All Native Group er den føderale serviceafdeling i Ho-Chunk Inc., en virksomhed ejet af Winnebago-stammen i Nebraska. Virksomheden blev grundlagt i 1999 og leverer tjenester inden for forsvar, sundhedspleje og logistik, samtidig med at den støtter Ho-Chunk Inc.'s overordnede mission om at styrke sit lokalsamfund. Organisationen lægger vægt på samarbejde og fælles succes, hvilket gør den relevant for fagfolk, der undersøger muligheder hos en stammeejt virksomhed inden for føderale tjenester.
Senior administrativ assistent – juridisk afdeling i USA's udenrigsministerium
Senior administrativ assistent, der understøtter kontoret for den juridiske rådgiver i USA's udenrigsministerium i Washington, DC. Stillingen omfatter ledelsesadministration, journaler, kalendere, programkoordinering, sikkerhed og officiel korrespondance.
Beskrivelse
- Understøtte kontoret for den juridiske rådgiver i USA's udenrigsministerium
- Udarbejde administrativ korrespondance og generelle kontorpolitiske materialer til ledelsens godkendelse
- Forberede materialer til konferencer, korrespondance, aftaler, møder og opkald
- Gennemgå publikationer, regler og direktiver og derefter videresende eller handle på relevante punkter
- Udarbejde rapporter, resuméer og svar ud fra oplysninger indsamlet fra flere kilder
- Prioritere aftaler og administrere ledelsens kalendere og invitationer
- Gennemgå udgående korrespondance for konflikter med politikker eller sager
- Opsummere indgående materialer, møder og ledelsens forpligtelser
- Koordinere handlinger og informationsanmodninger, mens lederen er fraværende
- Forbedre kontordriften ved at udvikle og implementere administrative procedurer
- Forberede konferenceagendaer, diskussionsemner, baggrundsmateriale til taler og dispositioner
- Modtage og ledsage gæster samt besvare telefoniske og elektroniske henvendelser
- Arbejde sammen med ledelse, chefer, kontrahenter og højtstående eksterne embedsmænd i udenrigsministeriet
- Rådgive sekretærer på underordnede kontorer om procedurer og informationsanmodninger
- Vedligeholde registre over forretningstransaktioner og kontoraktiviteter samt føre tilsyn med ind- og udgående post
- Deltage i møder om programledelse og samarbejde mellem myndigheder samt udarbejde programrapporter
- Udvikle og vedligeholde programdatabaser og hovedfiler
- Uddanne administratorer og programbrugere i procedurer og politikker
- Administrere elektroniske tids- og fremmøderegistre samt rejsearrangementer
- Være enhedens sikkerhedsansvarlige
- Koordinere uddannelsesanmodninger, deltagerlister, materialer, lokaler og individuelle uddannelsessessioner
- Yde administrativ støtte til programledere for ministeriets programmer og projekter
Krav
- Amerikansk statsborgerskab er påkrævet
- En aktiv Secret-sikkerhedsgodkendelse er påkrævet
- En studentereksamen eller tilsvarende er påkrævet
- 8–10 års gradvist mere ansvarsfuld erfaring med administration eller receptionsarbejde
- Stærke kundeservice- og multitaskingevner
- Avancerede skrivefærdigheder til kompleks og detaljeret korrespondance
- Evne til at administrere dynamiske ledelseskalendere og planlægge arrangementer med eksterne leverandører
- Gode kundskaber i Microsoft Office, herunder Excel, Word og PowerPoint
- Mellem til avanceret kendskab til mindst to Microsoft Office- eller pc-programmer
- Praktisk kendskab til e-mail og standardkontorudstyr
- Evne til at lære og anvende komplekse organisatoriske politikker og procedurer
- God dømmekraft og diskretion ved arbejde med højtstående interne og eksterne embedsmænd
- Evne til at løse opgaver kreativt og effektivt
- Evne til at forblive siddende 75 % af arbejdsdagen og arbejde indendørs 90 % af arbejdsdagen
- Evne til hyppigt at flytte standardkontorudstyr, der vejer op til 25 pund
Fordele
- Fjernarbejde eller en alternativ arbejdsplan kan være mulig med COR's godkendelse
- Ansættelse er betinget af narkotikatest før ansættelse og tilfældige narkotikatests
- Arbejdsgiveren tilbyder lige muligheder for ansættelse
- Præference kan gives til personer af indisk afstamning i overensstemmelse med gældende lov