All Native Group är den federala tjänstedivisionen inom Ho-Chunk Inc., ett företag som ägs av Winnebago-stammen i Nebraska. Företaget grundades 1999 och levererar tjänster inom försvar, hälso- och sjukvård samt logistik, samtidigt som det stöder Ho-Chunk Inc.:s övergripande uppdrag att stärka sitt samhälle. Organisationen betonar samarbete och gemensam framgång, vilket gör den relevant för yrkesverksamma som utforskar möjligheter hos ett stamägt företag inom federala tjänster.
Senior administrativ assistent – juridiska avdelningen vid USA:s utrikesdepartement
Senior administrativ assistent som stöttar juridiska rådgivarens kansli vid USA:s utrikesdepartement i Washington, DC. Rollen omfattar chefsadministration, dokumenthantering, kalendrar, programsamordning, säkerhet och officiell korrespondens.
Beskrivning
- Stödja juridiska rådgivarens kansli vid USA:s utrikesdepartement
- Utarbeta administrativ korrespondens och allmänna kontorspolicydokument för godkännande av chefer
- Förbereda material för konferenser, korrespondens, tidsbokningar, möten och samtal
- Granska publikationer, bestämmelser och direktiv och därefter vidarebefordra eller hantera relevanta ärenden
- Sammanställa rapporter, sammanfattningar och svar från information som samlats in från flera källor
- Prioritera tidsbokningar och hantera chefers kalendrar och inbjudningar
- Granska utgående korrespondens för konflikter med policyer eller akter
- Sammanfatta inkommande material, möten och chefers åtaganden
- Samordna åtgärder och informationsförfrågningar när chefen är frånvarande
- Förbättra kontorsverksamheten genom att utveckla och införa administrativa rutiner
- Förbereda konferensagendor, diskussionsämnen, bakgrundsmaterial för tal och dispositioner
- Ta emot och eskortera gäster samt besvara telefon- och e-postförfrågningar
- Arbeta med ledningen, chefer, entreprenörer och seniora externa tjänstemän vid utrikesdepartementet
- Rådgiva sekreterare på underordnade kontor om rutiner och informationsförfrågningar
- Underhålla register över affärstransaktioner och kontorsaktiviteter samt övervaka inkommande och utgående post
- Delta i möten om programhantering och myndighetssamverkan samt förbereda programrapporter
- Utveckla och underhålla programdatabaser och huvudakter
- Utbilda administratörer och programanvändare i rutiner och policyer
- Administrera elektroniska tids- och närvaroregister samt researrangemang
- Vara enhetens säkerhetsansvariga
- Samordna utbildningsförfrågningar, deltagarförteckningar, material, lokaler och individuella utbildningstillfällen
- Ge administrativt stöd till programansvariga för departementets program och projekt
Krav
- Amerikanskt medborgarskap krävs
- Aktiv säkerhetsklassning på Secret-nivå krävs
- Gymnasieexamen eller motsvarande krävs
- 8–10 års successivt mer ansvarsfull erfarenhet av administration eller receptionsarbete
- Stark serviceförmåga och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
- Avancerad skrivförmåga för komplex och detaljerad korrespondens
- Förmåga att hantera dynamiska chefskalendrar och planera evenemang med externa leverantörer
- Goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive Excel, Word och PowerPoint
- Mellanliggande till avancerade kunskaper i minst två Microsoft Office- eller PC-program
- Praktisk kunskap om e-post och vanlig kontorsutrustning
- Förmåga att lära sig och tillämpa komplexa organisatoriska policyer och rutiner
- Gott omdöme och diskretion vid arbete med seniora interna och externa tjänstemän
- Förmåga att slutföra uppgifter på ett kreativt och effektivt sätt
- Förmåga att vara stillasittande 75 % av arbetsdagen och arbeta inomhus 90 % av arbetsdagen
- Förmåga att ofta flytta standardiserad kontorsutrustning som väger upp till 25 pund
Förmåner
- Distansarbete eller ett alternativt arbetstidsschema kan vara möjligt med godkännande från COR
- Anställningsvillkor omfattar drogtest före anställning och slumpmässiga drogtester
- Arbetsgivaren tillämpar lika möjligheter till anställning
- Företräde kan ges till personer av indiskt ursprung i enlighet med tillämplig lag