All Native Group je federální divize služeb společnosti Ho-Chunk Inc., kterou vlastní kmen Winnebago z Nebrasky. Organizace založená v roce 1999 poskytuje služby v oblasti obrany, zdravotnictví a logistiky a podporuje širší poslání společnosti Ho-Chunk Inc. zaměřené na posilování její komunity. Společnost klade důraz na spolupráci a společný úspěch, takže její profil může být relevantní pro odborníky, kteří zvažují příležitosti ve federální servisní společnosti vlastněné domorodým kmenem.
Seniorní administrativní asistent — právní kancelář Ministerstva zahraničí USA
Seniorní administrativní asistent podporuje Úřad právního poradce Ministerstva zahraničí USA ve Washingtonu, D.C. Náplň práce zahrnuje administrativní podporu vedení, správu záznamů a kalendářů, koordinaci programů, bezpečnost a úřední korespondenci.
Popis
- Podporovat Úřad právního poradce Ministerstva zahraničí USA
- Připravovat administrativní korespondenci a obecné materiály k zásadám kanceláře ke schválení vedením
- Připravovat materiály pro konference, korespondenci, schůzky, porady a telefonní hovory
- Posuzovat publikace, předpisy a směrnice a následně předávat relevantní položky nebo přijímat příslušná opatření
- Sestavovat zprávy, shrnutí a odpovědi z informací získaných z více zdrojů
- Stanovovat priority schůzek a spravovat kalendáře vedení a pozvánky
- Kontrolovat odchozí korespondenci z hlediska rozporů se zásadami nebo spisovou dokumentací
- Shrnovat příchozí materiály, schůzky a závazky vedení
- Koordinovat úkoly a žádosti o informace během nepřítomnosti vedoucího pracovníka
- Zlepšovat provoz kanceláře vytvářením a zaváděním administrativních postupů
- Připravovat programy konferencí, témata k diskusi, podkladové materiály k projevům a osnovy
- Přijímat a doprovázet návštěvy a odpovídat na telefonické a e-mailové dotazy
- Spolupracovat s vedením a vedoucími pracovníky Ministerstva zahraničí, dodavateli a vysoce postavenými externími představiteli
- Radit sekretářům v podřízených kancelářích ohledně postupů a žádostí o informace
- Vést záznamy o obchodních transakcích a činnosti kanceláře a dohlížet na příchozí a odchozí poštu
- Účastnit se porad o řízení programů a meziresortních schůzek a připravovat programové zprávy
- Vytvářet a udržovat databáze programů a hlavní soubory
- Školit administrátory a uživatele programů v postupech a zásadách
- Spravovat elektronickou evidenci pracovní doby a docházky a zajišťovat cestovní安排
- Působit jako bezpečnostní pracovník útvaru
- Koordinovat požadavky na školení, seznamy účastníků, materiály, místnosti a individuální školení
- Poskytovat administrativní podporu programovým manažerům při realizaci programů a projektů Ministerstva zahraničí
Požadavky
- Je vyžadováno občanství USA
- Je vyžadována aktivní bezpečnostní prověrka Secret
- Je vyžadováno středoškolské vzdělání nebo rovnocenná kvalifikace
- 8–10 let administrativní praxe nebo praxe recepčního s postupně rostoucí odpovědností
- Silné dovednosti v oblasti zákaznického servisu a schopnost zvládat více úkolů současně
- Pokročilé písemné dovednosti pro tvorbu složité a podrobné korespondence
- Schopnost spravovat dynamické kalendáře vedení a plánovat akce s externími dodavateli
- Znalost Microsoft Office včetně Excelu, Wordu a PowerPointu
- Středně pokročilá až pokročilá znalost alespoň dvou aplikací Microsoft Office nebo počítačových aplikací
- Praktická znalost e-mailu a standardního kancelářského vybavení
- Schopnost učit se a uplatňovat složité organizační zásady a postupy
- Správný úsudek a diskrétnost při práci s vysoce postavenými interními i externími představiteli
- Schopnost plnit úkoly kreativně a efektivně
- Schopnost setrvat bez pohybu po 75 % pracovního dne a pracovat uvnitř budovy po 90 % pracovního dne
- Schopnost často přemisťovat standardní kancelářské vybavení o hmotnosti až 25 liber
Benefity
- Práce na dálku nebo alternativní pracovní rozvrh mohou být k dispozici se schválením COR
- Podmínkou zaměstnání je přednástupní a náhodné testování na drogy
- Rovné pracovní příležitosti
- V souladu s platnými právními předpisy může být upřednostněna osoba indického původu