是雇佣条件
- 平等就业机会
- 根据适用法律，可能优先考虑具有印度血统的个人