تُعد All Native Group قسم الخدمات الفيدرالية التابع لشركة Ho-Chunk Inc.، وهي شركة مملوكة لقبيلة وينيباغو في نبراسكا. تأسست الشركة عام 1999، وتقدم خدمات في مجالات الدفاع والرعاية الصحية والخدمات اللوجستية، مع دعم مهمة Ho-Chunk Inc. الأوسع المتمثلة في تعزيز مجتمعها. وتولي المنظمة أهمية للعمل التعاوني والنجاح المشترك، ما يجعلها موضع اهتمام للمهنيين الذين يستكشفون فرصًا لدى شركة خدمات فيدرالية مملوكة لقبيلة.
مساعد إداري أول – المكتب القانوني لوزارة الخارجية الأمريكية
مساعد إداري أول يدعم مكتب المستشار القانوني بوزارة الخارجية الأمريكية في واشنطن العاصمة. يشمل الدور الإدارة التنفيذية والسجلات والمواعيد وتنسيق البرامج والأمن والمراسلات الرسمية.
الوصف
- دعم مكتب المستشار القانوني بوزارة الخارجية الأمريكية
- إعداد المراسلات الإدارية ومواد سياسات المكتب العامة لاعتماد المسؤولين التنفيذيين
- إعداد مواد المؤتمرات والمراسلات والمواعيد والاجتماعات والمكالمات
- مراجعة المنشورات واللوائح والتوجيهات، ثم إحالة البنود ذات الصلة أو اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها
- تجميع التقارير والملخصات والردود من المعلومات المستقاة من مصادر متعددة
- تحديد أولويات المواعيد وإدارة جداول المسؤولين التنفيذيين ودعواتهم
- مراجعة المراسلات الصادرة للتأكد من عدم تعارضها مع السياسات أو الملفات
- تلخيص المواد الواردة والاجتماعات والتزامات المسؤولين التنفيذيين
- تنسيق الإجراءات وطلبات المعلومات أثناء غياب المسؤول التنفيذي
- تحسين عمليات المكتب من خلال تطوير الإجراءات الإدارية وتنفيذها
- إعداد جداول أعمال المؤتمرات وموضوعات النقاش ومواد خلفية الخطب والمخططات
- استقبال الضيوف ومرافقتهم والرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية
- التعاون مع إدارة وزارة الخارجية والمسؤولين التنفيذيين والمتعاقدين وكبار المسؤولين الخارجيين
- إرشاد أمناء المكاتب التابعة بشأن الإجراءات وطلبات المعلومات
- حفظ سجلات المعاملات التجارية وأنشطة المكتب والإشراف على البريد الوارد والصادر
- حضور اجتماعات إدارة البرامج والاجتماعات المشتركة بين الوكالات وإعداد تقارير البرامج
- تطوير قواعد بيانات البرامج والملفات الرئيسية وصيانتها
- تدريب الإداريين ومستخدمي البرامج على الإجراءات والسياسات
- إدارة سجلات الوقت والحضور الإلكترونية وترتيبات السفر
- العمل بصفة مسؤول الأمن في الوحدة
- تنسيق طلبات التدريب وقوائم الحضور والمواد والقاعات والدورات التدريبية الفردية
- تقديم الدعم الإداري لمديري البرامج في برامج ومشروعات الوزارة
المتطلبات
- يشترط أن يكون المتقدم مواطنًا أمريكيًا
- يشترط الحصول على تصريح أمني ساري من المستوى السري
- يشترط الحصول على شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
- خبرة من 8 إلى 10 سنوات في الأعمال الإدارية أو الاستقبال مع تحمل مسؤوليات متزايدة
- مهارات قوية في خدمة العملاء والقدرة على أداء مهام متعددة
- مهارات متقدمة في الكتابة لإعداد مراسلات معقدة ومفصلة
- القدرة على إدارة جداول المسؤولين التنفيذيين المتغيرة والتخطيط للفعاليات مع مورّدين خارجيين
- إجادة استخدام Microsoft Office، بما في ذلك Excel وWord وPowerPoint
- معرفة متوسطة إلى متقدمة بتطبيقين على الأقل من تطبيقات Microsoft Office أو الحاسوب الشخصي
- معرفة عملية بالبريد الإلكتروني ومعدات المكتب القياسية
- القدرة على تعلم السياسات والإجراءات التنظيمية المعقدة وتطبيقها
- حسن التقدير والسرية عند التعامل مع كبار المسؤولين الداخليين والخارجيين
- القدرة على إتمام المهام بإبداع وفعالية
- القدرة على البقاء في وضع ثابت طوال 75% من يوم العمل والعمل في الأماكن المغلقة طوال 90% من يوم العمل
- القدرة على تحريك معدات مكتبية قياسية يصل وزنها إلى 25 رطلاً بشكل متكرر
المزايا
- قد يتاح العمل عن بُعد أو جدول عمل بديل بموافقة مسؤول الموافقة على العقد
- يُعد الخضوع لفحص المخدرات قبل التوظيف وفحوصات عشوائية شرطًا للتوظيف
- تكافؤ فرص العمل
- قد تُمنح الأفضلية للأفراد من أصول هندية وفقًا للقانون المعمول به