All Native Group er den føderale tjenesteavdelingen i Ho-Chunk Inc., et selskap som eies av Winnebago-stammen i Nebraska. Selskapet ble etablert i 1999 og leverer tjenester innen forsvar, helsetjenester og logistikk, samtidig som det støtter Ho-Chunk Inc.s overordnede mål om å styrke lokalsamfunnet. Organisasjonen legger vekt på samarbeid og felles suksess, noe som gjør den relevant for fagpersoner som utforsker muligheter hos et stammeeid selskap innen føderale tjenester.
Senior administrativ assistent – juridisk avdeling i USAs utenriksdepartement
Senior administrativ assistent som støtter kontoret til den juridiske rådgiveren i USAs utenriksdepartement i Washington, DC. Stillingen omfatter lederstøtte, arkiver, kalendere, programkoordinering, sikkerhet og offisiell korrespondanse.
Beskrivelse
- Støtte kontoret til den juridiske rådgiveren i USAs utenriksdepartement
- Utarbeide administrativ korrespondanse og generelle kontorpolitiske dokumenter for lederens godkjenning
- Forberede materiell til konferanser, korrespondanse, avtaler, møter og samtaler
- Gjennomgå publikasjoner, regelverk og direktiver og deretter videresende eller følge opp relevante punkter
- Sammenstille rapporter, sammendrag og svar basert på informasjon fra flere kilder
- Prioritere avtaler og administrere lederens kalendere og invitasjoner
- Gjennomgå utgående korrespondanse for konflikter med retningslinjer eller arkiver
- Oppsummere innkommende materiell, møter og lederens forpliktelser
- Samordne tiltak og informasjonsforespørsler når lederen er fraværende
- Forbedre kontordriften ved å utvikle og innføre administrative rutiner
- Forberede konferanseagendaer, diskusjonstemaer, bakgrunnsmateriell til taler og disposisjoner
- Ta imot og følge gjester samt svare på telefon- og e-posthenvendelser
- Samarbeide med ledelsen, ledere, kontraktører og høytstående eksterne tjenestemenn i utenriksdepartementet
- Rådgive sekretærer ved underordnede kontorer om rutiner og informasjonsforespørsler
- Vedlikeholde registre over forretningstransaksjoner og kontoraktiviteter samt føre tilsyn med inn- og utgående post
- Delta i møter om programstyring og samarbeid mellom etater samt utarbeide programrapporter
- Utvikle og vedlikeholde programdatabaser og hovedfiler
- Opplære administratorer og programbrukere i rutiner og retningslinjer
- Administrere elektroniske tids- og oppmøteregistre samt reisearrangementer
- Være enhetens sikkerhetsansvarlige
- Samordne opplæringsforespørsler, deltakerlister, materiell, rom og individuelle opplæringsøkter
- Gi administrativ støtte til programledere for departementets programmer og prosjekter
Krav
- Amerikansk statsborgerskap kreves
- Aktiv sikkerhetsklarering på Secret-nivå kreves
- Vitnemål fra videregående skole eller tilsvarende kreves
- 8–10 års stadig mer ansvarsfull erfaring innen administrasjon eller resepsjonsarbeid
- Gode kundeservice- og multitaskingferdigheter
- Avanserte skriveferdigheter for kompleks og detaljert korrespondanse
- Evne til å håndtere dynamiske lederkalendere og planlegge arrangementer med eksterne leverandører
- Gode ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Excel, Word og PowerPoint
- Mellomliggende til avansert kunnskap om minst to Microsoft Office- eller PC-programmer
- Praktisk kunnskap om e-post og standard kontorutstyr
- Evne til å lære og anvende komplekse organisatoriske retningslinjer og rutiner
- God dømmekraft og diskresjon ved arbeid med høytstående interne og eksterne tjenestemenn
- Evne til å fullføre oppgaver på en kreativ og effektiv måte
- Evne til å sitte stille 75 % av arbeidsdagen og arbeide innendørs 90 % av arbeidsdagen
- Evne til ofte å flytte standard kontorutstyr som veier opptil 25 pund
Fordeler
- Fjernarbeid eller en alternativ arbeidsplan kan være tilgjengelig med godkjenning fra COR
- Ansettelse er betinget av narkotikatesting før ansettelse og tilfeldige narkotikatester
- Arbeidsgiveren praktiserer like muligheter for ansettelse
- Preferanse kan gis til personer av indisk avstamning i samsvar med gjeldende lov