All Native Group to federalny dział usług Ho-Chunk Inc., firmy należącej do plemienia Winnebago z Nebraski. Organizacja założona w 1999 roku świadczy usługi w obszarach obronności, opieki zdrowotnej i logistyki, wspierając szerszą misję Ho-Chunk Inc. polegającą na wzmacnianiu swojej społeczności. Firma kładzie nacisk na współpracę i wspólny sukces, dzięki czemu jej profil może zainteresować specjalistów rozważających możliwości w federalnej firmie usługowej należącej do plemienia rdzennych mieszkańców.
Starszy asystent administracyjny — Biuro Prawne Departamentu Stanu USA
Starszy asystent administracyjny wspiera Biuro Radcy Prawnego Departamentu Stanu USA w Waszyngtonie. Stanowisko obejmuje administrację kadry kierowniczej, prowadzenie dokumentacji i kalendarzy, koordynację programów, bezpieczeństwo oraz oficjalną korespondencję.
Opis
- Wspierać Biuro Radcy Prawnego Departamentu Stanu USA
- Przygotowywać korespondencję administracyjną i ogólne materiały dotyczące polityki biura do zatwierdzenia przez kierownictwo
- Przygotowywać materiały na konferencje, do korespondencji, spotkań, narad i rozmów telefonicznych
- Analizować publikacje, przepisy i dyrektywy, a następnie przekazywać odpowiednie materiały lub podejmować wymagane działania
- Opracowywać raporty, podsumowania i odpowiedzi na podstawie informacji zebranych z wielu źródeł
- Ustalać priorytety spotkań oraz prowadzić kalendarze kadry kierowniczej i zaproszenia
- Sprawdzać korespondencję wychodzącą pod kątem konfliktów z zasadami lub dokumentacją
- Podsumowywać materiały przychodzące, spotkania i zobowiązania kadry kierowniczej
- Koordynować działania i wnioski o informacje podczas nieobecności osoby kierującej
- Usprawniać funkcjonowanie biura poprzez opracowywanie i wdrażanie procedur administracyjnych
- Przygotowywać agendy konferencji, tematy do dyskusji, materiały tła do wystąpień i konspekty
- Przyjmować i odprowadzać gości oraz odpowiadać na zapytania telefoniczne i e-mailowe
- Współpracować z kadrą zarządzającą i kierowniczą Departamentu Stanu, wykonawcami oraz wysokimi rangą przedstawicielami zewnętrznymi
- Doradzać sekretarzom w podległych biurach w zakresie procedur i wniosków o informacje
- Prowadzić dokumentację transakcji biznesowych i aktywności biura oraz nadzorować pocztę przychodzącą i wychodzącą
- Uczestniczyć w spotkaniach dotyczących zarządzania programami i spotkaniach międzyagencyjnych oraz przygotowywać raporty programowe
- Tworzyć i aktualizować bazy danych programów oraz pliki główne
- Szkolić administratorów i użytkowników programów w zakresie procedur i zasad
- Prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy i obecności oraz organizować podróże służbowe
- Pełnić funkcję oficera ds. bezpieczeństwa jednostki
- Koordynować wnioski szkoleniowe, listy uczestników, materiały, sale i indywidualne sesje szkoleniowe
- Zapewniać wsparcie administracyjne kierownikom programów przy realizacji programów i projektów Departamentu Stanu
Wymagania
- Wymagane jest obywatelstwo USA
- Wymagane jest aktywne poświadczenie bezpieczeństwa Secret
- Wymagane jest świadectwo ukończenia szkoły średniej lub jego odpowiednik
- 8–10 lat doświadczenia administracyjnego lub recepcyjnego z rosnącym zakresem odpowiedzialności
- Silne umiejętności obsługi klienta i zdolność do wykonywania wielu zadań jednocześnie
- Zaawansowane umiejętności pisania złożonej i szczegółowej korespondencji
- Umiejętność zarządzania dynamicznymi kalendarzami kadry kierowniczej i planowania wydarzeń z zewnętrznymi dostawcami
- Biegłość w obsłudze pakietu Microsoft Office, w tym programów Excel, Word i PowerPoint
- Średniozaawansowana lub zaawansowana znajomość co najmniej dwóch aplikacji Microsoft Office lub aplikacji komputerowych
- Praktyczna znajomość poczty elektronicznej i standardowego wyposażenia biurowego
- Umiejętność uczenia się i stosowania złożonych zasad i procedur organizacyjnych
- Trafna ocena sytuacji i dyskrecja w pracy z wysokimi rangą przedstawicielami wewnętrznymi i zewnętrznymi
- Umiejętność kreatywnego i skutecznego wykonywania zadań
- Zdolność do pozostawania w pozycji stacjonarnej przez 75% dnia pracy i pracy w pomieszczeniach przez 90% dnia pracy
- Zdolność do częstego przenoszenia standardowego wyposażenia biurowego o wadze do 25 funtów
Benefity
- Praca zdalna lub alternatywny harmonogram pracy mogą być dostępne za zgodą COR
- Warunkiem zatrudnienia jest badanie antynarkotykowe przed rozpoczęciem pracy oraz losowe testy
- Równe szanse zatrudnienia
- Zgodnie z obowiązującym prawem preferencja może zostać przyznana osobom pochodzenia indiańskiego