All Native Group, Nebraska Winnebago Kabilesi’ne ait bir şirket olan Ho-Chunk Inc.’in federal hizmetler bölümüdür. 1999 yılında kurulan kuruluş, Ho-Chunk Inc.’in topluluğunu güçlendirmeye yönelik daha geniş misyonunu desteklerken savunma, sağlık hizmetleri ve lojistik alanlarında hizmet sunmaktadır. Kuruluş, kabile mülkiyetindeki bir federal hizmetler şirketindeki fırsatları değerlendiren profesyoneller için profilini anlamlı kılan iş birliğine dayalı çalışmayı ve ortak başarıyı vurgular.
Kıdemli İdari Asistan – ABD Dışişleri Bakanlığı Hukuk Ofisi
Washington, DC'deki ABD Dışişleri Bakanlığı Hukuk Müşavirliği Ofisi'ne idari destek sağlayan kıdemli idari asistan. Görev; yönetici idaresi, kayıtlar, takvimler, program koordinasyonu, güvenlik ve resmi yazışmaları kapsar.
Açıklama
- ABD Dışişleri Bakanlığı Hukuk Müşavirliği Ofisi'ne destek sağlamak
- Yönetici onayı için idari yazışmalar ve genel ofis politika belgeleri hazırlamak
- Konferanslar, yazışmalar, randevular, toplantılar ve telefon görüşmeleri için materyaller hazırlamak
- Yayınları, düzenlemeleri ve direktifleri inceleyerek ilgili öğeleri yönlendirmek veya bunlar hakkında işlem yapmak
- Birden fazla kaynaktan toplanan bilgilerle raporlar, özetler ve yanıtlar derlemek
- Randevu önceliklerini belirlemek ve yöneticilerin takvimleri ile davetlerini yönetmek
- Gönderilecek yazışmaları politika veya dosya çakışmaları açısından incelemek
- Gelen materyalleri, toplantıları ve yöneticilerin taahhütlerini özetlemek
- Yönetici görevde yokken işlemleri ve bilgi taleplerini koordine etmek
- İdari prosedürler geliştirip uygulayarak ofis operasyonlarını iyileştirmek
- Konferans gündemleri, tartışma konuları, konuşma arka plan materyalleri ve taslaklar hazırlamak
- Konukları karşılamak ve refakat etmek; telefon ve e-posta taleplerine yanıt vermek
- Dışişleri Bakanlığı yöneticileri, üst düzey yöneticiler, yükleniciler ve üst düzey dış paydaşlarla çalışmak
- Alt birimlerdeki sekreterlere prosedürler ve bilgi talepleri konusunda danışmanlık yapmak
- Ticari işlem ve ofis faaliyet kayıtlarını tutmak; gelen ve giden postayı denetlemek
- Program yönetimi ve kurumlar arası toplantılara katılmak ve program raporları hazırlamak
- Program veritabanları ve ana dosyalar geliştirmek ve bunları güncel tutmak
- Yöneticileri ve program kullanıcılarını prosedürler ve politikalar konusunda eğitmek
- Elektronik çalışma süresi ve devam kayıtları ile seyahat düzenlemelerini yönetmek
- Birim güvenlik görevlisi olarak görev yapmak
- Eğitim taleplerini, katılımcı listelerini, materyalleri, odaları ve bireysel eğitim oturumlarını koordine etmek
- Bakanlık programları ve projeleri için program yöneticilerine idari destek sağlamak
Gereksinimler
- ABD vatandaşlığı gereklidir
- Geçerli bir Gizli güvenlik izni gereklidir
- Lise diploması veya eşdeğeri gereklidir
- Giderek artan sorumluluk içeren idari veya resepsiyon deneyiminde 8–10 yıl
- Güçlü müşteri hizmeti ve çoklu görev yetenekleri
- Karmaşık ve ayrıntılı yazışmalar hazırlamak için ileri düzey yazma becerileri
- Dinamik yönetici takvimlerini yönetebilme ve dış tedarikçilerle etkinlikler planlayabilme
- Excel, Word ve PowerPoint dahil Microsoft Office uygulamalarını kullanabilme
- En az iki Microsoft Office veya bilgisayar uygulamasında orta ila ileri düzey bilgi
- E-posta ve standart ofis ekipmanları hakkında çalışma bilgisi
- Karmaşık kurumsal politika ve prosedürleri öğrenip uygulayabilme
- Üst düzey kurum içi ve kurum dışı yetkililerle çalışırken sağduyu ve takdir yeteneği
- Görevleri yaratıcı ve etkili biçimde tamamlayabilme
- Çalışma gününün %75'inde sabit bir konumda kalabilme ve çalışma gününün %90'ında kapalı alanda çalışabilme
- 25 libreye kadar ağırlıktaki standart ofis ekipmanlarını sık sık hareket ettirebilme
Yan Haklar
- COR onayıyla uzaktan çalışma veya alternatif bir çalışma programı mümkün olabilir
- İşe alım öncesi ve rastgele uyuşturucu taraması istihdam koşuludur
- Fırsat eşitliği sağlayan istihdam
- Yürürlükteki yasalara uygun olarak Hint kökenli kişilere tercih tanınabilir