All Native Group on Ho-Chunk Inc:n liittovaltion palveluihin keskittyvä divisioona. Ho-Chunk Inc. on Nebraskan Winnebago-heimon omistama yritys. Vuonna 1999 perustettu organisaatio tarjoaa palveluja puolustus-, terveydenhuolto- ja logistiikka-aloilla sekä tukee Ho-Chunk Inc:n laajempaa tavoitetta vahvistaa yhteisöään. Organisaatio painottaa yhteistyötä ja yhteistä menestystä, mikä tekee siitä kiinnostavan vaihtoehdon ammattilaisille, jotka tutustuvat heimotaustaiseen liittovaltion palveluyritykseen liittyviin mahdollisuuksiin.
Vanhempi hallintoassistentti – Yhdysvaltain ulkoministeriön lakiasiain toimisto
Vanhempi hallintoassistentti tukee Yhdysvaltain ulkoministeriön oikeudellisen neuvonantajan toimistoa Washingtonissa. Tehtäviin kuuluvat johdon hallinnollinen tuki, asiakirjahallinta, kalenterit, ohjelmien koordinointi, turvallisuus ja virallinen kirjeenvaihto.
Kuvaus
- Tukee Yhdysvaltain ulkoministeriön oikeudellisen neuvonantajan toimistoa
- Laatii hallinnollista kirjeenvaihtoa ja yleisiä toimistopolitiikkaa koskevia aineistoja johdon hyväksyttäväksi
- Valmistelee aineistoja konferensseja, kirjeenvaihtoa, tapaamisia, kokouksia ja puheluja varten
- Tarkastaa julkaisuja, määräyksiä ja ohjeita sekä välittää asiaankuuluvat asiat eteenpäin tai ryhtyy tarvittaviin toimiin
- Kokoaa raportteja, yhteenvetoja ja vastauksia useista lähteistä kerättyjen tietojen perusteella
- Asettaa tapaamisten tärkeysjärjestyksen ja hallinnoi johdon kalentereita ja kutsuja
- Tarkastaa lähtevän kirjeenvaihdon politiikkaan tai asiakirjoihin liittyvien ristiriitojen varalta
- Laatii yhteenvedot saapuvista aineistoista, kokouksista ja johdon sitoumuksista
- Koordinoi toimia ja tietopyyntöjä johdon poissa ollessa
- Parantaa toimiston toimintaa kehittämällä ja toteuttamalla hallinnollisia menettelyjä
- Valmistelee konferenssien esityslistoja, keskusteluaiheita, puheiden tausta-aineistoja ja luonnoksia
- Vastaanottaa ja saattaa vieraat perille sekä vastaa puhelin- ja sähköpostikyselyihin
- Työskentelee ulkoministeriön johdon, esihenkilöiden, toimeksisaajien ja ulkopuolisten korkea-arvoisten virkamiesten kanssa
- Neuvoo alaisuudessa toimivien toimistojen sihteereitä menettelyissä ja tietopyynnöissä
- Ylläpitää liiketoimien ja toimiston toiminnan tietoja sekä valvoo saapuvaa ja lähtevää postia
- Osallistuu ohjelmanhallinnan ja virastojen välisiin kokouksiin sekä laatii ohjelmaraportteja
- Kehittää ja ylläpitää ohjelmatietokantoja ja pääasiakirjoja
- Kouluttaa hallintohenkilöstöä ja ohjelmien käyttäjiä menettelyissä ja toimintaperiaatteissa
- Hallinnoi sähköisiä työaika- ja läsnäolotietoja sekä matkustusjärjestelyjä
- Toimii yksikön turvallisuusvastaavana
- Koordinoi koulutuspyyntöjä, osallistujaluetteloita, aineistoja, tiloja ja henkilökohtaisia koulutustilaisuuksia
- Tarjoaa hallinnollista tukea ohjelmapäälliköille ministeriön ohjelmissa ja hankkeissa
Vaatimukset
- Yhdysvaltain kansalaisuus vaaditaan
- Voimassa oleva Secret-tason turvallisuusselvitys vaaditaan
- Lukion päättötodistus tai vastaava vaaditaan
- 8–10 vuotta asteittain vastuullisempaa hallinto- tai vastaanottokokemusta
- Erinomaiset asiakaspalvelu- ja moniajo-taidot
- Edistyneet kirjoitustaidot vaativaan ja yksityiskohtaiseen kirjeenvaihtoon
- Kyky hallinnoida muuttuvia johdon kalentereita ja suunnitella tapahtumia ulkopuolisten toimittajien kanssa
- Microsoft Office -ohjelmistojen, kuten Excelin, Wordin ja PowerPointin, hyvä hallinta
- Vähintään kahden Microsoft Office- tai PC-sovelluksen keskitason tai edistyneet taidot
- Sähköpostin ja tavanomaisten toimistolaitteiden käyttötaito
- Kyky oppia ja soveltaa monimutkaisia organisaation toimintaperiaatteita ja menettelyjä
- Hyvä harkintakyky ja luottamuksellisuus työskenneltäessä organisaation ylempien sisäisten ja ulkopuolisten virkamiesten kanssa
- Kyky suorittaa tehtävät luovasti ja tehokkaasti
- Kyky pysyä paikallaan 75 % työpäivästä ja työskennellä sisätiloissa 90 % työpäivästä
- Kyky siirtää usein tavanomaisia, enintään 25 paunaa painavia toimistolaitteita
Edut
- Etätyö tai vaihtoehtoinen työaikajärjestely voi olla mahdollinen COR:n hyväksynnällä
- Työsuhteen ehtona ovat työhöntuloa edeltävä ja satunnaisesti tehtävä huumeseulonta
- Yhdenvertaiset työllistymismahdollisuudet
- Intialaistaustaisille henkilöille voidaan antaa etusija sovellettavan lain mukaisesti